Las políticas en Factorial ayudan a las empresas a centralizar documentación interna importante y a asegurar que los/as empleados/as no solo tengan acceso a ella, sino que también la lean y la reconozcan cuando sea necesario.
Con las últimas mejoras, las Políticas ahora soportan todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento, hasta la segmentación del público adecuado, la solicitud de reconocimiento y el seguimiento del cumplimiento a lo largo del tiempo.
Vista general
Con las Políticas, puede:
- Crear, subir, organizar y distribuir documentación interna como:
- Manuales de empleado/a
- Código de conducta
- Políticas de TI y seguridad
- Directrices de salud y seguridad
- Políticas de gastos y viajes
- Acuerdos de trabajo remoto
- Documentos de protección de datos y cumplimiento
- Controlar quién puede acceder a cada política
- Segmentar políticas por:
- Entidad legal
- Lugar de trabajo
- Equipo
- Solicitar el reconocimiento de los/as empleados/as
- Rastrear tasas de reconocimiento
- Monitorear la adopción y visibilidad de las políticas
- Detectar qué empleados/as aún necesitan revisar documentación importante
Las políticas pueden dirigirse a grupos específicos de empleados/as y, cuando sea necesario, se puede solicitar a los/as empleados/as que confirmen que han leído y entendido el contenido. Esto ayuda a los equipos de RRHH y Operaciones a mejorar la comunicación, el cumplimiento y la visibilidad en toda la empresa. Además, los equipos de RRHH pueden controlar quién ve cada política, solicitar confirmación de entendimiento y rastrear tasas de reconocimiento en un solo lugar.
Cuándo y por qué debería usarse
Utilice esta función para:
- Compartir políticas de la empresa con grupos específicos (por ejemplo, por entidad legal, lugar de trabajo o equipo)
- Asegurar que los/as empleados/as estén informados sobre políticas nuevas o actualizadas
- Recoger y rastrear el reconocimiento para fines de cumplimiento o auditoría
- Mejorar la adopción y visibilidad de la documentación interna
Esto es especialmente útil para políticas obligatorias como el código de conducta, el cumplimiento del GDPR, la protección de datos, la política de trabajo remoto o las directrices de salud y seguridad. Las políticas son especialmente útiles cuando la información deba ser:
- Comunicada claramente
- Fácilmente accesible
- Reconocida por los/as empleados/as
- Auditable para fines de cumplimiento
Cómo usar
- En su barra lateral, vaya a Políticas
- Puede:
- Subir un nuevo documento de política o seleccionar uno existente
- Crear una nueva política directamente en Factorial
- Durante el proceso de publicación, defina la visibilidad seleccionando uno o más de los siguientes:
- Entidad legal
- Lugar de trabajo
- Equipo
Puedes combinar múltiples filtros para crear reglas de visibilidad más precisas
- Habilite Solicitar reconocimiento si desea que los/as empleados/as confirmen que han leído y entendido la política
- Publique la política
- Una vez publicada:
- Los/as empleados/as incluidos en la configuración de visibilidad tendrán acceso
- Los/as empleados/as que requieran reconocimiento recibirán una tarea pendiente
- Confirmarán el entendimiento a través de una simple acción de reconocimiento
- RRHH y Administradores/as pueden rastrear el progreso desde el resumen de la política
- Rastrear el estado y los porcentajes de reconocimiento directamente desde el resumen de la política. Desde el resumen de Políticas, los/as administradores/as y equipos de RRHH pueden monitorear:
- Total de empleados/as afectados/as
- Número de reconocimientos completados
- Reconocimientos pendientes
- Porcentaje general de reconocimiento
Esto ayuda a los equipos a identificar:- Políticas con baja adopción
- Empleados/as que aún necesitan recordatorios
- Gaps de documentación en departamentos o ubicaciones
Cómo funciona la visibilidad
Por ejemplo:
- Una política laboral específica de España puede ser visible solo para empleados/as en la entidad legal española
- Una política de acceso a la oficina puede ser visible solo para empleados/as que trabajen en un lugar de trabajo específico
- Una política de procesos financieros puede ser compartida solo con el equipo de Finanzas.
Si no se selecciona ningún grupo de visibilidad, los/as empleados/as no tendrán acceso a la política.
Si un/a empleado/a no puede ver una política, verifique que:
- La política esté publicada
- La configuración de visibilidad incluya lo correcto:
- Entidad legal
- Lugar de trabajo
- Equipo
Si las tasas de reconocimiento son bajas, verifique que:
- Los/as empleados/as/as correctos/as fueron segmentados/as
- El reconocimiento fue habilitado durante la publicación
- El contenido de la política es fácil de entender
- También puede considerar volver a compartir o recordar a los/as empleados/as manualmente.
Si no puede ver los datos de reconocimiento, puede que no tenga los permisos necesarios para acceder a la analítica de políticas o información de reconocimiento. Contacte a su administrador/a de empresa para revisar sus permisos.
Tablero de Políticas y Insights
Las políticas también incluyen un tablero dedicado que ayuda a los equipos de RRHH y Administradores/as a entender cómo interactúan los/as empleados/as con las políticas de la empresa e identificar brechas de conocimiento en toda la organización.
Dependiendo de los permisos, los/as administradores/as y equipos de RRHH pueden acceder a analíticas e insights relacionados con:
- Preguntas que los/as empleados/as están haciendo sobre las políticas
- Temas más buscados
- Áreas que generan confusión o preguntas repetidas
- Tendencias en preocupaciones o curiosidades de los/as empleados/as
- Políticas con bajo entendimiento o compromiso
Este tablero ayuda a las empresas a pasar de una documentación estática a un sistema de gestión del conocimiento más dinámico y basado en datos. Por ejemplo, los equipos pueden detectar:
- Empleados/as que preguntan repetidamente sobre las reglas de vacaciones
- Confusión en torno a los procesos de reembolso de gastos
- Aumento de preguntas relacionadas con el trabajo remoto o horas extra
- Documentación faltante para preguntas operativas recurrentes
Estos insights pueden ser utilizados para:
- Mejorar las políticas existentes
- Crear nuevas políticas de manera proactiva
- Aclarar secciones poco claras
- Identificar brechas de comunicación en equipos o ubicaciones
- Detectar tendencias y patrones de comportamiento dentro de la empresa
El tablero es especialmente valioso para los equipos de RRHH, Operaciones, Legal y Comunicaciones Internas que buscan mejorar continuamente la documentación interna y la comprensión de los/as empleados/as.
El acceso al Tablero de Políticas depende de los permisos del usuario y de la configuración del plan de Políticas de su empresa.
Mejores prácticas
- Segmente las políticas cuidadosamente: Evite compartir cada política con cada empleado/a. Limitar la visibilidad mejora la relevancia y reduce la sobrecarga de información.
- Use un lenguaje simple y claro: Las políticas redactadas en un lenguaje claro y comprensible suelen lograr tasas de reconocimiento más altas y mejor comprensión por parte de los/as empleados/as.
- Vuelva a solicitar reconocimiento después de actualizaciones importantes: Si una política cambia significativamente, solicite el reconocimiento nuevamente para asegurarse de que los/as empleados/as estén al tanto de la nueva información.
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Revise los datos de reconocimiento regularmente: Monitorear las tasas de reconocimiento puede ayudar a identificar:
- Equipos que carecen de información importante
- Brechas de comunicación
- Políticas que pueden necesitar aclaración o simplificación
FAQ
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¿Quién puede crear y publicar políticas?
Los/as administradores/as y usuarios/as con los permisos adecuados pueden crear, editar y publicar políticas.
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¿Qué significa el reconocimiento para los/as empleados/as?
Los/as empleados/as confirman que han leído y entendido la política a través de una simple acción de reconocimiento.
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¿Se envían notificaciones automáticamente?
Actualmente, los/as empleados/as reciben una tarea solicitando reconocimiento.
Se planean capacidades adicionales de notificación y recordatorio para futuras versiones.
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¿Puedo rastrear quién reconoció una política?
Sí. Los equipos de RRHH y Administradores/as pueden rastrear el progreso del reconocimiento y ver las tasas de finalización generales directamente desde el resumen de Políticas.
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¿Pueden los/as empleados/as acceder a políticas antiguas?
Los/as empleados/as pueden acceder a cualquier política que esté:- Publicada
- Visible para ellos/as de acuerdo con la configuración de visibilidad
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¿Qué sucede cuando se actualiza una política?
Los/as administradores/as pueden republicar la versión actualizada y, opcionalmente, solicitar reconocimiento nuevamente para asegurarse de que los/as empleados/as revisen los últimos cambios.