Antes de utilizar la herramienta de Compensación, el primer paso es activar y personalizar tus conceptos de nómina. Estos conceptos son los elementos fundamentales que componen el salario de un/a empleado/a, definiendo tanto ingresos como deducciones; por ejemplo, un salario fijo mensual, vales de comida, retenciones fiscales o contribuciones de la empresa. Organizar los detalles salariales en conceptos facilita la gestión, seguimiento y análisis de la nómina.

Gestión de conceptos de nómina

Puedes gestionar los conceptos de nómina yendo a:

Configuración → Compensación → Configuración de conceptos de nómina

Desde aquí, puedes:

• Crear nuevos conceptos que se ajusten a las necesidades de tu empresa
• Elegir un nombre preferido para los conceptos existentes
• Activar o desactivar conceptos dependiendo de si deseas utilizarlos

Categorías de conceptos de nómina

En Factorial, los conceptos se agrupan en categorías claras:

• Ingresos – Salario fijo, salario variable, beneficios en especie, bonificaciones, etc.
• Deducciones – Impuestos, seguridad social u otras retenciones
• Contribuciones de la empresa – Beneficios pagados por el empleador
• Valores resumidos – Totales e informes para mejores insights

¿Qué hay en un concepto de nómina?

Cada concepto incluye:

• Nombre – Cómo se llama (por ejemplo, “Salario base”)
• Categoría – El grupo al que pertenece (por ejemplo, “Ingresos – Fijo”)
• Descripción – Una breve explicación de su propósito
• Unidad – Lo que mide (dinero, distancia, tiempo y unidades)

Esta estructura asegura claridad y consistencia en la gestión de nómina a través de Factorial.

Cómo activar alertas para compensaciones no definidas

Para ayudar a prevenir posibles errores humanos, el módulo de Compensación permite a las empresas activar alertas para compensaciones pendientes o no definidas. Estas alertas aseguran que todos los ítems de compensación sean correctamente rastreados y gestionados.

Compensaciones pendientes

• Lo que significa: Las compensaciones definidas en el contrato de un/a empleado/a aparecen como pendientes cuando son debidas en un ciclo de nómina
• Cuándo se activan las alertas: Puedes configurar la fecha en cada ciclo cuando se envían las alertas, para que nada se olvide
• Resolución: Una vez que la compensación está definida, la alerta desaparece automáticamente

Pasos para activar alertas

1. Ve a Configuración → Compensación → Preferencias
2. Ubica Alerta de compensación faltante
3. Elige tu día preferido del mes para recibir la alerta

Cómo definir la compensación desde el contrato de un/a empleado/a

1. En la barra lateral, ve a Organización
2. Selecciona al/la empleado/a que deseas actualizar
3. Navega a la sección de Contratos
4. Haz clic en Nuevas condiciones
5. Elige Actualizar condiciones y haz clic en Siguiente
6. Selecciona la Fecha de vigencia y haz clic en Siguiente
7. En Rol, nivel y salario, desplázate hacia abajo hasta Compensación adicional
8. Haz clic en Agregar compensación adicional
9. Define la compensación adicional:
   • Concepto de nómina
   • Descripción
   • Tipo: Elige el tipo y la frecuencia de la compensación:
     • Variable: La cantidad puede variar cada mes según el rendimiento del/a empleado/a, hasta el máximo especificado. Hay dos tipos:
       • Sin límite: La cantidad puede variar cada mes, sin límite máximo. Si el campo de cantidad se deja en blanco, se tratará como ilimitado
       • Hasta: El valor ingresado en el campo de cantidad se tratará como el máximo que un/a empleado/a puede recibir
     • Fijo: La cantidad se mantiene igual cada mes
   • Recurrencia
   • Fecha del primer pago
10. Haz clic en Guardar
11. Haz clic en Siguiente para confirmar todos los demás datos
12. Haz clic en Actualizar condiciones

Cómo eliminar o modificar la compensación del contrato

1. En la barra lateral, ve a Organización
2. Selecciona al/la empleado/a que deseas actualizar
3. Navega a la sección de Contratos
4. Haz clic en Nuevas condiciones
5. Elige Actualizar condiciones y haz clic en Siguiente
6. Selecciona la Fecha de vigencia y haz clic en Siguiente
7. En Rol, nivel y salario, desplázate hacia abajo hasta Compensación adicional
8. Haz clic en la herramienta de lápiz de configuración para editar o en el icono de papelera para eliminar
9. Haz clic en Siguiente para confirmar todos los demás datos
10. Haz clic en Actualizar condiciones

Entendiendo la herramienta de alertas

La herramienta de alertas en Factorial está diseñada para ayudar a detectar posibles errores humanos o desajustes en la compensación de empleados/as. Al proporcionar alertas oportunas, asegura que la nómina sea precisa y esté alineada con las reglas definidas en los contratos de los/as empleados/as.

Cómo funciona la herramienta de alertas

• Cuando se define una compensación con un límite en el contrato, el sistema monitorea las cantidades ingresadas.
• Si una compensación excede el límite definido, se activa una alerta de advertencia.
• Recursos Humanos puede revisar la alerta y tomar las acciones adecuadas. Una vez revisada, la alerta puede ser desestimada.

¿Cómo gestionar las compensaciones de los/as empleados/as?

El panel lateral de compensación en Factorial brinda a los equipos de Recursos Humanos una visión completa y control sobre las compensaciones de los/as empleados/as, haciendo que la gestión de la nómina sea transparente y fácil de rastrear.

Características clave

• Rastreo: Ver la fuente de cada compensación (contrato, seguimiento del tiempo, gastos, beneficios), quién la definió. Más que eso, puedes ver el estado de sincronización con el software de nómina, en caso de que se haya instalado una integración.
• Ajustes manuales: Agregar compensaciones manuales para cualquier ciclo de nómina haciendo clic en el botón +. Las compensaciones manuales también pueden ser editadas o eliminadas si es necesario.

Pasos para gestionar la compensación

1. Haz clic en la herramienta de Compensación
2. En la pestaña de Ciclos, elige un ciclo y visualiza la lista completa de empleados/as y sus compensaciones
3. Haz clic en el/a la empleado/a deseado/a
4. Utiliza el panel derecho para:
   • Validar las compensaciones existentes
   • Editar detalles si es necesario
   • Agregar nuevas compensaciones usando el botón +

Cómo bloquear el ciclo de nómina

1. Una vez que las compensaciones han sido definidas y validadas, localiza el icono de bloqueo en la esquina superior derecha de la pantalla
   • Cuando el bloqueo está habilitado, no se pueden sincronizar compensaciones desde otros módulos conectados ni editarse, excepto por los usuarios con permisos.
2. Haz clic en el icono de bloqueo para asegurar la configuración actual de compensación

La acción es totalmente reversible por un/a administrador/a, permitiendo realizar cambios si es necesario

Cómo ocultar ciclos de compensación

Para darte más flexibilidad y reducir el ruido innecesario, puedes ocultar ciclos de compensación que ya no están operativos.

Anteriormente, los ciclos de compensación se creaban automáticamente por país según las entidades legales configuradas en Factorial. Sin embargo, algunas organizaciones gestionan ciertas entidades legales fuera de Factorial (por ejemplo, cuando la nómina se maneja externamente). En estos casos, los ciclos seguían apareciendo en la plataforma, incluso si no se utilizaban activamente, lo que podría crear confusión para los/as Gerentes de Recursos Humanos y Contadores/as.

Cómo funciona

Los/as administradores/as pueden gestionar la visibilidad de los ciclos directamente desde Configuración → Compensación → Ciclos

Desde allí, puedes:

• Ubicar el ciclo que deseas gestionar
• Usar el interruptor de visibilidad para ocultar o mostrar el ciclo
• Los cambios se aplican inmediatamente a las vistas operativas

Cuando un ciclo está oculto:

• No es visible en vistas operativas
• No genera tareas ni notificaciones
• No interfiere con flujos de trabajo activos
• Los datos históricos y cálculos se preservan

Esto significa que puedes limpiar tu vista de Compensación sin afectar registros anteriores o la lógica de nómina.