Bevor Sie das Vergütungstool verwenden, müssen Sie zunächst Ihre Gehaltsabrechnungskonzepte aktivieren und anpassen . Diese Konzepte bilden die Grundlage des Mitarbeitergehalts und definieren sowohl die Einnahmen als auch die Abzüge – beispielsweise ein festes Monatsgehalt, Essensgutscheine, Lohnsteuerabzüge oder Arbeitgeberbeiträge. Durch die Gliederung der Gehaltsdetails in Konzepte wird die Gehaltsabrechnung einfacher zu verwalten, nachzuverfolgen und zu analysieren.

Konzepte zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung

Sie können Gehaltsabrechnungskonzepte verwalten, indem Sie zu folgender Adresse gehen:

Einstellungen → Vergütung → Konfiguration der Gehaltsabrechnungskonzepte

Von hier aus können Sie:

• Entwickeln Sie neue Konzepte, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.
• Wählen Sie einen bevorzugten Namen für bestehende Konzepte
• Konzepte können je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.

Kategorien von Gehaltsabrechnungskonzepten

In Factorial werden die Konzepte in klare Kategorien eingeteilt:

• Einkünfte – Fixgehalt, variable Vergütung, Sachleistungen, Boni usw.
• Abzüge – Steuern, Sozialversicherungsbeiträge oder sonstige Einbehalte
• Unternehmensbeiträge – vom Arbeitgeber bezahlte Leistungen
• Zusammengefasste Werte – Summen und Berichte für bessere Einblicke

Was beinhaltet ein Gehaltsabrechnungskonzept?

Jedes Konzept umfasst:

• Name – wie es genannt wird (z. B. „Grundgehalt“)
• Kategorie – die Gruppe, zu der es gehört (z. B. „Einkommen – Fest“)
• Beschreibung – eine kurze Erläuterung des Zwecks
• Einheit – was sie misst (Geld, Entfernung, Zeit und Einheiten)

Diese Struktur gewährleistet Klarheit und Konsistenz im Gehaltsabrechnungsmanagement bei Factorial .

So aktivieren Sie Benachrichtigungen für nicht definierte Vergütungen

Um potenziellen menschlichen Fehlern vorzubeugen, ermöglicht das Vergütungsmodul Unternehmen, Benachrichtigungen für ausstehende oder nicht definierte Vergütungen zu aktivieren. Diese Benachrichtigungen gewährleisten, dass alle Vergütungsbestandteile ordnungsgemäß erfasst und verwaltet werden.

Ausstehende Entschädigungen

• Was das bedeutet: Im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters festgelegte Vergütungen werden im Abrechnungszeitraum als ausstehend angezeigt, wenn sie fällig sind.
• Wenn Benachrichtigungen ausgelöst werden: Sie können das Datum in jedem Zyklus konfigurieren, an dem Benachrichtigungen gesendet werden, damit nichts vergessen wird.
• Lösung: Sobald die Kompensation festgelegt ist, verschwindet die Warnung automatisch.

Schritte zum Aktivieren von Benachrichtigungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Vergütung → Benachrichtigungen bei fehlenden Vergütungen
2. Wählen Sie Ihren bevorzugten Tag im Monat, an dem Sie die Benachrichtigung erhalten möchten.

Wie man die Vergütung aus einem Arbeitsvertrag ableitet

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu „Organisation“.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten.
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Verträge“ .
4. Klicken Sie auf „Neue Bedingungen“.
5. Wählen Sie „Bedingungen aktualisieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und klicken Sie auf Weiter.
7. Unter „Rolle, Ebene und Gehalt“ scrollen Sie bitte nach unten zu „Zusätzliche Vergütung“ .
8. Klicken Sie auf „Zusätzliche Vergütung hinzufügen“ .
9. Definieren Sie die zusätzliche Vergütung:
   1. Art: Wählen Sie die Art und Häufigkeit der Entschädigung:
      • Variable Vergütung – Wir haben zwei Arten von variablen Vergütungen.
        • Unbegrenzt: Der Betrag kann monatlich variieren, es gibt keine Obergrenze. Wenn das Betragsfeld leer bleibt, wird er als unbegrenzt behandelt.
        • Bis zu: Der Betrag kann monatlich je nach Leistung des Mitarbeiters variieren, bis zu einem festgelegten Höchstbetrag. Der im Betragsfeld eingegebene Wert gilt als maximaler Betrag, den ein Mitarbeiter erhalten kann.
      • Fest: Der Betrag bleibt jeden Monat gleich.
10. Zeitplan einrichten: Wiederholung und Datum der ersten Zahlung festlegen
11. Klicken Sie auf Speichern
12. Klicken Sie auf Weiter , um alle anderen Daten zu bestätigen.
13. Klicken Sie auf „Bedingungen aktualisieren“ .

Wie man die Vergütung aus dem Vertrag löscht oder ändert

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu „Organisation“.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten.
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Verträge“ .
4. Klicken Sie auf „Neue Bedingungen“.
5. Wählen Sie „Bedingungen aktualisieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und klicken Sie auf Weiter.
7. Unter „Rolle, Ebene und Gehalt“ scrollen Sie bitte nach unten zu „Zusätzliche Vergütung“ .
8. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Einstellungen zu bearbeiten, oder auf das Papierkorbsymbol, um sie zu löschen.
9. Klicken Sie auf Weiter , um alle anderen Daten zu bestätigen.
10. Klicken Sie auf „Bedingungen aktualisieren“ .

Das Warntool in Factorial verstehen

Das Warntool in Factorial dient dazu, potenzielle menschliche Fehler oder Unstimmigkeiten bei der Mitarbeitervergütung aufzudecken . Durch zeitnahe Benachrichtigungen wird sichergestellt, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt ist und den Bestimmungen der Arbeitsverträge entspricht.

So funktioniert das Warntool

• Wenn im Vertrag eine Entschädigung mit einem Limit definiert ist, überwacht das System die eingegebenen Beträge.
• Wird die festgelegte Grenze für eine Entschädigung überschritten, wird eine Warnmeldung ausgelöst.
• Die Personalabteilung kann die Warnmeldung prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Nach der Prüfung kann die Warnmeldung geschlossen werden.

Warum das Warntool verwenden?

Die Nutzung des Warntools hilft Unternehmen:

• Lohnabrechnungsfehler vermeiden, bevor sie sich auf die Mitarbeiter auswirken
• Sicherstellen der Einhaltung der Vertragsbedingungen
• Führen Sie genaue Aufzeichnungen für Prüfungs- und Berichtszwecke.

Durch die Aktivierung und Überwachung dieser Warnmeldungen können HR-Teams Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz der Gehaltsabrechnung verbessern.

Wie verwaltet man die Mitarbeitervergütung?

Das Vergütungs-Panel in Factorial bietet HR-Teams einen vollständigen Überblick und Kontrolle über die Mitarbeitervergütung und macht die Gehaltsabrechnung transparent und einfach nachvollziehbar.

Hauptmerkmale

• Nachvollziehbarkeit: Sehen Sie die Quelle jeder Vergütung (Vertrag, Zeiterfassung, Ausgaben, Sozialleistungen) und wer sie festgelegt hat. Darüber hinaus können Sie den Synchronisierungsstatus mit der Lohnbuchhaltungssoftware einsehen, sofern eine Integration installiert ist.
• Manuelle Anpassungen: Fügen Sie manuelle Vergütungen für jeden Abrechnungszeitraum hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche „+“ klicken. Manuelle Vergütungen können bei Bedarf auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Schritte zur Steuerung der Vergütung

1. Klicken Sie auf das Vergütungstool .
2. Auf der Registerkarte „Definition“ finden Sie die vollständige Liste der Mitarbeiter und ihrer Vergütungen – sowohl der festgelegten als auch der noch ausstehenden.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter .
4. Verwenden Sie das Bedienfeld auf der rechten Seite, um:
   • Bestehende Vergütungen prüfen
   • Bearbeiten Sie die Details bei Bedarf.
   • Fügen Sie neue Vergütungen mithilfe der Schaltfläche „+“ hinzu.

Wie kann der Gehaltsabrechnungszyklus gesperrt werden?

1. Sobald die Kompensationen definiert und validiert wurden, suchen Sie das Schlosssymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
2. Wenn die Sperre aktiviert ist, können keine Kompensationen von anderen verbundenen Modulen synchronisiert oder bearbeitet werden, außer von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf das Schlosssymbol , um die aktuellen Kompensationseinstellungen zu sichern.
4. Die Aktion kann von einem Administrator vollständig rückgängig gemacht werden, sodass bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können.