Was ist ein Vertrauenskanal und was sind die EU-Anforderungen?
- Ein Beschwerdekanal muss die Möglichkeit bieten, Beschwerden sowohl schriftlich als auch mündlich, per Telefon oder anderen Sprachmitteilungssystemen und persönlich, falls vom Beschwerdeführer gewünscht, einzureichen.
- Die Beschwerdekanäle müssen die Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers und aller in der Beschwerde genannten Dritten garantieren.
- Es besteht die Verpflichtung, den Eingang der Beschwerde innerhalb einer maximalen Frist von 7 Tagen nach Eingang zu bestätigen.
- Alle Beschwerden, einschließlich anonymer, müssen sorgfältig bearbeitet werden, wenn sie gemäß dem nationalen Recht akzeptabel sind.
- Es wird eine maximale Frist von 3 Monaten festgelegt, um dem Beschwerdeführer über die Bearbeitung der Beschwerde zu antworten, gerechnet ab der Empfangsbestätigung oder, falls keine Empfangsbestätigung vorliegt, ab dem Ablauf der Frist von 7 Tagen nach Einreichung der Beschwerde.
Wie füge ich einen Beschwerdemanager hinzu?
Ein Beschwerdemanager ist eine Person, die intern im Unternehmen arbeitet und die Berechtigung erhält, auf die Beschwerdeabschnitte zuzugreifen und die Beschwerde zu bearbeiten.
Die Person, die die Beschwerde einreicht, und der zugewiesene Beschwerdemanager können Kommentare hinterlassen und Anhänge über Factorial hochladen, um sicherzustellen, dass selbst wenn die Beschwerde anonym ist, alle Informationen, die zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlich sind, vollständig bereitgestellt werden.
So fügen Sie einen Beschwerdemanager hinzu:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
- Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
- Klicken Sie im Abschnitt Beschwerdemanager/in auf Beschwerdemanager/in hinzufügen
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Speichern
Jeder Benutzer, unabhängig von seiner Rolle, kann als Beschwerdemanager/in zugewiesen werden. Es sind keine zusätzlichen Berechtigungen erforderlich – es genügt, als Beschwerdemanager/in benannt zu werden.
Wie füge ich eine Beschwerdekategorie hinzu?
Eine Beschwerdekategorie ist eine Klassifizierung, die verwendet wird, um Beschwerden zur Bearbeitung durch Beschwerdemanager zu organisieren.
Die Person, die die Beschwerde einreicht, kann aus allen sichtbaren Kategorien auswählen.
Ebenso kann ein Beschwerdemanager die Kategorie später bei Bedarf umklassifizieren (ändern).
So fügen Sie eine Beschwerdekategorie hinzu:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen
- Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
- Klicken Sie im Abschnitt Kategorien auf Neue Kategorie
- Geben Sie den neuen Kategorienamen ein und speichern Sie ihn
Zugriff des Beschwerdemanagers nach Kategorie und juristischer Person
Die Sichtbarkeit von Beschwerden ist durch die Kategorienmanager eingeschränkt:
- Als Beschwerdemanager/in erhält man grundlegenden Zugriff auf den Vertrauenskanal.
- Kategoriezuweisungen bestimmen, welche Kategorien ein Manager sehen kann.
- Die Zuweisungen juristischer Personen bestimmen, welche juristischen Personen ein Manager sehen kann.
- Um auf eine Beschwerde zuzugreifen, muss ein Manager sowohl der Kategorie als auch der juristischen Person zugewiesen sein, die mit der Beschwerde verbunden ist.
- Die Zuweisung nur zur Kategorie oder nur zur juristischen Person reicht nicht aus.
- Dieser Zugriff gilt für Beschwerden, Nachrichten und Notizen.
- Ein Manager kann mehreren juristischen Personen zugewiesen werden, und eine juristische Person kann mehrere Manager haben.
- Beschwerden ohne juristische Person bleiben für alle Manager sichtbar.
- Bestehende Manager sind zunächst allen juristischen Personen zugewiesen, wodurch ihr bestehender Zugriff erhalten bleibt. Unternehmen können dann die entsprechenden Manager für jede juristische Person konfigurieren.
Zuweisung juristischer Personen für Beschwerden
Jede Beschwerde ist mit einer juristischen Person verknüpft.
- Wenn das Unternehmen nur eine juristische Person hat, wird diese automatisch zugewiesen, wenn die Beschwerde über das öffentliche Meldeformular eingereicht wird.
- Wenn das Unternehmen mehrere juristische Personen hat, wird der Meldende aufgefordert, eine auszuwählen.
- Die juristische Person wird nicht aus dem Meldenden abgeleitet.
- Manager können eine Beschwerde in eine andere juristische Person aus den Beschwerdedetails verschieben. Die Änderung wird im Audit-Protokoll aufgezeichnet.
- Wenn ein/e Mitarbeiter/in nach der Einreichung einer Beschwerde die juristische Person wechselt, bleibt die bestehende Beschwerde mit der juristischen Person verknüpft, unter der sie ursprünglich eingereicht wurde.
Wie erstelle ich eine Beschwerde mit Factorial?
Factorial bietet Ihnen eine angepasste Seite mit Einstellungen aus der Anpassung Ihres Unternehmens.
Um Zugriff auf den Beschwerde-Link zu haben:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
- Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
- Sie finden den Beschwerde-Link im Abschnitt Beschwerdeformular
Zugriff auf den Hinweisgeberschutzkanal
Mitarbeiter können direkt über Factorial auf den Hinweisgeberschutzkanal zugreifen, über das Symbol ?, das sich in der unteren rechten Ecke der Seite oder im Linkbereich befindet, wenn das Unternehmen den Link dort geteilt hat.
Kunden oder andere externe Parteien können auf den Link zugreifen wenn Sie ihn auf Ihrer Website veröffentlichen oder direkt mit ihnen teilen.
Um eine Beschwerde zu senden:
- Kopieren Sie den Link zum Beschwerdeformular und öffnen Sie ihn in Ihrem Browser
- Füllen Sie das Beschwerdeformular aus:
- Was ist Ihre Beziehung zum Unternehmen?
- Art des Fehlverhaltens: Wählen Sie die Art des Fehlverhaltens aus, die am besten zur Beschwerde passt
- Beschreibung der Beschwerde (obligatorisch): Geben Sie Informationen zu den beteiligten Parteien, dem Ort, der Zeit und dem Grund der Beschwerde an
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Anhänge: Fügen Sie alle Dokumente, Fotos usw. hinzu, die als Nachweis für den Bericht dienen könnten
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Passwort erstellen: Das Passwort schützt die Sicherheit Ihrer Beschwerde
Das Passwort wird benötigt, um auf die Nachverfolgungsseite Ihres Berichts zuzugreifen.
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Nachverfolgungscode: Dies dient als Benutzername, um auf die Seite zuzugreifen, auf der Sie Ihre Beschwerde abgegeben haben
- Die Person, die die Beschwerde meldet, kann den Status der Beschwerde sehen und zusätzliche Kommentare mit Kontext und relevanter Dokumentation hinzufügen (wenn vom Beschwerdemanager angefordert)
Falls Sie weitere Informationen zu Ihrer Beschwerde hinzufügen möchten, drücken Sie auf Nachverfolgen eine Beschwerde und geben Sie Ihre Beschwerdenummer und Passwort ein.
Alle Informationen werden verschlüsselt, um sicherzustellen, dass die Privatsphäre während der Übertragung der Informationen gewahrt bleibt. Darüber hinaus kann nur die benannte Person auf die Beschwerden zugreifen.
Wie gehe ich mit einer Beschwerde innerhalb von Factorial vor?
Um eine Beschwerde zu verwalten:
Nur Beschwerdemanager können Beschwerden verwalten.
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Vertrauenskanal
- Sie haben eine Liste der Beschwerden
- Klicken Sie auf die Beschwerde, um fortzufahren
- Sobald Sie auf die Beschwerde klicken:
- Überblick: eine Liste von Informationen über die Beschwerde wie Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Kategorie, Status und Anhänge
- Öffentliche Antworten: um Kommentare und Dokumente hinzuzufügen, aber auch um die verschiedenen Statuten der Beschwerde zu visualisieren und zu ändern
Wenn eine Beschwerde erstellt oder aktualisiert wird (z.B. wenn eine neue Nachricht gesendet oder ein neuer Anhang vom Beschwerdeführer hochgeladen wird), erhält der Beschwerdemanager eine neue ausstehende Aufgabe in seinem Dashboard und eine E-Mail-Benachrichtigung.
Um den Status zu ändern, klicken Sie auf: Status ändern und Sie können ihn auf In Bearbeitung, Bearbeitet, Abgelehnt und Archiviert. ändern
Um eine Beschwerde zu archivieren:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Vertrauenskanal
- Sie haben eine Liste der Beschwerden
- Klicken Sie auf die Beschwerde, die Sie löschen möchten
- Gehen Sie zu Status ändern
- Wählen Sie Archiviert
Benachrichtigungen
Eine Benachrichtigung wird an den Beschwerdemanager gesendet:
- Jedes Mal, wenn ein neuer Beschwerdefall erstellt wird
- Jedes Mal, wenn ein Beschwerdeführer im Vertrauenskanal antwortet
Wie konfiguriere ich meine eigene Hinweisgeberschutzrichtlinien-Seite
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Einstellungen
- Wählen Sie im Abschnitt Personen Vertrauenskanal
- Gehen Sie zum Abschnitt Externe Richtlinien-URLs und fügen Sie Ihre externe URL ein
