Cómo solicitar firmas electrónicas para documentos privados

1. En tu barra lateral, dirígete a Documentos
2. Selecciona Privado
3. Abre la carpeta a la que deseas acceder el documento
4. Haz clic en la Flecha junto al documento para abrirlo
5. Haz clic en Solicitar firma electrónica
6. Selecciona a los/as empleados/as que deben firmar electrónicamente el documento
7. Haz clic en Solicitar firmas electrónicas para X usuarios

Cómo solicitar firmas electrónicas para los documentos que enviarás a los/as empleados/as

A través de la función de envío masivo

1. En tu barra lateral, dirígete a Documentos
2. Selecciona Enviar en masa
3. Sube un documento PDF
4. Decide sobre los ajustes de división
   • Mantener documentos con todas sus páginas
   • Dividir por páginas
   • Combinar todos los documentos en uno
5. Elige carpeta de destino
6. Selecciona Solicitar firma electrónica
   • Destinatario: El/la destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma
   • Firmante adicional: Los/as usuarios/as seleccionados/as también recibirán una solicitud para firmar el archivo
7. Haz clic en Subir archivo
8. Una vez que se haya subido el documento, aplica filtros si es necesario y selecciona a los/as empleados/as = destinatarios/as
9. Haz clic en Enviar a X empleados

A través del perfil del/la empleado/a

1. En tu barra lateral, dirígete a Organización
2. Selecciona al/la empleado/a al que deseas solicitar una firma electrónica
3. Sube un documento PDF
4. Elige carpeta de destino (si no estás ya dentro de una carpeta)
5. Selecciona “Solicitar firma electrónica”
   • Destinatario: El/la destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma
   • Firmante adicional: Los/as usuarios/as seleccionados/as también recibirán una solicitud para firmar el archivo
6. Selecciona Indicar dónde colocar las firmas si deseas colocar la firma
7. Arrastra y suelta las tarjetas de firma donde desees que el/la destinatario/a firme y redimensiona si es necesario
8. Haz clic en Subir documento y solicitar firma electrónica

Estado de la firma electrónica

El estado de la firma electrónica está disponible en las listas de documentos y en el visor de documentos.

Estado del documento

En las listas de documentos, aparece el estado global, que variará según el estado de la(s) firma(s) solicitada(s).

Dentro del visor de documentos, puedes ver el estado de cada firmante:

• Pendiente: El/la firmante aún no ha firmado el documento
• Firmado: El/la firmante ha completado y firmado el documento
• Rechazado: El/la firmante se ha negado a firmar el documento. Debe proporcionar un motivo, que es recogido por Signaturit a través de un mensaje de texto. El/la solicitante recibirá una notificación por correo electrónico con el motivo, y también se mostrará en el visor de documentos.
• Correo rebotado: La dirección de correo electrónico del firmante puede ser incorrecta o estar experimentando problemas de entrega, lo que lleva a su rechazo por el servidor de correo. La firma electrónica se cancela automáticamente, y esta copia del documento no puede ser firmada. El/la solicitante recibirá una notificación por correo electrónico sobre el problema. Para resolverlo, verifica la dirección de correo electrónico y envía una nueva solicitud de firma.
• Cancelado: La solicitud de firma ha sido cancelada porque el documento fue movido a la papelera o el período de firma expiró. Los/as firmantes recibirán un correo electrónico de notificación de Signaturit.
• Error: La solicitud de firma falló. Asegúrate de que el archivo no esté protegido contra escritura, tenga páginas, no esté dañado o cifrado, y no exceda el límite de tamaño de 15 MB. Intenta de nuevo con un documento válido.

Notificaciones de firma electrónica

El/la empleado/a recibirá:

• Una notificación por correo electrónico
• Una Tarea Pendiente en el panel de control

El/la Administrador/a recibirá:

• Una notificación por correo electrónico una vez que el documento haya sido firmado