O que é um canal de denúncias e quais são os requisitos da UE?
- Um canal de denúncias deve permitir a possibilidade de apresentar denúncias tanto por escrito como oralmente, bem como por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz e pessoalmente, se solicitado pela pessoa que apresenta a denúncia.
- Os canais de denúncia devem garantir a confidencialidade da identidade da pessoa e de qualquer terceiro mencionado na denúncia.
- Existe a obrigação de acusar a receção da denúncia num prazo máximo de 7 dias a contar da sua receção.
- Todas as denúncias, incluindo as anónimas, devem ser tratadas com diligência quando forem aceitáveis de acordo com a legislação nacional.
- É estabelecido um prazo máximo de 3 meses para responder a quem apresenta a denúncia sobre o tratamento da mesma, a contar do aviso de receção ou, se não houver aviso de receção, do termo do prazo de 7 dias a contar da apresentação da denúncia.
Como adicionar responsável(eis) pelas reclamações?
Um colaborador responsável pelas reclamações é uma pessoa que trabalha internamente na empresa e a quem será concedida autorização para aceder às secções de Denúncias e processá-las.
A pessoa que apresenta a denúncia e o colaborador responsável pela reclamação poderão deixar comentários e carregar anexos através da Factorial para garantir que, mesmo quando a denúncia é anónima, todas as informações necessárias para o processamento dela sejam fornecidas na íntegra.
Para adicionar um responsável pelas reclamações:
- Na sua barra lateral, clique em Configurações
- Na secção Pessoas, selecione Denúncias
- Clique em Adicionar colaborador(es) responsável(is) pelas reclamações e adicione-os
Sempre que é criado um novo caso de denúncia, é enviada uma notificação aos colaboradores responsáveis pelas denúncias.
Como criar uma denúncia com a Factorial?
A Factorial fornece-lhe uma página personalizada com as definições da personalização da sua empresa.
Para ter acesso à ligação da denúncia:
- Na sua barra lateral, clique em Configurações
- Na secção Pessoas, selecione Denúncias
- Você encontrará o link de denúncias na secção Formulário de reclamações
Para enviar uma denúncia:
- Copie e abra a ligação do formulário de denúncia no seu browser
- Preencha o formulário de denúncia:
- Qual é a sua relação com a empresa?
- Descreva a denúncia (mandatório): forneça informações sobre as partes envolvidas, o local, a hora e a causa da denúncia.
- Anexos: adicione documentos, fotografias, etc., que possam servir de prova para o relatório.
3. Criação de palavra-passe: a palavra-passe manterá a proteção e a segurança da sua denúncia.
A palavra-passe será necessária para aceder à página de acompanhamento do seu relatório.
4. Código da denúncia: servirá de nome de utilizador para aceder à página onde relatou a sua denúncia.
- A pessoa que relata a denúncia pode ver o estado e adicionar comentários extras com contexto e documentação relevante (se solicitado pelo gestor de denúncias).
Caso pretenda acrescentar mais informações à sua denúncia, prima em Acompanhar uma denúncia e introduza o seu número de denúncia e palavra-passe.
All information will be encrypted to ensure that the privacy is preserved during the transmission of information. Furthermore, only the designated person will be able to access the complaints.
Como proceder com uma denúncia na Factorial?
Para gerir uma denúncia:
Apenas os colaboradores responsáveis pelas denúncias podem gerir as denúncias.
- Na sua barra lateral, clique em Denúncias
- Você terá uma lista de denúncias
- Clique numa denúncia para prosseguir
- Depois de clicar nela, verá:
- Visão geral: uma lista de informações sobre a reclamação, como a data de criação, a data-limite, a descrição e os anexos.
- Atividade: para adicionar comentários e documentos, mas também para visualizar e alterar os diferentes estados da denúncia.
Quando uma denúncia é criada ou atualizada (por exemplo, quando uma nova mensagem é enviada ou um novo anexo é carregado por quem apresenta a denúncia), o responsável pela reclamação recebe uma nova tarefa pendente no seu painel.
💡 Para alterar o estado, clique em Alterar o estado, e pode alterá-lo para: Em curso, Processada e Rejeitada.
Para eliminar uma denúncia:
- Na sua barra lateral, clique em Denúncias
- É apresentada uma lista de reclamações
- Clique na denúncia que pretende eliminar
- Aceda a Visão geral
- Clique em Eliminar a denúncia, na parte inferior da página
- Clique em Sim, apagar
Como configurar a sua própria página de política de denúncia de irregularidades
- Na barra lateral, clique em Configurações
- Na secção Pessoas, selecione Denúncias
- Vá para a secção Sistema de informação interno e defesa do denunciante e cole o seu URL externo
