Asigna cientos de empleados/as a centros de costos en una sola operación subiendo un archivo CSV o Excel. One empareja automáticamente a los/as empleados/as, valida las asignaciones de los centros de costos y prepara las asignaciones para tu revisión antes de aplicar cualquier cambio.
Esta función ayuda a los equipos de Finanzas y Contabilidad a ahorrar tiempo, reducir el trabajo manual y mejorar la precisión de los datos de los centros de costos utilizados para informes financieros y asignación de costos de nómina.
Vista general
Las asignaciones masivas de centros de costos te permiten asignar uno o varios centros de costos a muchos/as empleados/as a la vez utilizando One.
En lugar de actualizar cada empleado/a individualmente, sube un archivo CSV o Excel que contenga los nombres de los/as empleados/as y sus asignaciones de centros de costos. One lee el archivo, empareja a los/as empleados/as con los registros existentes en Factorial, valida la información y prepara todas las asignaciones para revisión antes de aplicarlas.
Utiliza esta función cuando necesites:
- Asignar centros de costos a un gran número de empleados/as
- Actualizar las asignaciones de centros de costos después de un cambio organizacional
- Importar datos de centros de costos desde un sistema externo de Finanzas o ERP
- Asignar empleados/as a través de múltiples centros de costos utilizando distribuciones basadas en porcentajes
Si un centro de costos incluido en el archivo no existe ya en Factorial, One lo crea automáticamente antes de completar la asignación.
Cómo usar
- Abre una conversación con One
- Sube un archivo CSV o Excel que contenga:
- Nombres de empleados/as
- Nombres de centros de costos
- Porcentajes de asignación para cada centro de costos
- One lee el archivo y compara la información con tus empleados/as y centros de costos existentes en Factorial.
- Si un centro de costos referenciado no existe, One lo crea automáticamente
- One valida las asignaciones e identifica cualquier registro que requiera tu atención antes de realizar cambios
- Revisa cuidadosamente las asignaciones propuestas
- Confirma la operación
- One aplica las asignaciones de centros de costos a todos los registros de empleados/as coincidentes en una sola operación
Si algunos/as empleados/as no fueron asignados/as a un centro de costos, verifica que los nombres de los/as empleados/as en tu archivo coincidan con los nombres en Factorial. Si One no puede identificar con confianza a un/a empleado/a, marcará el registro para revisión antes de aplicar cambios.
Si el centro de costos no existe ya, One lo crea automáticamente durante la importación. Si la asignación aún no se completa, revisa los resultados de validación para identificar cualquier problema con los datos subidos.
La asignación total de cada empleado/a en todos los centros de costos asignados debe ser igual a 100%. Si los porcentajes de asignación son inválidos, actualiza el archivo y súbelo nuevamente si los totales son incorrectos.
Consejos y mejores prácticas
- Verifica que los nombres de los/as empleados/as en tu archivo coincidan con los nombres almacenados en Factorial para mejorar el proceso de emparejamiento.
- Asegúrate de que la asignación total para cada empleado/a sea igual a 100% al asignar múltiples centros de costos.
- Revisa los resultados de validación de One antes de confirmar la importación para identificar cualquier empleado/a no emparejado/a o asignaciones inesperadas.
- Mantén tu archivo fuente actualizado para evitar importar información de centros de costos desactualizada.
FAQ
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¿Qué formatos de archivo son compatibles?
Puedes subir archivos CSV y Excel que contengan nombres de empleados/as, nombres de centros de costos y porcentajes de asignación.
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¿Puedo asignar a un/a empleado/a a múltiples centros de costos?
Sí. One admite múltiples asignaciones de centros de costos para el/la mismo/a empleado/a, siempre que la asignación combinada sea igual al 100%.
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¿Qué pasa si el centro de costos aún no existe?
One crea automáticamente el centro de costos que falta antes de completar la asignación.
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¿Los cambios se aplican inmediatamente después de subir el archivo?
No. One prepara las asignaciones y destaca cualquier problema que requiera tu revisión. Los cambios solo se aplican después de que confirmes la operación.
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¿Puedo revisar las asignaciones antes de que se apliquen?
Sí. One presenta un resumen de las asignaciones propuestas y cualquier problema de validación para que puedas revisarlas antes de confirmar.