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Sobre las solicitudes de formaciones y los flujos de aprobación

Descubre cómo enseñar a los empleados a solicitar nueva formación e incluirla en el plan de formaciones.

Configurar permisos

Para habilitar los grupos de empleados a los que deseas darles permiso de poder solicitar formación:

  1. En tu barra lateral, ve a Configuración
  2. En general, abre Permisos
  3. Elige el grupo de permisos
  4. Haz clic en Formaciones
  5. Habilita el permiso para crear solicitudes de formación
  6. Haz clic en Guardar cambios

Para habilitar los grupos de empleados que deberían poder revisar, aprobar o rechazar solicitudes de formaciones (mánagers o recursos humanos):

  1. En tu barra lateral, ve a Configuración
  2. En general, abre Permisos
  3. Elige el grupo de permisos
  4. Haz clic en Entrenamiento
  5. Habilita los permisos:
    • Ver solicitudes de formaciones
    • Actualizar, eliminar, aprobar o rechazar solicitudes de formación
  6. Haz clic en Guardar cambios

 

Crear flujos de aprobación

Creemos un caso típico con tres grupos de aprobación:

  1. Grupo de aprobación predeterminado: una vez que un empleado envía una solicitud de formación, en el primer paso, el mánager debe revisarla y aprobarla. Si el mánager aprueba la solicitud, en un segundo paso, cualquier miembro del personal de Recursos Humanos debe revisarla y aprobarla.
  2. Grupo de aprobación para solicitudes del mánager: si la solicitud la realiza un mánager, solo el personal de Recursos Humanos tiene que revisarla y aceptarla o rechazarla.
  3. Grupo de aprobación de solicitudes del personal de RRHH: Si la solicitud la realiza el personal de RRHH, se aprobará automáticamente.

Puedes adaptar el flujo de aprobación según las necesidades de tu empresa.

 

 

1. Grupo de aprobación predeterminado

  1. Ve a Formaciones → Configuración (icon en la esquina superior derecha)
  2. En la sección Configuración de aprobación para solicitudes de formación, abre el grupo de aprobación predeterminado
  3. Cambia el título y la descripción si lo quieres.
  4. Configura el primer nivel de aprobación:
    1. Haz clic en el botón de tres puntos en el nivel de aprobación y selecciona Modificar nivel de aprobación.
    2. Haz clic en el icono del lápiz para modificar el aprobador.
    3. Configura el nivel de aprobación de la siguiente manera: Tipo de aprobador: rol relativo y Aprobador: administrador
    4. Haz clic en Guardar aprobador
  5. Configura el segundo nivel de aprobación:
    1. Haz clic en Agregar nivel de aprobación
    2. Selecciona Usuario como tipo de aprobador
    3. Selecciona todos los usuarios que deseas que sean aprobadores en este nivel.
    4. Haz clic en Guardar nivel de aprobación
  6. Haz clic en Guardar cambios, en la esquina superior derecha de la página.

 

2. Grupo de aprobación para solicitudes del gerente.

  1. Ve a Formaciones → Configuración (icono en la esquina superior derecha)
  2. En la sección Configuración de aprobación para solicitudes de capacitación , haz clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
  3. Escribe un título y una descripción
  4. Haz clic en Guardar grupo de aprobación
  5. Haz clic en el botón de tres puntos en el nivel de aprobación y selecciona Modificar nivel de aprobación.
  6. Haz clic en el icono del lápiz para modificar el aprobador.
  7. Selecciona Usuario como tipo de aprobador
  8. Selecciona todos los usuarios que deseas que sean aprobadores en este nivel.
  9. Haz clic en Guardar nivel de aprobación
  10. Haz clic en Guardar cambios, en la esquina superior derecha de la página.
  11. Ve a la pestaña Empleados
  12. Haz clic en el botón + - en la esquina superior derecha
  13. Selecciona los empleados cuyas solicitudes deseas que vayan a este grupo de aprobación. Puedes utilizar los filtros para encontrar sólo los administradores, por ejemplo.
  14. Finalmente, haz clic en Agregar empleados al grupo de aprobación.

 

3. Grupo de aprobación de solicitudes del personal de RR.HH.

  1. Ve a Formaciones → Configuración (icono en la esquina superior derecha)
  2. En la sección Configuración de aprobación para solicitudes de capacitación, haz clic en Agregar nuevo grupo de aprobación
  3. Escribe un título y una descripción
  4. Activa el grupo de aprobación automática
  5. Haz clic en Guardar grupo de aprobación
  6. Ve a la la pestaña Empleados
  7. Haz clic en el botón + - en la esquina superior derecha
  8. Selecciona los empleados cuyas solicitudes deseas que vayan a este grupo de aprobación.
  9. Finalmente, haz clic en Agregar empleados al grupo de aprobación.

 

Activando el periodo de solicitud

Quizás te interese definir cuándo tus empleados pueden solicitar formación. Es posible que desees limitar los momentos en que pueden crear estas solicitudes.

Para eso:

  1. Ve a Formaciones → Configuración (icono en la esquina superior derecha)
  2. En la sección Solicitudes de formación, activa Habilitar solicitudes de formación
    • Cuando se activa esta opción, los empleados con los permisos adecuados podrán solicitar formaciones.
    • Cuando esta opción esté desactivada, nadie podrá solicitar formaciones.

 

Crear una solicitud de formación

Tanto los empleados como los mánagers pueden solicitar formaciones (según la configuración/ajustes de permisos). La diferencia es que los mánagers también pueden indicar para qué miembros de su equipo solicitan la formación.

 
  1. Ve a Mi formación → Mis solicitudes
  2. Haz clic en Solicitar formación y luego en Nueva propuesta
  3. Rellena el campo Necesidad de la formación. Este es el único campo obligatorio para solicitar una formación.
  4. Opcionalmente, puedes especificar:
    • El nombre de la formación y un enlace externo.
    • Qué Competencias se desarrollarán en la formación
    • La información sobre tiempos y costes.
  5. Puedes dejar un comentario adicional
  6. Haz clic en Enviar para aprobación

Antes de enviarla para su aprobación, puedes guardar tu solicitud como borrador haciendo clic en Guardar como borrador. Los borradores se enumeran y se pueden completar y enviar más tarde.

 

Los empleados también pueden solicitar unirse a un curso que ya exista en el plan de formación.

 

 


 

Aprobar o rechazar una solicitud de formación

Cuando se envía una solicitud, comienza el flujo de aprobación. Para cada nivel de aprobación, se envían notificaciones a los aprobadores y la solicitud no avanzará al siguiente nivel hasta que al menos un aprobador del nivel actual la haya aprobado .

Los aprobadores recibirán:

  • Una notificación en Bandeja de entrada → Solicitudes desde la cual se puede revisar la información básica de la solicitud y aprobarla o rechazarla.
  • Un correo electrónico desde el que podrán aprobar o rechazar la solicitud directamente.

Cuando la solicitud sea aprobada en su nivel final, se marcará como aprobada. Si es rechazado en cualquiera de los niveles, se marcará como rechazado.

Los aprobadores pueden acceder a la lista de todas las solicitudes navegando a Formaciones → Solicitudes, donde pueden ver las solicitudes por Estado y aplicar filtros por Solicitante, Competencias y/o Fecha de la solicitud.

 

Los aprobadores pueden:

  • Agregar información a una solicitud pendiente.
  • Aprobar una solicitud. Si hay pasos pendientes en el flujo de aprobación, la solicitud permanece pendiente; si es el último paso, cambia a aprobado.
  • Rechazar una solicitud. El motivo es obligatorio y la solicitud se rechaza sin más pasos.

Después del rechazo o la aprobación, los solicitantes reciben un correo electrónico con los detalles.

 

 

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