Les statuts de cycle offrent une méthode claire et structurée pour gérer votre paie de A à Z. Chaque cycle de paie passe désormais par une série de statuts définis qui reflètent le processus réel de la paie RH, vous offrant ainsi une meilleure visibilité, un contrôle accru et une plus grande sérénité à chaque étape.
Quels sont les états de cycle ?
Les statuts de cycle représentent le cycle de vie d'un traitement de paie dans Compensation. Ils indiquent l'état actuel de votre paie, les actions disponibles et les prochaines étapes.
Chaque statut correspond à une étape réelle du traitement de la paie, de la préparation des données à la validation finale, et garantit que toutes les personnes impliquées sont alignées.
Les statuts disponibles sont :
Ouvrir → En préparation → Calcul → En cours de vérification → Terminé
Pourquoi les étapes du cycle sont-elles importantes ?
Les statuts de cycle vous aident à :
- Suivre les progrès en un coup d'œil
Sachez précisément où vous en êtes dans le processus de paie et ce qui va suivre. - Contrôler quand les données peuvent être modifiées
Définissez clairement à quel moment les responsables peuvent encore apporter des modifications et à quel moment les données sont verrouillées. - Réduire l'incertitude liée à la paie
Éviter toute confusion quant à savoir si la paie a été envoyée, calculée ou finalisée. - Préparez-vous aux améliorations futures
Cela constitue la base de la chronologie visuelle de la paie et d'une intégration plus poussée avec les professionnels de la paie.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez les états de cycle pour :
- Suivez clairement l'évolution de chaque cycle de paie
- Empêcher les modifications de dernière minute une fois les données validées.
- Garantir l'intégrité des données en bloquant les modifications lorsque cela est nécessaire.
- Meilleure coordination avec les comptables externes ou les prestataires de paie
- Alignez les dates de finalisation de la paie avec les processus internes de votre entreprise (par exemple, finaliser le traitement le 25 au lieu de la fin du mois).
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui possèdent :
- Plusieurs intervenants en matière de paie
- prestataires de paie externes
- Flux de travail internes d'examen ou d'approbation
- Calendriers de paie non standard
Explication des différentes étapes du cycle de paie
Ouvrir
Le cycle de paie est ouvert et modifiable.
- État par défaut lors de la création d'un cycle
- Les gestionnaires peuvent mettre à jour les données de rémunération et les variables de saisie.
- Les RH peuvent examiner les changements et préparer le cycle
- Les modules se synchronisent automatiquement
- Aucune donnée de paie n'a encore été verrouillée ni envoyée.
En préparation
Le cycle de paie est verrouillé et prêt à être envoyé pour calcul.
- Les modifications et les synchronisations automatiques sont bloquées.
- Les données de paie sont gelées pour garantir la cohérence
- Le cycle est prêt à être exporté ou synchronisé, selon votre configuration.
- Déclenché à l'aide du bouton de verrouillage
Une fois qu'un cycle est verrouillé et passe à l'état « En préparation » , cette action ne peut pas être annulée .
Calcul
Les données de paie ont été envoyées pour calcul.
Selon votre configuration, cela peut inclure :
- Exportation des données de paie
- Synchronisation des données avec le logiciel de paie
- Transmission des informations de paie à votre comptable ou à votre spécialiste de la paie
- Déclenché par l'exportation
À ce stade, vous attendez les résultats de la paie.
En revue
Les résultats de la paie ont été reçus et sont prêts à être vérifiés.
- Les résultats de la paie sont importés dans le système
- Les données sont prêtes pour examen.
- Les RH peuvent examiner les montants, les validations et les résultats
- Des fichiers de paiement SEPA peuvent être générés, vous permettant de préparer les paiements de salaires.
- Il s'agit de la dernière étape de vérification avant la fin du cycle.
- Déclenché par les résultats d'importation
Complété
Le cycle de paie est terminé.
- Les résultats sont confirmés
- Le cycle de paie est finalisé et officiellement clos.
- Aucune autre modification n'est possible.
- Les données de paie sont envoyées à l'espace de travail financier pour permettre l'analyse.
- Déclenché par le bouton Terminer
De plus, vous pouvez désormais finaliser un cycle de paie à une date précise , et non plus seulement le dernier jour du mois.
Comment utiliser
- Consultez la section Rémunération
- Ouvrir le cycle concerné
- Vérifiez l'état actuel affiché en haut du cycle.
- Faites avancer le cycle en utilisant l'action correspondante :
- Cliquez sur Verrouiller pour passer de Ouvert à En préparation
- Utilisez la fonction Exporter pour accéder au calcul.
- Cliquez sur Verrouiller pour passer de Ouvert à En préparation
- Cliquez sur Importer les résultats pour accéder à la section En cours d'évaluation
- Cliquez sur Terminer pour finaliser le cycle
Si vous ne pouvez pas modifier le cycle de paie, celui-ci peut être en cours de préparation , de calcul , de vérification ou terminé . Une fois verrouillé, la modification et la synchronisation automatique sont bloquées.
Si les gestionnaires ne peuvent plus saisir de variables, c'est que le cycle est verrouillé ( En préparation ). Vérifiez si le verrouillage du cycle a eu lieu plus tôt que prévu.
Comment les statuts changent-ils ?
Chaque changement de statut est déclenché par une action précise :
- Ouvrir → En préparation
Déclenché en cliquant sur le bouton Verrouiller .
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- En préparation → Calcul
Déclenché par l'exportation des données de paie, la synchronisation avec un logiciel de paie ou l'envoi de données à un comptable (selon votre configuration).
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- Calcul → En révision
Déclenché par l'importation des résultats de paie.
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- En cours de révision → Terminé
Déclenché en cliquant sur le bouton Terminé .
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Que se passe-t-il lorsqu'un cycle est bloqué ?
Verrouiller un cycle est une action critique et irréversible .
Une fois verrouillé :
- Les gestionnaires ne peuvent pas modifier les données de rémunération
- La synchronisation des données provenant d'autres modules est désactivée.
- Les données de paie sont figées afin de garantir leur exactitude lors du calcul.
Vous devez verrouiller le cycle une fois que toutes les variables de paie ont été soumises et validées, et avant d'envoyer des données à l'extérieur.
Puis-je effectuer un cycle à une date personnalisée ?
Oui, vous pouvez effectuer un cycle de paie à une date personnalisée.
Cela s'avère utile lorsque la confirmation de la paie intervient plus tôt ou plus tard que prévu, ou pour s'aligner sur vos processus de paie internes ou externes.
Une fois le cycle terminé :
- Le cycle est entièrement achevé.
- Les données de paie sont envoyées à l'espace de travail financier pour permettre l'accès aux analyses.
- Aucune autre modification ne peut être apportée.
- Les résultats de la paie peuvent toujours être importés.
Rappel : Achever un cycle est une action définitive et irréversible.
Conseils et bonnes pratiques
- Ne verrouillez le cycle qu'une fois que toutes les entrées variables ont été validées.
- Informez les responsables avant de verrouiller le cycle afin d'éviter les blocages de modifications inattendus.
- Vérifiez attentivement les données exportées avant de les envoyer à votre comptable.
- Utilisez le statut « En cours d’examen » pour effectuer des vérifications internes avant de finaliser le cycle.
- Définissez des échéances internes claires si vous prévoyez de terminer le cycle avant la fin du mois.
FAQ
- Puis-je ramener un cycle à un état antérieur ?
Non. Le traitement de la paie suit un processus linéaire. Une fois validé ou terminé, il est irréversible.
- Puis-je effectuer le traitement de la paie avant le dernier jour du mois ?
Oui. Vous pouvez effectuer un cycle complet à une date définie qui correspond au calendrier de paie de votre entreprise.