Cómo solicitar firmas electrónicas para documentos privados

1. En su barra lateral, diríjase a Documentos
2. Seleccione Privado
3. Abra la carpeta a la que desea acceder el documento
4. Haga clic en la Flecha junto al documento para abrirlo
5. Haga clic en Solicitar firma electrónica
6. Seleccione a los/as empleados/as que deben firmar electrónicamente el documento
7. Haga clic en Solicitar firmas electrónicas para X usuarios

Cómo solicitar firmas electrónicas para los documentos que enviarás a los/as empleados/as

A través de la función de envío masivo

1. En su barra lateral, diríjase a Documentos
2. Seleccione Enviar en masa
3. Suba un documento PDF
4. Decida sobre los ajustes de división
   • Mantener documentos con todas sus páginas
   • Dividir por páginas
   • Combinar todos los documentos en uno
5. Elija carpeta de destino
6. Seleccione Solicitar firma electrónica
   • Destinatario: El/la destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma
   • Firmante adicional: Los/as usuarios/as seleccionados/as también recibirán una solicitud para firmar el archivo
7. Haga clic en Subir archivo
8. Una vez que se haya subido el documento, aplique filtros si es necesario, y seleccione a los/as empleados/as = destinatarios/as
9. Haga clic en Enviar a X empleados

A través del perfil del/la empleado/a

1. En su barra lateral, diríjase a Organización
2. Seleccione al/la empleado/a al que desea solicitar una firma electrónica
3. Suba un documento PDF
4. Elija carpeta de destino (si no está ya dentro de una carpeta)
5. Seleccione Solicitar firma electrónica
   • Destinatario: El/la destinatario/a del documento recibirá una solicitud de firma
   • Firmante adicional: Los/as usuarios/as seleccionados/as también recibirán una solicitud para firmar el archivo
6. Seleccione Indicar dónde colocar las firmas si desea colocar la firma
7. Arrastre y suelte las tarjetas de firma donde desee que el destinatario firme y redimensione si es necesario
8. Haga clic en Subir documento y solicitar firma electrónica

Estado de la firma electrónica

El estado de la firma electrónica está disponible en las listas de documentos y en el visor de documentos.

Estado del documento

En las listas de documentos, aparece el estado global, que variará según el estado de la(s) firma(s) solicitada(s).

Dentro del visor de documentos, puede ver el estado de cada firmante:

• Pendiente: El/la firmante aún no ha firmado el documento
• Firmado: El/la firmante ha completado y firmado el documento
• Rechazado: El/la firmante se ha negado a firmar el documento. Debe proporcionar una razón, que es recogida por Signaturit a través de un mensaje de texto. El/la solicitante recibirá una notificación por correo electrónico con la razón, y también se mostrará en el visor de documentos.
• Correo electrónico rebotado: La dirección de correo electrónico del firmante puede ser incorrecta o estar experimentando problemas de entrega, lo que lleva al rechazo por parte del servidor de correo. La firma electrónica se cancela automáticamente, y esta copia del documento no puede ser firmada. El/la solicitante recibirá una notificación por correo electrónico sobre el problema. Para resolverlo, verifique la dirección de correo electrónico y envíe una nueva solicitud de firma.
• Cancelado: La solicitud de firma ha sido cancelada porque el documento fue movido a la papelera o el periodo de firma expiró. Los/as firmantes recibirán un correo electrónico de notificación de Signaturit.
• Error: La solicitud de firma falló. Asegúrese de que el archivo no esté protegido contra escritura, tenga páginas, no esté dañado ni encriptado, y no exceda el límite de tamaño de 15 MB. Intente nuevamente con un documento válido.

Notificaciones de Firma Electrónica

El/la empleado/a recibirá:

• Una notificación por correo electrónico
• Una Tarea Pendiente en el panel de control

El/la Administrador/a recibirá:

• Una notificación por correo electrónico una vez que el documento haya sido firmado