Ao solicitar a assinatura eletrônica de um documento diretamente pelo perfil do colaborador, você pode definir a ordem dos destinatários. Isso garante que o fluxo de aprovação seja respeitado e que cada pessoa só visualize e assine o documento quando chegar a sua vez.
Neste artigo, você aprenderá como funciona a ordem de assinatura, o que os destinatários podem esperar e considerações importantes antes de usar esse recurso.
Visão Geral
A ordem de assinatura permite que você defina a ordem em que os destinatários recebem, revisam e assinam um documento.
Em vez de notificar todos os destinatários ao mesmo tempo, o sistema envia o documento a cada signatário um por um. O próximo signatário só é notificado após o destinatário anterior completar sua assinatura.
Esse recurso está disponível ao enviar documentos de colaboradores ou internos da empresa.
Quando e por que deve ser usado
Use a ordem de assinatura quando sua organização exigir que as assinaturas sigam um processo de aprovação específico. Isso é particularmente útil para:
- Acordos legais que requerem assinaturas em uma ordem específica
- Documentação relacionada à conformidade
- Processos de RH com aprovações hierárquicas
- Documentos internos onde uma assinatura depende de uma aprovação anterior
A ordem de assinatura ajuda a reduzir o trabalho manual, minimiza erros e garante que os documentos sigam o fluxo de aprovação pretendido.
Como usar
- No menu lateral esquerdo, acesse Organização.
- Selecione o colaborador desejado.
- Vá para a aba Documentos e escolha uma pasta.
- Clique em + Carregar arquivos.
- Nas Configurações, ative a opção para Solicitar assinatura eletrônica.
- No menu suspenso, clique em Incluir signatário adicional.
- Organize os signatários na sequência desejada.
- Ative a opção para Assinatura sequencial.
- Se você optar por Indique onde colocar a assinatura, clique em Continuar.
- Coloque os carimbos de assinatura para cada funcionário
- Uma vez feito isso, clique em Faça o upload do arquivo e solicite ssinatura eletrônica
- Uma vez que o documento é enviado:
- O primeiro signatário recebe uma notificação e pode acessar o documento
- Após o primeiro signatário completar sua assinatura, o próximo signatário é notificado
- Esse processo continua até que todas as assinaturas tenham sido completadas
- Cada signatário só pode acessar e assinar o documento quando for a sua vez
Se o signatário ainda estiver esperando que um signatário anterior complete sua assinatura, ele não receberá uma notificação e não poderá acessar o documento até que seja a sua vez.
Se um documento foi recusado por um signatário, os signatários restantes não poderão mais visualizar ou assinar o documento.
Colaboradores com permissões administrativas na fila poderão ver o documento em seu espaço, mas não poderão assiná-lo até que seja a sua vez.
Dicas e melhores práticas
- Revise a ordem de assinatura antes de enviar o documento
- Certifique-se de que a sequência de signatários reflita o processo de aprovação da sua organização
- Confirme que os campos de assinatura estão atribuídos aos destinatários corretos
Use a ordem de assinatura para documentos que exigem validação legal, de conformidade ou gerencial antes de avançar para o próximo signatário.
FAQ
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Todos os signatários receberão o documento ao mesmo tempo?
Não. Os signatários são notificados um por um de acordo com a ordem de assinatura que você define.
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Os signatários pendentes podem visualizar o documento antes de sua vez?
Não. Os signatários pendentes não podem acessar ou visualizar o documento até que sejam notificados para assinar.
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O que acontece se um signatário recusar o documento?
O status do documento muda para Recusado para todos os destinatários, e o processo de assinatura é interrompido.
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Posso usar a assinatura sequencial em fluxos de trabalho de documentos em massa?
Não. A assinatura sequencial atualmente não está disponível para documentos enviados através de fluxos de trabalho em massa.
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A ordem de assinatura afeta a colocação da assinatura?
Sim. A ordem de assinatura está integrada à colocação da assinatura, criando uma experiência de assinatura mais intuitiva para os destinatários.