Was ist eine sichere Meldestelle und welche Anforderungen stellt die EU?

1. Eine sichere Meldestelle muss die Möglichkeit bieten, Beschwerden sowohl schriftlich als auch mündlich, telefonisch oder über andere Sprachnachrichtensysteme und auf Wunsch des Beschwerdeführers auch persönlich vorzubringen.
2. Die Beschwerdekanäle müssen die Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers und aller in der Beschwerde genannten Dritten gewährleisten.
3. Es besteht die Verpflichtung, den Eingang der Beschwerde innerhalb einer Frist von höchstens 7 Tagen nach deren Eingang zu bestätigen.
4. Alle Beschwerden, auch anonyme, müssen, sofern sie nach nationalem Recht zulässig sind, sorgfältig bearbeitet werden.
5. Für die Beantwortung der Beschwerdeanfrage an den Beschwerdeführer wird eine maximale Frist von 3 Monaten festgelegt, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Empfangsbestätigung oder, falls keine Empfangsbestätigung erfolgt, ab Ablauf von 7 Tagen ab Einreichung der Beschwerde.

Wie füge ich einen Beschwerdebeauftragten hinzu?

Ein Beschwerdebeauftragter ist eine Person, die intern im Unternehmen arbeitet und die Berechtigung erhält, auf die Beschwerdeabteilung zuzugreifen und die Beschwerde zu bearbeiten.

Die Person, die die Beschwerde einreicht, und der zuständige Beschwerdebeauftragte können über Factorial Kommentare hinterlassen und Anhänge hochladen, um sicherzustellen, dass auch bei einer anonymen Beschwerde alle zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlichen Informationen vollständig zur Verfügung gestellt werden.

Zum Hinzufügen mit einem Beschwerdebeauftragten:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Im Bereich „Personen“ Sichere Meldestelle auswählen
3. Klicken Sie "Hinweismanager hinzufügen“.
4. Wählen Sie die Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Auswählen.

Wie füge ich eine Beschwerdekategorie hinzu?

Eine Beschwerdekategorie ist eine Klassifizierung, die zur Organisation von Beschwerden für die Bearbeitung durch Beschwerdemanager verwendet wird.

Der Beschwerdeführer kann aus allen sichtbaren Kategorien auswählen.

Ebenso kann ein Beschwerdemanager die Kategorie bei Bedarf später ändern.

So fügen Sie eine Beschwerdekategorie hinzu:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen .
2. Wählen Sie im Bereich „Personen“ die Sichere Meldestelle aus.
3. Klicken Sie im Bereich „Kategorien“ auf „Neue Kategorie“.
4. Geben Sie den neuen Kategorienamen ein und speichern Sie ihn.

Wie erstelle ich eine Beschwerde mit Factorial ?

Um auf den Beschwerdelink zuzugreifen:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Im Bereich „Personen“ die Sichere Meldetstelle auswählen
3. Den Link zur Beschwerde finden Sie im Abschnitt „Hinweisformular“.

Zugang zum Hinweisgeberkanal
Mitarbeiter können den Hinweisgeberkanal direkt von Factorial über das Symbol ? in der unteren rechten Ecke der Seite aufrufen oder im Linkbereich, sofern das Unternehmen den Link dort geteilt hat.

Kunden oder andere externe Parteien können auf den Link zugreifen, wenn Sie ihn auf Ihrer Website veröffentlichen oder direkt mit ihnen teilen .

 

Um eine Beschwerde einzureichen:

1. Kopieren Sie den Link zum Beschwerdeformular und öffnen Sie ihn in Ihrem Browser.
2. Füllen Sie das Beschwerdeformular aus:
   • In welcher Beziehung stehen Sie zu dem Unternehmen?
   • Art des Fehlverhaltens : Wählen Sie die Art des Fehlverhaltens aus, die am besten zur Beschwerde passt.
   • Beschreibung der Beschwerde (obligatorisch): Bitte geben Sie Informationen über die beteiligten Parteien, den Ort, den Zeitpunkt und den Grund der Beschwerde an.
   • Anlagen: Fügen Sie alle Dokumente, Fotos usw. hinzu, die als Beweis für den Bericht dienen könnten. 
     

     

3. Passwortvergabe: Das Passwort dient dem Schutz und der Sicherheit Ihrer Beschwerde.

   

   
   

   Das Passwort wird benötigt, um auf die Folgeseite Ihres Berichts zu gelangen.

    
4. Folgecode: Dieser Code dient als Benutzername für den Zugriff auf die Seite, auf der Sie Ihre Beschwerde eingereicht haben.
   • Die Person, die die Beschwerde einreicht, kann den Status der Beschwerde einsehen und zusätzliche Kommentare mit Kontext und relevanten Dokumenten hinzufügen (sofern vom Beschwerdemanager angefordert).

Wie gehe ich bei einer Beschwerde innerhalb von Factorial vor?

So bearbeiten Sie eine Beschwerde:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf „Sichere Meldetstelle“.
2. Sie erhalten eine Liste der Beschwerden.
3. Klicken Sie auf die Beschwerde, um fortzufahren.
4. Sobald Sie auf die Beschwerde klicken:
   • Übersicht : Eine Liste mit Informationen zur Beschwerde, wie z. B. Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Kategorie, Status und Anhänge.
   • Öffentliche Stellungnahmen: Kommentare und Dokumente hinzufügen, aber auch die verschiedenen Bestimmungen der Beschwerde visualisieren und ändern.

Um eine Beschwerde zu archivieren:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Sichere Meldestelle.
2. Sie erhalten eine Liste der Beschwerden.
3. Klicken Sie auf die Beschwerde, die Sie löschen möchten.
4. Gehen Sie zu Status ändern
5. Archivierte Dateien auswählen

So konfigurieren Sie die Verlinkung zu einer bestehenden Meldestelle

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Im Bereich „Personen“ die Option „Sichere Meldestelle“ auswählen.
3. Gehen Sie zum Abschnitt „Externe Richtlinien-URLs“ und fügen Sie Ihre externe URL ein.