O que é um canal de denúncias e quais são os requisitos da UE?
- Um canal de denúncias deve permitir a apresentação de denúncias por escrito, verbalmente, por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz, e presencialmente se solicitado pela pessoa denunciante.
- Os canais de denúncia devem garantir a confidencialidade da identidade da pessoa denunciante e de quaisquer terceiros mencionados na denúncia.
- É obrigatório acusar a receção da denúncia no prazo máximo de 7 dias após a sua submissão.
- Todas as denúncias, incluindo as anónimas, devem ser tratadas com diligência quando forem admissíveis de acordo com a legislação nacional.
- Estabelece-se um prazo máximo de 3 meses para responder à pessoa denunciante sobre o seguimento da denúncia, a contar desde o aviso de receção ou, se não houver aviso, desde o final do prazo de 7 dias após a sua submissão.
Como adicionar um responsável por denúncias?
Um responsável por denúncias é uma pessoa interna da empresa com autorização para aceder à secção de Denúncias e tratar os casos.
A pessoa denunciante e o responsável atribuído poderão deixar comentários e anexar ficheiros através do Factorial para garantir que, mesmo em casos anónimos, todas as informações necessárias para tratar a denúncia sejam fornecidas.
Para adicionar um responsável por denúncias:
- No menu lateral, clique em Configurações
- Na secção Pessoas, selecione Denúncias
- Clique em Adicionar responsável(is) por denúncias e adicione-os
Sempre que um novo caso de denúncia for criado, uma notificação será enviada aos responsáveis.
Como criar uma denúncia com o Factorial?
O Factorial fornece uma página personalizada com definições da sua empresa.
Para aceder ao link de denúncia:
- No menu lateral, clique em Configurações
- Na secção Pessoas, selecione Denúncias
- O link estará na secção Formulário de Denúncia
Para enviar uma denúncia:
- Copie e abra o link do formulário no navegador
- Preencha o Formulário de Denúncia:
- Qual a sua relação com a empresa?
- Descrição da denúncia (obrigatório): forneça informações sobre as partes envolvidas, local, data e motivo.
-
Anexos: adicione documentos, imagens, etc., que possam servir como prova.
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Criação de palavra-passe: a palavra-passe assegura a proteção e segurança da denúncia.
A palavra-passe será necessária para aceder à página de acompanhamento da denúncia.
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Código da denúncia: servirá como nome de utilizador para aceder ao seguimento da denúncia.
- A pessoa denunciante poderá verificar o estado da denúncia e adicionar comentários e documentos adicionais, se solicitado pela pessoa responsável.
Caso queira adicionar mais informações à denúncia, clique em Acompanhar denúncia e insira o Número da denúncia e a Palavra-passe.
Toda a informação será encriptada para garantir a privacidade durante a transmissão. Apenas a pessoa designada poderá aceder às denúncias.
Como gerir uma denúncia no Factorial?
Para gerir uma denúncia:
Apenas os responsáveis por denúncias podem gerir os casos.
- No menu lateral, clique em Denúncias
- Terá acesso a uma lista de denúncias
- Clique na denúncia para a gerir
- Ao aceder:
- Resumo: com data de criação, prazo, descrição e anexos
- Atividade: para adicionar comentários e documentos, e para visualizar ou alterar o estado da denúncia
Quando uma denúncia é criada ou atualizada, o responsável verá uma nova tarefa pendente no painel e receberá uma notificação por e-mail.
Para alterar o estado, clique em: Alterar estado e selecione: Em curso, processada ou descartada.
Para eliminar uma denúncia:
- No menu lateral, clique em Denúncias
- Verá a lista de denúncias
- Clique na denúncia que pretende eliminar
- Vá a Resumo
- Clique em Eliminar denúncia no fundo da página
- Clique em Sim, eliminar
Como configurar a sua própria página de política de denúncias
- No menu lateral, clique em Configurações
- Na secção Pessoas, selecione Denúncias
- Vá à secção Sistema Interno de Informação e Defesa do Denunciante e cole o seu URL externo
