I dati vengono trasferiti da Factorial a Silae tramite la sezione "Aggiornamenti buste paga dipendenti" . Qualsiasi azione intrapresa in Factorial che influisca sulla busta paga genererà un aggiornamento sulla busta paga del dipendente.

Per garantire la corretta sincronizzazione degli aggiornamenti, è importante attivare gli aggiornamenti dei dipendenti in Factorial . Questi possono includere nuove assunzioni, modifiche contrattuali, aggiornamenti dei dati personali e assenze. Per farlo, vai su Impostazioni > Paghe > Aggiornamenti dipendenti e abilita tutti gli aggiornamenti che desideri sincronizzare con Silae.

Quando viene generato un aggiornamento dipendente, potrai esaminarlo e inviarlo a Silae contrassegnandolo come "Completato".

Quando si crea un nuovo dipendente in Factorial , viene creato un aggiornamento dipendente. È possibile aprirlo e verificare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altri aspetti importanti da considerare:

• Quando si crea un dipendente e si caricano le informazioni sul contratto, assicurarsi che la DATA CONTRATTO sia la stessa in SILAE. In caso contrario, Silae creerà un nuovo contratto, con conseguente duplicazione.
• Se hai dipendenti senza codice fiscale → Devi prima creare il dipendente in Silae per ottenere un codice fiscale provvisorio (dopo la prima busta paga), quindi inserirlo in Factorial . Da quel momento in poi, potrai sincronizzare le modifiche di questo dipendente da Factorial a Silae.
• La data di nascita e il sesso indicati devono essere coerenti con il numero di previdenza sociale .
• Il nome di nascita è obbligatorio. Se lasciato vuoto, il cognome utilizzato verrà considerato come nome di nascita per evitare di bloccare la creazione.
• Non è necessario aggiungere la matricola in Factorial . Quando il nuovo assunto viene sincronizzato, il campo matricola verrà automaticamente compilato in Factorial . È possibile abilitare un'opzione in Silae per garantire l'univocità del numero di matricola in più file o gruppi di file, se necessario.
• Il motivo di inizio impiego verrà inviato di default con il codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o tramite concorso (servizio pubblico), inizio distacco, inizio attività culturale (religioni). È possibile modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Sila

1. Dati dei dipendenti
   • Nome di battesimo
   • Cognome
   • Codice fiscale (il cliente deve selezionare il codice fiscale nel campo del numero di identificazione)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial , anche il nome verrà sincronizzato qui)
   • Genere
   • Email professionale
   • Email personale (se lasciato vuoto in Factorial , l'email personale verrà sostituita dall'email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero civico e codice postale)
   • Codice comunale INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal SSN e se è fuori dalla Francia, viene inviato come codice "99" e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice del paese di nascita (lo prende dal codice fiscale)
   • Nazionalità
   • Codice IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di ingresso (in base al campo Data di inizio del contratto di Factorial )
   • Data di inizio del contratto (in base alla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Versione del contratto Data di inizio (in base alla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Data di fine
   • Motivo di avvio (per impostazione predefinita motivo sincronizzato: 001)
   • Istituzione
   • Titolo di lavoro - sotto "altro titolo di lavoro"
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere mensile o annuale)
   • Per i dipendenti a ore → Ore di lavoro nel contratto (devono essere su base mensile o settimanale). Verranno compilati i campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili straordinari" in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero → Numero di giorni

Quando il profilo o i dati contrattuali di un dipendente vengono aggiornati in Factorial , viene creato un aggiornamento dipendente. È possibile aprirlo e verificare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento del dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1. Dati dei dipendenti
   • Cognome
   • Nome di battesimo
   • Email professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero civico e codice postale)
   • Nazionalità (viene modificato solo il codice, il testo deve essere modificato manualmente da Silae)
   • Codice IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di inizio dell'occupazione
   • Data di inizio del contratto
   • Data di ingresso
   • Data di fine
   • Istituzione
   • Titolo di lavoro (sotto "altro titolo di lavoro")
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere lo stipendio mensile)
   • Per i dipendenti orari:
     • Ore contrattuali: è necessario inserire le ore mensili o settimanali (che andranno a popolare i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinari” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero:
     • Numero di giorni

Quando l'assenza di un dipendente viene approvata in Factorial , viene creato un aggiornamento della busta paga del dipendente. È possibile verificare che tutti i dati siano corretti e quindi contrassegnare l'incidente come "Completato" per sincronizzare i dati con Silae.

Tipologia di assenze sincronizzabili

È possibile sincronizzare le assenze di mezza giornata, giornata intera e orarie. Le assenze che prevedono regole complesse (come periodi di attesa, indennità previdenziali, integrazioni aziendali o soglie) vengono inviate da Factorial ma calcolate in Silae , che in questo caso funge da sistema master . Silae determina sia la durata retribuita sia gli importi da pagare.

Altre assenze, generalmente più semplici, vengono gestite direttamente in Factorial , che funge da sistema master : non è richiesta alcuna ulteriore elaborazione da parte di Silae.

• Le ferie retribuite e le RTT devono sempre essere inviate in giorni o mezze giornate .
• I giorni di malattia vengono calcolati da Silae. Se inviati in giorni, vengono elaborati automaticamente.
• Le assenze orarie devono avere i relativi contatori correttamente configurati in ore (ad esempio formazione, congedo di conversione, festività, congedo compensativo, congedo retribuito/non retribuito).

Se vengono inviati più giorni di assenze orarie, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente , ma il calcolo viene riportato accuratamente nella busta paga .

Modifica ed eliminazione di un'assenza sincronizzata

Se un'assenza già sincronizzata con Silae viene successivamente modificata o eliminata, è necessario aggiornarla o rimuoverla manualmente anche in Silae. È possibile esportare un file delta da Factorial per eseguire aggiornamenti in blocco. Stiamo attualmente lavorando per migliorare questo processo.

L'integrazione recupera i contatori di ferie aumentate da Silae a Factorial su base ricorrente, ottenendo le ferie accumulate. I contatori vengono aggiornati una volta al mese, all'inizio di ogni mese successivo. Dopo questo aggiornamento, i contatori di ferie retribuite (CP) e RTT vengono completati automaticamente e, per il CP, vengono calcolati sia i giorni già aumentati nell'anno precedente (N-1) sia i giorni attualmente in aumento nell'anno in corso (N). Per la sincronizzazione del saldo ferie, gli ID dei dipendenti Silae devono essere presenti e identici in Factorial .

Come recuperare i contatori delle ferie maturate da SILAE a Factorial ?

1. Prima di attivare i contatori, è necessario impostare i contatori delle ferie per tutte le policy sulle ferie su 0 giorni disponibili.
2. Inoltre, è necessario configurare i contatori delle ferie nelle impostazioni del Marketplace. Ogni riga corrisponde a un contatore diverso, collegato a una policy sulle ferie.
   

3. Una volta attivati e completati i codici dei contatori, i contatori maturati Factorial verranno aggiornati 5 giorni dopo la chiusura del ciclo di pagamento in Silae. Una volta effettuata la modifica, l'utente visualizzerà una nota nel contatore con la dicitura " Aggiornato automaticamente da Silae + un codice". Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.
4. I giorni disponibili devono essere regolati manualmente dall'amministratore esportando i dati da Silae e importandoli in Factorial .

Elenco dei contatori e dei relativi codici in Silae:

In caso di errore di sincronizzazione, verrà inviato un report di errore al cliente via e-mail. Il cliente dovrà specificare l'indirizzo e-mail a cui desidera ricevere il report.

Questi report forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi relativi ai dati che non sono stati trasferiti correttamente.

Ecco un esempio di segnalazione di errore:

Il nuovo assunto NON verrà sincronizzato (verrà generato un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente esistente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 punti dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial :

• Matricule - sincronizzato con Factorial una volta che il dipendente è stato creato in Silae
• Contatori di ferie - regolati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae

Per creare un dipendente in Silae, è necessario inserire il codice fiscale (SSN). Se un dipendente non ne è in possesso, deve essere creato manualmente sia in Silae che in Factorial . Una volta assegnato il codice fiscale temporaneo in Silae, sarà necessario copiarlo e incollarlo in Factorial .

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non vengono compilati nella pagina Factorial Marketplace.
• Nessun accesso API per alcuni dossier client.