Einige Vorteile sind kein fester monatlicher Betrag, sie hängen davon ab, wie viele Tage die/m Mitarbeiter/in tatsächlich gearbeitet hat. Essensgutscheine, Transportzulagen und ähnliche Vorteile werden pro Tag gezahlt, sodass sich der Gesamtbetrag jeden Monat ändert. Mit einer variablen Regel basierend auf den geleisteten Tagen konfigurieren Sie den Tagesbetrag und die Regeln einmal, und Factorial zählt die qualifizierenden Tage aus der Zeiterfassung und berechnet den Betrag automatisch in jedem Abrechnungszyklus.

Wie Variablen basierend auf geleisteten Tagen berechnet werden

Diese Art von Variable zahlt der/dem Mitarbeiter/in einen festen Betrag für jeden qualifizierenden Tag im Abrechnungszeitraum:

Typische Anwendungsfälle sind Essensgutscheine (zum Beispiel 8 € pro gearbeitetem Tag) und andere Vorteile, die proportional zu den Tagen sind, die die/m Mitarbeiter/in tatsächlich gearbeitet hat.

Sie geben niemals die Anzahl der Tage oder den Gesamtbetrag manuell ein. Jedes Mal, wenn eine/m Manager/in ein Arbeitszeitblatt genehmigt, recalculiert Factorial den gesamten Monat basierend auf den zuletzt genehmigten Daten und aktualisiert die Zeile im Abrechnungszyklus. In einem offenen Zyklus kann der Betrag daher weiter verfeinert werden, während mehr Tage genehmigt werden.

Was Sie im Abrechnungszyklus sehen

In der Ansicht der Vergütungen des Abrechnungszyklus zeigt jede Zeile den berechneten Betrag und eine Aufschlüsselung, wie dieser erreicht wurde, zum Beispiel 1–28 Februar: 18 qualifizierende Tage × 8 € = 144 €. Dies macht die Berechnung für Sie und die/m Mitarbeiter/in nachvollziehbar.

Erstellen Sie eine Variable basierend auf geleisteten Tagen

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Essensvergütung aktiviert ist:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
2. Greifen Sie auf den Bereich Vergütung zu
3. Wählen Sie Konfiguration der Abrechnungsgrundlagen
4. Scrollen Sie nach unten zu Einnahmen - Sachleistungen → Essensvergütung
5. Aktivieren Sie den Schalter

Vom Profil der/m Mitarbeiter/in

1. Gehen Sie zu Organisation
2. Wählen Sie die/n Mitarbeiter/in in Frage
3. Wechseln Sie zum Tab Verträge
4. Klicken Sie auf Bedingungen festlegen
5. Wählen Sie das Wirksamkeitsdatum und das Startdatum
6. Klicken Sie auf Weiter
7. Klicken Sie bei Rolle, Niveau und Gehalt auf Zusätzliche Vergütung hinzufügen
8. Definieren Sie die zusätzliche Vergütung, in diesem Fall Essensvergütung
9. Wählen Sie Variable basierend auf geleisteten Tagen als Vergütungstyp.
10. Wählen Sie das Abrechnungsgrundlage, unter dem die Variable gemeldet werden soll (zum Beispiel Essensvergütung).
11. Geben Sie den Betrag pro Tag und die Währung ein, zum Beispiel 8 €.
12. Wählen Sie, ob die Variable im aktuellen Monat oder im vorherigen Monat bezahlt wird. Siehe Wählen Sie, wann die Variable bezahlt wird.
13. Setzen Sie die Regeln, die definieren, welche Tage qualifizieren — Mindeststunden, berechtigte Tage, Arbeitsort und Abwesenheiten. Siehe Definieren Sie, welche Tage qualifizieren, unten.
14. Speichern Sie die Variable.

Dieser Prozess kann auch in großen Mengen von der Organisation aus durchgeführt werden:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Organisation
2. Überprüfen Sie die Kästchen der Mitarbeiter/innen, deren Verträge Sie bearbeiten möchten
3. Klicken Sie in der Leiste unten auf den Pfeil neben Verträge bearbeiten
4. Wählen Sie Vergütungen in Verträgen hinzufügen
5. Setzen Sie die Bedingungen, wie Sie es im Profil der/m Mitarbeiter/in getan haben
6. Klicken Sie auf +Erstellen in der oberen rechten Ecke

Definieren Sie, welche Tage qualifizieren

Diese Regeln bestimmen, ob ein bestimmter Tag als Arbeitstag zählt. Sie werden für jeden Tag im Zeitraum bewertet.

Mindeststunden

Setzen Sie die minimale Zeit, die die/m Mitarbeiter/in für den Tag erfassen muss, damit dieser qualifiziert.

• Mit einem Minimum von 6 Stunden qualifiziert ein Tag mit 7 Stunden Erfassung; ein Tag mit 4 Stunden qualifiziert nicht.

Berechtigte Tage

Wählen Sie aus, welche Wochentage qualifizieren können, zum Beispiel Montag bis Freitag für einen Essensgutschein. Tage außerhalb Ihrer Auswahl qualifizieren niemals, selbst wenn die/m Mitarbeiter/in Zeit erfasst hat.

Sie können auch Feiertage einbeziehen. 

• Wenn Feiertage ausgewählt sind, zählt ein Feiertag mit erfasster Zeit als qualifizierender Tag.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, betrachten wir alle Tage als berechtigte Tage.

Arbeitsort

Filtern Sie die Variable nach dem Ort, an dem die/m Mitarbeiter/in gearbeitet hat, zum Beispiel, zahlen Sie den Essensgutschein nur für Bürotage.

Der verwendete Ort ist der, der bei Stempeluhr registriert ist. Wenn eine/r Mitarbeiter/in im Büro stempelt und später von zu Hause aus arbeitet, zählt der gesamte Tag als Büro.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, betrachten wir alle Orte als berechtigte Orte.

Abwesenheiten

Standardmäßig qualifizieren nur Tage mit erfasster Arbeitszeit, und Abwesenheiten zählen nicht. Wenn Sie möchten, dass bestimmte Abwesenheitstypen qualifizieren, zum Beispiel Urlaub oder Krankheitsurlaub, fügen Sie diese als berechtigte Abwesenheitstypen hinzu.

Berechtigte Abwesenheiten ignorieren die Mindeststundenregel. An einem Tag, der durch eine berechtigte Abwesenheit abgedeckt ist, hat die/m Mitarbeiter/in keine erfasste Zeit, sodass der Tag allein aufgrund der Abwesenheit qualifiziert. Abwesenheitstypen, die nicht ausgewählt sind, qualifizieren niemals.

Wählen Sie, auf welchem Zeitraum die Variable berechnet wird

Eine Variable basierend auf geleisteten Tagen kann auf zwei Arten berechnet werden:

Der Zeitraum einer bestehenden Variable kann nicht bearbeitet werden. Um zwischen aktuellem Monat und vorherigem Monat zu wechseln, löschen Sie die Variable und erstellen Sie sie erneut.

Das Stichtagsdatum

Wenn Sie im aktuellen Monat bezahlen, entscheidet das Stichtagsdatum des Zyklus, welche Tage zu welchem Zyklus gehören.

• Das Zyklusfenster läuft vom Tag nach dem vorherigen Stichtagsdatum bis zu diesem Stichtagsdatum, einschließlich.
• Nach dem Stichtagsdatum geleistete Tage werden automatisch in den nächsten Zyklus übertragen.
• Wenn Sie es nicht anpassen, ist das Stichtagsdatum der letzte Tag des Monats, sodass das Fenster mit dem natürlichen Kalendermonat übereinstimmt.

Späte Genehmigungen lösen

Eine späte Genehmigung ist ein Tag innerhalb des Zyklusfensters, den eine/r Manager/in nach dem Stichtagsdatum genehmigt, wenn der Zyklus bereits gesperrt ist. Diese Tage werden nicht automatisch bezahlt, Sie, HR, entscheiden, wohin sie gehen.

Wenn späte Genehmigungen vorhanden sind, erscheint ein Banner im Abrechnungszyklus, das die Anzahl der betroffenen Mitarbeiter/innen und den Gesamtbetrag anzeigt. Wählen Sie das Banner aus, um die Detailansicht zu öffnen, in der Sie jede späte Genehmigung und deren neu berechneten Betrag sehen können.

Von dort aus können Sie sie in großen Mengen mit den globalen Aktionsschaltflächen oder einzeln über das Aktionsmenü (⋮) in jeder Zeile lösen:

• In den aktuellen Zyklus einbeziehen — zahlen Sie die Tage im aktuellen Zyklus.
• In den nächsten Zyklus verschieben — verschieben Sie die Tage in den nächsten Zyklus. Die Zeile verschwindet aus dem aktuellen Zyklus und erscheint im nächsten, mit ihrem neu berechneten Betrag und dem ursprünglichen Arbeitszeitraum.

Beträge überprüfen und korrigieren

Berechnete Zeilen sind schreibgeschützt. Dies hält die ursprüngliche Berechnung als prüfbaren Nachweis dessen, was bezahlt wurde, intakt.

Um einen Betrag zu korrigieren, fügen Sie eine separate manuelle Anpassung unter derselben Abrechnungsgrundlage hinzu, positiv oder negativ, je nach Bedarf. Factorial summiert alle Einträge unter dem Konzept, sodass der Abrechnungszyklus den Nettobetrag widerspiegelt. Der ursprüngliche berechnete Wert wird niemals geändert.

Wenn Sie den Betrag pro Tag ändern, behalten vergangene Vergütungen den Betrag, mit dem sie berechnet wurden. Vergütungen in offenen Zyklen werden automatisch mit dem neuen Betrag neu berechnet.

FAQ

1. Was passiert, wenn ein/e Mitarbeiter/in im Monat keine qualifizierenden Tage hat?
   Es wird keine Zeile generiert. Ein/e Mitarbeiter/in, der/die den ganzen Monat abwesend ist, ohne konfigurierte berechtigte Abwesenheitstypen, hat einfach keinen Eintrag im Abrechnungszyklus.
    
2. Was passiert, wenn ein Arbeitszeitblatt abgelehnt wird?
   Es wird keine Vergütung generiert. Wenn die/m Mitarbeiter/in das Arbeitszeitblatt korrigiert und erneut einreicht und die/m Manager/in es genehmigt, wird der Betrag normal generiert.
    
3. Wie wird eine Nachtschicht gezählt?
   Die Schicht wird dem Tag zugeschrieben, an dem sie begonnen hat. Eine/r Mitarbeiter/in, der/die am Montag um 22:00 Uhr stempelt und am Dienstag um 06:00 Uhr ausstempelt, generiert einen qualifizierenden Tag für Montag, nicht zwei. Die für Montag konfigurierten Regeln gelten.
    
4. Kann ein Tag doppelt bezahlt werden?
   Nein. Jedes Mal, wenn ein Arbeitszeitblatt genehmigt wird, recalculiert Factorial den gesamten Monat der/m Mitarbeiter/in von Grund auf neu, sodass die erneute Genehmigung desselben Arbeitszeitblatts niemals eine doppelte Zeile erstellt.
    
5. Was passiert, wenn eine/r Manager/in ein Arbeitszeitblatt genehmigt, nachdem der Abrechnungszyklus geschlossen wurde?
   Der Betrag geht niemals verloren. Er wird im nächsten offenen Zyklus registriert, was bedeuten kann, dass die/m Mitarbeiter/in ihn einen Zeitraum später als erwartet erhält.
    
6. Kann ich Variablen basierend auf geleisteten Tagen verwenden, wenn mein Unternehmen nur Schichtplanung nutzt?
   Noch nicht. Qualifizierende Tage werden aus den Stempeluhr-Einträgen der Zeiterfassung gezählt. Die Unterstützung für die Zeitplanung als Datenquelle ist für eine spätere Phase geplant.