Quan es crea un nou empleat a Factorial, es crea una actualització d'empleat. Pots obrir-la i verificar que totes les dades són correctes, i després marcar-la com a "Completada" per sincronitzar el canvi amb Silae.

Altres coses importants a tenir en compte:

• Quan creïs l'empleat i carreguis la informació del contracte, assegura't que la DATA DEL CONTRACTE sigui la mateixa a SILAE. En cas contrari, Silae crearà un nou contracte, la qual cosa donarà lloc a una duplicació.
• Quan tinguis empleats sense número de la Seguretat Social → Has de crear l'empleat a Silae primer per obtenir un número de la Seguretat Social provisional (després de la primera nòmina), i després introduir-lo a Factorial. A partir d'aquest moment, podràs sincronitzar els canvis d'aquest empleat de Factorial a Silae.
• La data de naixement i el sexe proporcionats han de ser coherents amb el número de la Seguretat Social.
• El cognom de naixement és obligatori. Si es deixa en blanc, el cognom utilitzat es tractarà com a cognom de naixement per evitar que la creació es bloquegi.
• La matrícula no s'ha d'afegir a Factorial. Quan la nova contractació es sincronitzi, emplenarem automàticament el camp matrícula a Factorial. Pots habilitar una opció a Silae per assegurar la unicitat del número de personal en diversos fitxers o grups de fitxers si és necessari.
• La raó d'inici d'ocupació s'enviarà per defecte com el codi 001: Contractació, inici d'activitat, reclutament directe o reclutament per concurs (servei públic), inici de destacament, inici de la vida cultural (religions). Pots modificar-ho a Silae, si és necessari.

Camps que s'envien a Silae

1. Dades de l'empleat
   • Nom
   • Cognom
   • Número de la Seguretat Social (el client ha de seleccionar el número de la Seguretat Social al camp de número d'identificació)
   • Cognom de soltera (si es deixa en blanc a Factorial, el nom es sincronitzarà també aquí)
   • Sexe
   • Correu electrònic professional
   • Correu electrònic personal (si es deixa en blanc a Factorial, el correu electrònic personal se substituirà pel correu electrònic professional)
   • Telèfon mòbil
   • Adreça del domicili (ciutat, país, estat, carrer, número i codi postal)
   • Codi de comuna INSEE
   • Data de naixement
   • Departament de naixement (el pren del NSS i si és fora de França, s'envia com a codi "99" i l'usuari ha d'editar-lo manualment a Silae)
   • Codi del país de naixement (el pren del NSS)
   • Nacionalitat
   • IBAN
   • BIC
2. Dades del contracte
   • Data d'antiguitat a l'empresa (basada en el camp Data d'inici del contracte de Factorial)
   • Data d'entrada (basada en el camp Data d'inici del contracte de Factorial)
   • Data d'inici del contracte (basada en la Data de vigència del contracte de Factorial)
   • Data d'inici de la versió del contracte (basada en la Data de vigència del contracte de Factorial)
   • Data de finalització
   • Raó d'inici (raó sincronitzada per defecte: 001)
   • Establiment
   • Títol de treball - sota "altre títol de treball"
   • Codi del contracte de treball (ha de ser un tipus de contracte disponible per defecte a Factorial)
   • Salari base (ha de ser mensual)
   • Per a empleats per hores → Hores de treball en el contracte (ha de ser mensual. Omplirà els camps "Hores mensuals normals" i "Hores extres mensuals" a Silae)
   • Per a empleats amb un contracte per dies → Nombre de dies

Quan el perfil o les dades del contracte d'un empleat s'actualitzen a Factorial, es crea una actualització d'empleat. Pots obrir-la i verificar que totes les dades són correctes, i després marcar-la com a "Completada" per sincronitzar el canvi amb Silae.

Els següents camps generaran una actualització d'empleat que es pot sincronitzar amb Silae:

1.  Dades de l'empleat
   • Cognom
   • Nom
   • Correu electrònic professional
   • Telèfon mòbil
   • Adreça del domicili (ciutat, país, estat, carrer, número i codi postal)
   • Nacionalitat (només es canvia el codi, el text s'ha de canviar manualment des de Silae)
   • IBAN
   • BIC
2.  Dades del contracte - Sincronització temporalment suspesa
   • Data d'inici d'ocupació
   • Data d'inici del contracte
   • Data d'antiguitat a l'empresa
   • Data d'entrada
   • Data de finalització
   • Establiment
   • Títol de treball (sota "altre títol de treball")
   • Codi del contracte de treball (ha de ser un tipus de contracte disponible per defecte a Factorial)
   • Salari base (ha de ser el salari mensual)
   • Per a empleats per hores:
     • Hores contractuals - les hores mensuals o setmanals s'han d'introduir (aquestes ompliran els camps "Hores mensuals normals" i "Hores extres mensuals" a Silae)
   • Per a empleats amb un contracte per dies:
     • Nombre de dies

Quan l'absència d'un empleat és aprovada a Factorial, es crea una actualització de nòmina. Pots verificar que totes les dades són correctes, i després marcar l'incident com a “Completat” per sincronitzar les dades amb Silae.

Tipus d'absències que es poden sincronitzar

Les absències de mig dia, de dia complet i per hores es poden sincronitzar. Les absències que impliquen regles complexes (com ara períodes de carència, subsidis de la Seguretat Social, complements de l'ocupador o llindars) s'envien des de Factorial però es calculen a Silae, que en aquest cas actua com el sistema mestre. Silae determina tant la durada retribuïda com les quantitats a pagar.

Altres absències, generalment més senzilles, es gestionen directament a Factorial, que actua com el sistema mestre — no es requereix cap processament addicional per part de Silae.

•  Les vacances pagades i els RTT s'han d'enviar sempre en dies o mitjos dies.
• La baixa per malaltia és calculada per Silae. Si s'envia en dies, es processa automàticament.
• Les absències per hores han de tenir els seus comptadors configurats correctament en hores (per exemple, formació, permís de conversió, dies festius, permís compensatori, permís remunerat/no remunerat).

Si s'envien diversos dies d'absències per hores, el total d'hores pot no mostrar-se immediatament, però el càlcul es reflecteix amb precisió a la nòmina.

Modificar i eliminar una absència sincronitzada

Si una absència que ja ha estat sincronitzada amb Silae es modifica o elimina posteriorment, també s'ha d'actualitzar o eliminar manualment a Silae. Pots exportar un fitxer delta de Factorial per realitzar actualitzacions massives. Actualment estem treballant per millorar aquest procés.

La integració recupera els comptadors de permisos acumulats de Silae a Factorial de forma recurrent obtenint els permisos acumulats.

Els comptadors s'actualitzen un cop al mes, basant-se en la data de validació de la nòmina (indicada per una bombolla verda a Silae). Després d'aquesta actualització, els comptadors de vacances pagades (CP) i RTT es completen automàticament tant amb els dies ja acumulats l'any anterior (N-1) com amb els dies que s'estan acumulant actualment a l'any en curs (N).

Com recuperar comptadors de permisos acumulats de SILAE a Factorial?

1. Abans d'activar els comptadors, has d'establir els comptadors de permisos per a totes les polítiques de permisos a 0 dies disponibles.
2. A més, has de configurar els comptadors de permisos a la configuració de Marketplace. Cada línia correspon a un comptador diferent, vinculat a una política de permisos.
    

3. Una vegada activats i els codis dels comptadors completats, els comptadors acumulats de Factorial s'ajustaran 5 dies després que el cicle de nòmina es tanqui a Silae. Un cop realitzat l'ajust, l'usuari veurà una nota al comptador que diu “Actualitzat automàticament per Silae + un codi.” No obstant això, l'empleat no rebrà cap notificació.
4. Els dies disponibles han de ser ajustats manualment per l'administrador exportant les dades de Silae i important-les a Factorial.

Llista de comptadors i els seus codis associats a Silae:

Si es produeix un error de sincronització, s'enviarà un informe d'error al client per correu electrònic. El client ha d'especificar l'adreça de correu electrònic a la qual desitja que s'enviï l'informe.

Aquests informes proporcionaran un resum detallat de totes les dades enviades a Silae, juntament amb l'estat de la seva actualització, la qual cosa permetrà a l'usuari:

• Verificar que totes les dades s'han transmès correctament.
• Identificar i resoldre qualsevol problema relacionat amb dades que no es van transferir amb èxit.

Aquí tens un exemple d'un informe d'error:

La nova contractació NO es sincronitzarà (donarà un error).

Les dades de la nova contractació a Factorial sobreescriuran les dades de l'empleat existent a Silae.

La majoria de les dades es sincronitzen de Factorial a Silae. No obstant això, hi ha 2 punts de dades específics que es sincronitzen de Silae a Factorial:

• Matrícula - es sincronitza amb Factorial una vegada que l'empleat és creat a Silae
• Comptadors de temps lliure - s'ajusten automàticament a Factorial 5 dies després del càlcul de la nòmina a Silae

Perquè un empleat pugui ser creat a Silae, el número de la Seguretat Social (NSS) ha d'estar emplenat. Si un empleat no el té, l'empleat ha de ser creat manualment tant a Silae com a Factorial. Una vegada que el NSS temporal és assignat a Silae, hauràs de copiar-lo i enganxar-lo a Factorial.

• Les dades de naixement i el número de la Seguretat Social no són coherents
• Els codis no estan emplenats a la pàgina Marketplace de Factorial.
• Falta d'accés a l'API per a alguns expedients de clients.