Las políticas en Factorial ayudan a las empresas a centralizar documentación interna importante y asegurar que los empleados no solo tengan acceso a ella, sino que también la lean y la reconozcan cuando sea necesario.

Con las últimas mejoras, las Políticas ahora soportan todo el ciclo de vida de la política: desde la publicación de un documento, hasta la segmentación del público adecuado, la solicitud de reconocimiento y el seguimiento de la conformidad a lo largo del tiempo.

¿Qué son las Políticas en Factorial?

Las Políticas permiten a las empresas crear, subir, organizar y distribuir documentación interna como:

• Manuales de empleados
• Código de conducta
• Políticas de TI y seguridad
• Directrices de salud y seguridad
• Políticas de gastos y viajes
• Acuerdos de trabajo remoto
• Documentos de protección de datos y cumplimiento

Las Políticas pueden dirigirse a grupos específicos de empleados y, cuando sea necesario, se puede solicitar a los empleados que confirmen que han leído y entendido el contenido.

Esto ayuda a los equipos de RRHH y Operaciones a mejorar la comunicación, el cumplimiento y la visibilidad en toda la empresa.

¿Qué puedes hacer con las Políticas?

Con las Políticas, puedes:

• Subir y publicar políticas de la empresa
• Controlar quién puede acceder a cada política
• Dirigir políticas por:
  • Entidad legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo
• Solicitar reconocimiento por parte de los empleados
• Rastrear tasas de reconocimiento
• Monitorear la adopción y visibilidad de las políticas
• Detectar qué empleados aún necesitan revisar documentación importante

¿Cuándo deben usarse las Políticas?

Las Políticas son especialmente útiles cuando la información debe ser:

• Comunicada claramente
• Fácilmente accesible
• Reconocida por los empleados
• Auditable para fines de cumplimiento

Ejemplos comunes incluyen:

Esto es especialmente útil para políticas obligatorias como el código de conducta, la protección de datos o las directrices de salud y seguridad.

Cómo funciona la visibilidad

Al publicar una política, puedes definir exactamente qué empleados deben tener acceso a ella.
La visibilidad puede configurarse utilizando uno o más de los siguientes filtros:

• Entidad legal
• Lugar de trabajo
• Equipo

Esto asegura que los empleados solo vean políticas que son relevantes para ellos.

Cómo funciona el reconocimiento

El reconocimiento permite a las empresas solicitar a los empleados que confirmen que han leído y entendido una política.

Cuando el reconocimiento está habilitado:

1. Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad reciben una tarea.
2. Pueden abrir y revisar la política.
3. Confirman su comprensión a través de una simple acción de reconocimiento.
4. RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento directamente desde la vista general de la política.

Esto es particularmente importante para documentación obligatoria o relacionada con el cumplimiento.

Cómo crear y publicar una política

1. Abre Políticas desde la barra lateral:
   Documentos → Políticas
2. Crea o sube una política
   Puedes:
   • Subir un documento existente
   • Crear una nueva política directamente en Factorial
   • Los formatos soportados dependen de la configuración de tu empresa.
3. Configura la visibilidad
   • Durante la publicación, selecciona a los empleados que deben tener acceso eligiendo:
     • Entidad legal
     • Lugar de trabajo
     • Equipo
     • Puedes combinar múltiples filtros para crear reglas de visibilidad más precisas.
4. Habilita el reconocimiento (opcional)
   Activa Solicitar reconocimiento si los empleados deben confirmar que han leído y entendido la política. Cuando se requiere reconocimiento, elige una frecuencia de Recordatorio (cada 3, 7 o 14 días, o Nunca) para que los empleados que aún no han reconocido la política reciban recordatorios automáticos.
5. Publica la política
   Una vez publicada:
   • Los empleados incluidos en la configuración de visibilidad obtendrán acceso
   • Los empleados que requieran reconocimiento recibirán una tarea pendiente
   • RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso desde la vista general de la política

Rastreando los reconocimientos

Desde la vista general de las Políticas, los Administradores y equipos de RRHH pueden monitorear:

• Total de empleados afectados
• Número de reconocimientos completados
• Reconocimientos pendientes
• Porcentaje general de reconocimiento

Esto ayuda a los equipos a identificar:

• Políticas con baja adopción
• Empleados que aún necesitan recordatorios
• Gaps de documentación en departamentos o ubicaciones

Panel de Políticas y Insights

Las Políticas también incluyen un panel dedicado que ayuda a los equipos de RRHH y Administradores a entender cómo los empleados interactúan con las políticas de la empresa e identificar brechas de conocimiento en toda la organización.

Dependiendo de los permisos, los Administradores y equipos de RRHH pueden acceder a análisis e insights relacionados con:

• Preguntas que los empleados están haciendo sobre las políticas
• Temas más buscados
• Áreas que generan confusión o preguntas repetidas
• Tendencias en preocupaciones o curiosidad de los empleados
• Políticas con bajo entendimiento o compromiso

Este panel ayuda a las empresas a pasar de documentación estática a un sistema de gestión del conocimiento más dinámico y basado en datos.

Por ejemplo, los equipos pueden detectar:

• Empleados que preguntan repetidamente sobre las reglas de vacaciones
• Confusión en torno a los procesos de reembolso de gastos
• Aumento de preguntas relacionadas con el trabajo remoto o horas extra
• Documentación faltante para preguntas operativas recurrentes

Estos insights pueden utilizarse para:

• Mejorar las políticas existentes
• Crear nuevas políticas de manera proactiva
• Aclarar secciones poco claras
• Identificar brechas de comunicación entre equipos o ubicaciones
• Detectar tendencias y patrones de comportamiento dentro de la empresa

El panel es especialmente valioso para los equipos de RRHH, Operaciones, Legal y Comunicaciones Internas que buscan mejorar continuamente la documentación interna y la comprensión de los empleados.

El acceso al Panel de Políticas depende de los permisos del usuario y de la configuración del plan de Políticas de tu empresa.

Mejores prácticas

• Dirigir políticas con cuidado
  Evita compartir cada política con cada empleado. Limitar la visibilidad mejora la relevancia y reduce la sobrecarga de información.
   
• Usar un lenguaje simple y claro
  Las políticas escritas en un lenguaje claro y comprensible suelen lograr tasas de reconocimiento más altas y mejor comprensión por parte de los empleados.
   
• Volver a solicitar reconocimiento después de actualizaciones importantes
  Si una política cambia significativamente, solicita reconocimiento nuevamente para asegurar que los empleados estén al tanto de la nueva información.
   
• Revisar los datos de reconocimiento regularmente
  Monitorear las tasas de reconocimiento puede ayudar a identificar:
  • Equipos que carecen de información importante
  • Brechas de comunicación
  • Políticas que pueden necesitar aclaración o simplificación

Solución de problemas

Si los empleados no pueden ver una política
Verifica que:

• La política está publicada.
• La configuración de visibilidad incluye lo correcto:
  • Entidad legal
  • Lugar de trabajo
  • Equipo

Si no se configura ninguna audiencia, los empleados no tendrán acceso.

Las tasas de reconocimiento son bajas
Verifica que:

• Los empleados correctos fueron dirigidos.
• El reconocimiento fue habilitado durante la publicación.
• El contenido de la política es fácil de entender.

También puedes usar Enviar recordatorios para recordar a los empleados que aún están pendientes, o establecer una frecuencia de recordatorio automática para la política.

No puedo ver los datos de reconocimiento
Puede que no tengas los permisos requeridos para acceder a las analíticas de la política o a la información de reconocimiento.

Contacta a tu Administrador de la empresa para revisar tus permisos.

FAQ

1. ¿Quién puede crear y publicar políticas?
   Los Administradores y usuarios con los permisos apropiados pueden crear, editar y publicar políticas.
    
2. ¿Qué significa el reconocimiento para los empleados?
   Los empleados confirman que han leído y entendido la política a través de una simple acción de reconocimiento.
    
3. ¿Se envían las notificaciones automáticamente?
   Los empleados reciben una tarea solicitando reconocimiento. Si estableces una frecuencia de recordatorio al publicar, los empleados que aún no han reconocido la política también recibirán recordatorios automáticos hasta que lo hagan. También puedes enviar recordatorios manualmente en cualquier momento con Enviar recordatorios. 
    
4. ¿Puedo rastrear quién reconoció una política?
   Sí. Los equipos de RRHH y Administradores pueden rastrear el progreso del reconocimiento y ver las tasas de finalización generales directamente desde la vista general de las Políticas.
    
5. ¿Pueden los empleados acceder a políticas antiguas?
   Los empleados pueden acceder a cualquier política que esté:
   • Publicada
   • Visible para ellos según la configuración de visibilidad configurada
      
6. ¿Qué sucede cuando se actualiza una política?
   Los Administradores pueden republicar la versión actualizada y opcionalmente solicitar reconocimiento nuevamente para asegurar que los empleados revisen los últimos cambios. Publicar una nueva versión reinicia el calendario de recordatorios, y los reconocimientos de versiones anteriores se mantienen en registro.
    
7. ¿Puedo ver cuántos empleados han reconocido una política?
   Sí. Los equipos de RRHH y Administradores pueden ver el porcentaje de empleados afectados que han leído y confirmado la política.