Les polítiques a Factorial ajuden les empreses a centralitzar documentació interna important i assegurar-se que els empleats no només hi tinguin accés, sinó que també la llegeixin i la reconeguin quan sigui necessari.
Amb les últimes millores, les polítiques ara donen suport al cicle de vida complet de les polítiques: des de la publicació d'un document, fins a l'orientació del públic adequat, la sol·licitud de reconeixement i el seguiment del compliment al llarg del temps.

Què són les Polítiques a Factorial?

Les polítiques permeten a les empreses crear, pujar, organitzar i distribuir documentació interna com ara:

• Manuels d'empleats
• Codi de conducta
• Polítiques d'IT i seguretat
• Directrius de salut i seguretat
• Polítiques d'expenses i viatges
• Acords de treball remot
• Documents de protecció de dades i compliment

Les polítiques es poden dirigir a grups específics d'empleats i, quan sigui necessari, se'ls pot demanar que confirmin que han llegit i entès el contingut.
Això ajuda els equips de RRHH i Operacions a millorar la comunicació, el compliment i la visibilitat a través de l'empresa.

Què pots fer amb les Polítiques?

Amb les Polítiques, pots:

• Pujar i publicar polítiques de l'empresa
• Controlar qui pot accedir a cada política
• Dirigir polítiques per:
  • Entitat legal
  • Lloc de treball
  • Equip
• Sol·licitar el reconeixement dels empleats
• Fer un seguiment de les taxes de reconeixement
• Monitoritzar l'adopció i la visibilitat de les polítiques
• Detectar quins empleats encara necessiten revisar documentació important

Quan s'han d'utilitzar les Polítiques?

Les polítiques són especialment útils quan la informació ha de ser:

• Comunicada clarament
• Fàcilment accessible
• Reconeguda pels empleats
• Auditable per a fins de compliment

Com funciona la visibilitat

En publicar una política, pots definir exactament quins empleats haurien de tenir accés a ella.
La visibilitat es pot configurar utilitzant un o més dels següents filtres:

• Entitat legal
• Lloc de treball
• Equip

Això assegura que els empleats només vegin les polítiques que són rellevants per a ells.

Com funciona el reconeixement

El reconeixement permet a les empreses sol·licitar als empleats que confirmin que han llegit i entès una política.
Quan el reconeixement està habilitat:

• Els empleats inclosos en la configuració de visibilitat reben una tasca.
• Poden obrir i revisar la política.
• Confirmen la comprensió mitjançant una simple acció de reconeixement.
• RRHH i Administradors poden fer un seguiment del progrés del reconeixement directament des de la vista general de la política.
• Això és especialment important per a documentació obligatòria o relacionada amb el compliment.

Com crear i publicar una política

Seguiment dels reconeixements

Des de la vista general de les Polítiques, els Administradors i els equips de RRHH poden monitoritzar:

• Total d'empleats afectats
• Nombre de reconeixements completats
• Reconeguts pendents
• Percentatge general de reconeixement
• Això ajuda els equips a identificar:
• Polítiques amb baixa adopció
• Empleats que encara necessiten recordatoris
• Gaps de documentació a través de departaments o ubicacions

Millors pràctiques

• Dirigeix les polítiques amb cura
  Evita compartir cada política amb cada empleat. Limitar la visibilitat millora la rellevància i redueix la sobrecàrrega d'informació.
• Utilitza un llenguatge simple i clar
  Les polítiques escrites en un llenguatge clar i comprensible solen aconseguir taxes de reconeixement més altes i una millor comprensió per part dels empleats.
• Re-sol·licita el reconeixement després de canvis importants
  Si una política canvia significativament, sol·licita el reconeixement novament per assegurar-te que els empleats són conscients de la nova informació.
• Revisa les dades de reconeixement regularment
  Monitoritzar les taxes de reconeixement pot ajudar a identificar:
  • Equips que es perden informació important
  • Gaps de comunicació
  • Polítiques que poden necessitar aclariments o simplificació

Resolució de problemes

Si els empleats no poden veure una política
Comprova que:

• La política està publicada
• La configuració de visibilitat inclou el correcte:
• Entitat legal
• Lloc de treball
• Equip
  

  Si no s'ha configurat cap audiència, els empleats no tindran accés.

   

Les taxes de reconeixement són baixes
Verifica que:

• Els empleats correctes van ser dirigits
• El reconeixement va ser habilitat durant la publicació
• El contingut de la política és fàcil d'entendre
• També pots considerar tornar a compartir o recordar manualment als empleats.

No puc veure les dades de reconeixement

Potser no tens els permisos necessaris per accedir a les analítiques de polítiques o a la informació de reconeixement.
Contacta amb l'Administrador de la teva empresa per revisar els teus permisos.

FAQ

1. Qui pot crear i publicar polítiques?
   Els Administradors i els usuaris amb els permisos adequats poden crear, editar i publicar polítiques.
    
2. Què significa el reconeixement per als empleats?
   Els empleats confirmen que han llegit i entès la política mitjançant una simple acció de reconeixement.
    
3. Es fan notificacions automàticament?
   Actualment, els empleats reben una tasca sol·licitant el reconeixement.
   Es preveuen capacitats addicionals de notificació i recordatori per a futures versions.
    
4. Puc fer un seguiment de qui ha reconegut una política?
   Sí. Els equips de RRHH i els Administradors poden fer un seguiment del progrés del reconeixement i veure les taxes de completament generals directament des de la vista general de les Polítiques.
    
5. Poden els empleats accedir a polítiques antigues?
   Els empleats poden accedir a qualsevol política que sigui:
   • Publicada
   • Visible per a ells segons la configuració de visibilitat
      
6. Què passa quan es fa una actualització d'una política?
   Els Administradors poden tornar a publicar la versió actualitzada i opcionalment sol·licitar el reconeixement novament per assegurar-se que els empleats revisin els últims canvis.

Tauler de Polítiques i Insights

Les polítiques també inclouen un tauler dedicat que ajuda els equips de RRHH i Administració a entendre com els empleats interactuen amb les polítiques de l'empresa i identificar gaps de coneixement a través de l'organització.
Depenent dels permisos, els Administradors i els equips de RRHH poden accedir a analítiques i insights relacionats amb:

• Preguntes que els empleats fan sobre les polítiques
• Temes més cercats
•  
• Tendències en les preocupacions o curiositat dels empleats
• Polítiques amb poca comprensió o compromís

Aquest tauler ajuda les empreses a passar de documentació estàtica a un sistema de gestió del coneixement més dinàmic i basat en dades.
Per exemple, els equips poden detectar:

• Empleats que pregunten repetidament sobre les regles de vacances
• Confusió al voltant dels processos de reemborsament d'expenses
• Augment de preguntes relacionades amb el treball remot o les hores extres
• Documentació que falta per a preguntes operatives recurrents

Aquests insights poden ser utilitzats per:

• Millorar les polítiques existents
• Crear noves polítiques proactivament
• Aclarir seccions poc clares
• Identificar gaps de comunicació a través d'equips o ubicacions
• Detectar tendències i patrons de comportament dins de l'empresa

El tauler és especialment valuós per als equips de RRHH, Operacions, Legal i Comunicacions Internes que busquen millorar contínuament la documentació interna i la comprensió dels empleats.

Visió general

La funció de Polítiques ara dóna suport al cicle de vida complet de les polítiques: des de la publicació d'un document fins a assegurar-se que els empleats el llegeixin i el reconeguin. Els equips de RRHH poden controlar qui veu cada política, sol·licitar confirmació de comprensió i fer un seguiment de les taxes de reconeixement en un sol lloc.

Com utilitzar

1. Al teu panell lateral, ves a Polítiques
2. Puja un nou document de política o selecciona un existent.
3. Durant el procés de publicació, defineix visibilitat seleccionant un o més dels següents:
   1. Entitat legal
   2. Lloc de treball
   3. Equip
4. Habilita Sol·licitar reconeixement si vols que els empleats confirmin que han llegit i entès la política.
5. Publica la política.
6. Els empleats inclosos en la configuració de visibilitat rebran una tasca que els demanarà llegir i reconèixer la política.
7. Fes un seguiment de l'estat i els percentatges de reconeixement directament des de la vista general de la política.

Resolució de problemes

Si els empleats no poden veure una política, assegura't que s'ha seleccionat l'Entitat Legal, el Lloc de Treball o l'Equip correctes a la configuració de visibilitat. Si no se selecciona cap grup, els empleats no tindran accés.

Si les taxes de reconeixement semblen baixes, comprova si la visibilitat de la política coincideix amb l'audiència prevista i confirma que el reconeixement va ser habilitat durant la publicació.

Si no pots veure les dades de reconeixement, potser et falten els permisos necessaris per veure la informació de reconeixement. Contacta amb un administrador per revisar el teu accés.

FAQ

1. Qui pot crear i publicar polítiques?
   Els Administradors i els usuaris amb els permisos adequats poden crear, editar i publicar polítiques.
    
2. Què significa el reconeixement per als empleats?
   Els empleats confirmen que han llegit i entès la política seleccionant una simple confirmació de "Ho entenc".
    
3. Es fan notificacions automàticament?
   Actualment, els empleats reben una tasca per reconèixer la política. Les notificacions i recordatoris per a reconeixements pendents arribaran aviat.
    
4. Puc veure quants empleats han reconegut una política?
   Sí. RRHH i Administradors poden veure el percentatge d'empleats afectats que han llegit i confirmat la política.