Aperçu
La fonctionnalité de téléchargement de documents pour les absences permet de demander et d'enregistrer des justificatifs directement dans la fiche d'absence. Cela contribue à centraliser la documentation, à faciliter le respect des politiques internes et à rendre la validation des absences plus claire et plus traçable.
Quand et pourquoi utiliser cette fonctionnalité
- Vous exigez que les employés joignent un justificatif pour chaque type d'absence.
- Vous souhaitez que les documents soient directement liés à l'absence dans Factorial .
- Vous souhaitez un processus d'approbation des absences plus clair et plus facilement vérifiable.
Ceci est particulièrement utile pour les absences telles que les congés maladie , les congés parentaux , les congés légaux ou toute autre absence justifiée nécessitant une documentation.
Autorisations requises
-
Pour les employés :
Aucune autorisation spéciale n'est requise. Les employés peuvent uniquement télécharger des documents relatifs à leurs propres absences . -
À l'attention des responsables ou des personnes chargées d'approuver les congés :
Autorisations de consulter les documents du dossier « Temps libre » s’ils ont besoin de télécharger ou de consulter des documents.
Comment configurer une absence avec téléchargement de documents
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres → Temps libre
- Sélectionnez l'onglet Type d'absence
- Cliquez sur Ajouter une absence ou sélectionnez « Modifier » un type d'absence existant
- Vérifiez ou complétez les informations de base (nom, police d'assurance, etc.).
- Activez l'option « Activer la pièce jointe ».
- (Facultatif) Activez l' option « Exiger le téléchargement de documents obligatoires » si le document est obligatoire pour justifier l'absence.
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la configuration
Si le document est requis, les employés ne pourront pas soumettre leur demande d'absence sans joindre au moins un fichier.
Comment les employés téléchargent des documents
Les employés peuvent télécharger des documents depuis leur profil en suivant ces étapes :
- Dans votre barre latérale, accédez à Temps libre
- Cliquez sur Ajouter un congé
- Sélectionnez l'absence, en l'occurrence un type autorisant le téléchargement de documents.
- Veuillez compléter les dates et les informations requises.
- Veuillez joindre le document dans le champ de téléchargement.
- Soumettez la demande.
Téléchargement de documents pour une absence existante
- Dans votre barre latérale, accédez à Temps libre
- Dans la section « Demandes de congés en attente d'examen », sélectionnez l'absence à laquelle vous souhaitez ajouter le document.
- En l'absence de détails, vous trouverez l'option pour le télécharger.
Les employés peuvent télécharger des documents même après la fin de leur absence , tant que celle-ci est enregistrée dans Factorial .
Les documents doivent être téléchargés à partir des détails de l'absence. Il est impossible de joindre des documents à des absences qui n'ont pas encore été créées.
Dépannage
-
Je ne peux pas télécharger de document pour une absence.
Assurez-vous que l' option « Autoriser le téléchargement de documents » est activée pour le type d'absence.
Vérifiez que l'absence a été correctement créée.
-
Un employé ne peut pas soumettre de demande d'absence
Vérifiez si le document est marqué comme obligatoire.
Assurez-vous que le fichier respecte les exigences de format et de taille autorisées.
-
Je ne peux pas voir les documents joints.
Veuillez confirmer que vous disposez de l'autorisation de consulter les absences de l'employé.
Ouvrez les détails de l'absence pour voir les fichiers joints.