Què és un canal segur i quins són els requisits de la UE?

1. Un canal de queixes ha de permetre la possibilitat de fer queixes tant per escrit com verbalment, així com per telèfon o altres sistemes de missatgeria de veu i en persona si ho sol·licita la persona que presenta la queixa.
2. Els canals de queixes han de garantir la confidencialitat de la identitat de la persona que presenta la queixa i de qualsevol tercera part esmentada en la queixa.
3. Hi ha l'obligació de reconèixer la recepció de la queixa en un període màxim de 7 dies des de la seva recepció.
4. Totes les queixes, incloent les anònimes, han de ser processades diligentment quan siguin acceptables d'acord amb la legislació nacional.
5. Es fixa un període màxim de 3 mesos per respondre a la persona que presenta la queixa sobre el processament de la queixa, comptant des del reconeixement de recepció o, si no hi va haver reconeixement de recepció, des de l'expiració del període de 7 dies des de la presentació de la queixa.

Com afegir una persona responsable de queixes?

Una persona responsable de queixes és una persona que treballa internament a l'empresa i que se li atorgarà autorització per accedir a les seccions de Queixes i processar la queixa.

La persona que presenta la queixa i la persona responsable de queixes atribuïda podran deixar comentaris i pujar adjunts a través de Factorial per assegurar que, fins i tot quan la queixa és anònima, tota la informació necessària per processar la queixa es proporcionarà completament.

Per afegir amb un/a responsable de queixes:

1. Al teu menú lateral, fes clic a Configuració
2. En la secció Persones, selecciona Canal segur
3. Dins de Persones responsables de queixes, fes clic a Afegeix persona responsable de queixes
4. Selecciona els/les empleats/es i fes clic a Desa

Com afegir una categoria de queixa?

Una categoria de queixa és una classificació utilitzada per organitzar queixes per al processament per part dels/les Responsables de Queixes.

La persona que presenta la queixa pot seleccionar entre les categories visibles.

De manera similar, un/a Responsable de Queixes pot reclassificar (canviar la categoria) més tard si és necessari.

Per afegir una categoria de queixa:

1. Al menú lateral, fes clic a Configuració
2. En la secció Persones, selecciona Canal segur
3. En la secció Categories, fes clic a Nova categoria
4. Introdueix el nom de la nova categoria i desa -la

Accés del responsable de queixes per categoria

La visibilitat de les queixes està delimitada pels/les responsables de categoria:

• Ser una persona responsable de queixes atorga accés bàsic a l'eina.
• Les assignacions de responsables de categoria determinen quines categories pot veure un/a responsable.
• Aquest accés s'aplica a queixes, missatges i notes.
• Les queixes sense categoritzar romanen visibles per a tots/es els/les responsables.
• Els/les responsables existents són inicialment assignats/des a totes les categories, preservant el seu accés existent. Els/les administradors/es poden configurar quins/les responsables són assignats/des a cada categoria.

Com crear una queixa amb Factorial?

Per tenir accés a l'enllaç de queixa:

1. Al teu menú lateral, fes clic a Configuració
2. En la secció Persones, selecciona Canal segur
3. Trobaràs l'enllaç de queixa a la secció Formulari de queixes

Accés al canal de denúncia
Els/les empleats/es poden accedir al canal de denúncia directament des de Factorial, a través de la icona ? situada a la cantó inferior dret de la pàgina o a la secció d'enllaços si l'empresa ha compartit l'enllaç allà.

Clients o altres parts externes podran accedir a l'enllaç si el publiques al teu lloc web o el comparteixes directament amb ells.

 

Per enviar una queixa:

1. Copia i obre l'enllaç del formulari de queixes al teu navegador
2. Omple el Formulari de queixes:
   • Quina és la teva relació amb l'empresa?
   • Tipus de mala conducta: Selecciona el tipus de mala conducta que millor s'ajusti a la queixa
   • Descripció de la queixa (obligatori): proporciona informació sobre les parts implicades, la ubicació, el temps i la causa de la queixa
   • Adjunts: afegeix qualsevol document, foto, etc. que pugui servir com a prova per a l'informe
     

     

3. Creació de contrasenya: la contrasenya manté la protecció i seguretat de la teva queixa

   

   
   

   La contrasenya serà necessària per entrar a la pàgina de seguiment del teu informe.

    
4. Codi de seguiment: aquest servirà com a nom d'usuari per accedir a la pàgina on has dipositat la teva queixa
   • La persona que reporta la queixa pot veure l'estat de la queixa i afegir comentaris addicionals amb context i documentació rellevant (si ho sol·licita el/la responsable de queixes)

Com procedir amb una queixa dins Factorial?

Per gestionar una queixa:

1. Al teu menú lateral, fes clic a Canal segur
2. Veureu una llista de queixes
3. Fes clic a la queixa per procedir
4. Un cop facis clic a la queixa:
   • Visió general: una llista d'informació sobre la queixa com la data de creació, data límit, descripció, categoria, estat i adjunts
   • Respostes públiques: per afegir comentaris i documents però també per visualitzar i canviar els diferents estatus de la queixa

Per arxivar una queixa:

1. Al teu menú lateral, fes clic a Canal segur
2. Veureu una llista de queixes
3. Fes clic a la queixa que vols eliminar
4. Ves a Canviar estat
5. Selecciona Arxivat

Com configurar la teva pròpia pàgina de política de denúncia

1. Al teu menú lateral, fes clic a Configuració
2. En la secció Persones, selecciona Canal segur
3. Ves a la secció URLs de polítiques externes i enganxa la teva URL externa