La funció d'alertes de seguiment de temps està dissenyada per optimitzar la gestió de les fitxes horàries, facilitant que els gestors i els empleats identifiquin i resolguin les inconsistències. Amb aquesta funció, podeu solucionar ràpidament qualsevol problema sense haver de revisar manualment les fitxes horàries de cada empleat.

Des de la pàgina de seguiment del temps, ara podeu:

• Consulta la quantitat d'alertes i el seu tipus per període i empleat
• Filtra per tipus d'alerta
• Ordena per nombre d'alertes

A la pàgina del rellotge:

• Els dies amb inconsistències ara es ressalten en vermell i mostren una descripció emergent amb les alertes detectades.
• Podeu ajustar el full de temps per resoldre alertes

Configuració d'alertes de seguiment del temps

Podeu personalitzar les alertes relacionades amb el temps per fer un seguiment dels esdeveniments clau del flux de treball del vostre equip. Aquests són els tipus d'alerta que s'admeten actualment:

1. Horari d'entrada perdut : Visible quan l'opció "Activa l'alerta de registre d'entrada perdut" està habilitada a Condicions del full de temps. Aquest alerta s'activa quan un empleat que s'espera que treballi encara no ha registrat l'entrada, cosa que ajuda els gestors a identificar els membres de l'equip absents o que arriben tard.
2. Sense fitxar el torn : Visible quan l'opció "Restriccions de fitxar el torn" està habilitada i l'opció "Mantenir el torn com a no resolt" està seleccionada. Aquesta alerta marca els empleats que han fitxat l'entrada però no han fitxat la sortida, deixant el seu torn obert i no resolt.

3. Falta temps de descans : Visible quan l'opció "Alertes de descans durant el temps de treball" està habilitada. Aquesta alerta notifica als responsables quan un empleat no ha registrat cap descans durant el seu torn, cosa que pot indicar un risc de compliment de les normatives laborals.
4. Temps de descans insuficient : Visible quan l'opció "Alertes de descans durant el temps de treball" està habilitada. Aquesta alerta s'activa quan un empleat ha registrat un descans, però la seva durada cau per sota del llindar mínim requerit.

Gestió d'alertes i notificacions

Per ajudar a fer un seguiment de les alertes relacionades amb el temps, s'envien notificacions als gestors de manera regular.

• Resums setmanals i mensuals : els gestors rebran informació general de les alertes pendents del seu equip.

• Notificacions diàries : Per a problemes més urgents, podeu activar les notificacions diàries per mantenir-vos actualitzats en temps real.

Tipus d'alerta

• Configuració : Activeu l'opció "Alerta de no haver fitxat l'entrada" a Condicions del full de temps a la configuració de la política de seguiment del temps. Quan es crea una política nova per a una empresa amb la funció d'inconsistències de seguiment del temps activada, aquesta configuració s'activa per defecte.
• Com ho veuen els directius:
  • Tauler de control — Widget d'estat de l'equip: apareix una pestanya "Fitxatge d'entrada perdut" que mostra els empleats que encara no han fitxat l'entrada, amb un recompte. Cada empleat mostra una insígnia crítica vermella amb una icona de creu. Els responsables poden veure el retard de cada empleat (per exemple, "2 h 30 min de retard") i poden enviar un recordatori de fitxatge d'entrada per correu electrònic directament des del widget, ja sigui individualment o de manera massiva. El recordatori inclou un missatge personalitzat amb una opció per enviar una còpia al responsable.
  • Taula de seguiment del temps : una columna "Alertes" mostra una insígnia vermella amb el recompte total d'alertes per empleat. Els gestors poden filtrar la taula per tipus d'alerta, inclosa "No s'ha fitxat", per veure només els empleats afectats.
  • Consell d'incorporació: La primera vegada que la funció està activa, els gestors veuran una guia de 3 passos que explica les alertes a la pàgina de seguiment del temps.
• Com ho veuen els empleats :
  • Notificació push : els empleats reben una notificació push que diu "Recordeu fitxar l'entrada" amb la seva hora d'entrada programada.
  • Notificació per correu electrònic: S'envia un correu electrònic amb el text "Encara no has fitxat l'entrada, vas tard a la feina avui?" i l'hora programada.
  • Recordatori de fitxatge d'entrada del gestor : Si un gestor envia un recordatori, l'empleat rep una notificació a la safata d'entrada, un correu electrònic i/o una notificació push que indica que el seu gestor ha enviat un recordatori de fitxatge.
  • Mòbil: Apareix una trucada d'inconsistència a la pantalla de seguiment del temps.
  • Consell d'incorporació : els empleats veuen un tutorial pas a pas a la seva pàgina de registre d'entrada la primera vegada.
  • Resum setmanal: si no es resol, l'alerta apareix al correu electrònic de notificació setmanal de l'empleat amb un enllaç al seu full de temps.
• Resolució automàtica: l'alerta es resol automàticament quan l'empleat fitxa la feina, es registra una baixa aprovada per a aquell dia o no s'esperava que l'empleat treballés.

• Configuració : Activeu l'opció "Restriccions de sortida" a Condicions del full de temps i, a continuació, seleccioneu l'opció "Mantenir el torn com a no resolt". També es pot configurar un llindar de tolerància (en minuts): l'alerta només s'activa quan el temps treballat de l'empleat supera la durada estimada del torn més aquesta tolerància.
• Hi ha dos modes de restricció de temps de sortida :
  • Sol·licita la confirmació del temps de sortida : Mostra un modal de confirmació a l'empleat que li demana que triï entre registrar el temps treballat o confirmar el temps estimat. Aquest mode no crea un torn sense resoldre.
  • Mantenir el torn com a no resolt: Deixa el torn obert i no resolt quan se supera el llindar. Aquest és el mode que genera l'alerta de sortida perduda.
• Com ho veuen els directius:
  • Taula de seguiment del temps : la columna "Alertes" mostra el recompte d'alertes de sortida perdudes per empleat. Els gestors poden filtrar per "Sortida perduda".
  • Vista del full de temps: les files de torn afectades mostren una vora esquerra vermella. El camp de sortida del torn mostra --:--, cosa que indica que el torn no està resolt. Els gestors amb permisos d'edició veuen una icona de llapis per crear sol·licituds d'edició.
  • Desplegable d'alerta: Si passes el cursor per sobre de la insígnia d'alerta, es mostra "Falta el rellotge de sortida" amb una descripció.
• Com ho veuen els empleats:
  • Web — Widget de fitxar l'entrada: apareix un widget "Heu oblidat de fitxar la sortida" amb el missatge "Heu deixat un torn sense resoldre el dia" i opcions per a "Resoldre" o "Ignorar".
  • Mòbil — Widget: Un bàner destacat diu "Sembla que t'has oblidat de fitxar la sortida" amb la data i un botó "Resol".
  • Mòbil — Vista diària: El torn afectat mostra l'etiqueta "Sense resoldre". El camp de tancament de torn mostra --:-- en vermell.
  • Comportament del torn : quan un empleat intenta fitxar l'entrada mentre té un torn no resolt, el sistema crea una nova fitxa d'entrada en comptes de fitxar la sortida; el torn antic roman sense resoldre fins que es corregeix manualment.

• Configuració : Activeu les alertes, recordatoris i correccions de pausa a la política de seguiment del temps. Requereix:
  • Cal activar les pauses manuals (els empleats poden fer un seguiment de les pauses).
  • Cal activar les normes de temps de descans.
  • Cal configurar com a mínim una regla de durada de les pauses (per exemple, "Després de 6 hores de feina, cal una pausa de 30 minuts"). Es poden definir fins a 3 regles per política.
  • El mode de gestió de les infraccions de pausa ha d'estar definit com a "Sense acció" (només alerta). Si està definit com a "Correcció automàtica", el sistema dedueix automàticament el temps de pausa en lloc de mostrar alertes.
  • Les regles de durada de les pauses defineixen llindars: per exemple, 4 h → 15 min de pausa, 6 h → 30 min de pausa, 8 h → 45 min de pausa. El sistema selecciona la regla aplicable més alta en funció de les hores treballades.
• Com ho veuen els directius:
  • Taula de seguiment del temps : el recompte d'alertes inclou les infraccions de temps de pausa perdut. Es pot filtrar per "Temps de pausa perdut".
  • Full de temps — Fila de torn: Una etiqueta d'alerta vermella a cada torn afectat mostra la norma específica violada (per exemple, "Després de 6 hores de treball cal una pausa de 30 minuts").
• Com ho veuen els empleats:
  • Web — Widget del tauler de control: apareix un widget "Alertes d'interrupció" amb una descripció de la infracció i dues opcions: "Revisar el full de temps" o "Ignorar".
  • Web — Modal de fitxatge de sortida: Quan es fitxa la sortida amb una violació del temps de descans, un modal avisa sobre un temps de descans insuficient amb opcions per "Fitxar la sortida" o "Fitxar la sortida i corregir" (navega a la fitxa horària).
  • Mòbil : apareix una pantalla superposada al moment de la sortida que explica la infracció (per exemple, "Heu treballat més de 6 hores amb un temps de descans insuficient. Cal fer un descans de 30 minuts").
  • Notificació push : s'envia un recordatori durant la feina: "Recorda fer una pausa de 30 minuts cada 6 hores de feina".

• Configuració:
  • Utilitza la mateixa configuració que a Temps de pausa perdut (a Alertes, recordatoris i correccions de pausa). La configuració clau és la durada mínima de la pausa (base_minimal_duration), és a dir, la durada mínima que ha de tenir qualsevol sessió de pausa (per exemple, 15 minuts). Això és independent de les regles totals de temps de pausa. S'aplica la mateixa regla de supressió de correcció automàtica: si "Correcció automàtica" està activada, les alertes se suprimeixen i les correccions s'apliquen automàticament.
• Com ho veuen els directius:
  • Taula de seguiment del temps: el recompte d'alertes inclou infraccions de durada de pausa insuficient. Es pot filtrar per "Durada de pausa insuficient".
  • Full de temps — Fila de torns: Una etiqueta d'alerta vermella mostra "Les pauses han de tenir una durada mínima de X minuts".
• Com ho veuen els empleats:
  • Web — Widget del tauler de control: el mateix widget "Alertes de pausa" que "Temps de pausa perdut", amb una descripció específica de la violació de la durada mínima.
  • Mòbil — Modal : Quan finalitza una pausa massa curta, un modal diu "La teva pausa és massa curta" amb la durada mínima i els minuts restants, i ofereix "Continua la pausa" o "Torna a la feina".
  • Mòbil — Superposició de la data de sortida: Si es fa la sortida amb una pausa curta, una superposició explica que "Les pauses han de tenir una durada mínima de X minuts".