Bevor Sie das Vergütungstool verwenden, müssen Sie zunächst Ihre Gehaltsabrechnungskonzepte aktivieren und anpassen . Diese Konzepte bilden die Grundlage des Mitarbeitergehalts und definieren sowohl die Einnahmen als auch die Abzüge – beispielsweise ein festes Monatsgehalt, Essensgutscheine, Lohnsteuerabzüge oder Arbeitgeberbeiträge. Durch die Organisation der Gehaltsdetails in Konzepte wird die Gehaltsabrechnung einfacher zu verwalten, nachzuverfolgen und zu analysieren.

Konzepte zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung

Sie können Gehaltsabrechnungskonzepte verwalten, indem Sie zu folgender Adresse gehen:

Einstellungen → Vergütung → Konfiguration der Gehaltsabrechnungskonzepte

Von hier aus können Sie:

• Entwickeln Sie neue Konzepte, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.
• Wählen Sie einen bevorzugten Namen für bestehende Konzepte
• Konzepte können je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.

Kategorien von Gehaltsabrechnungskonzepten

In Factorial werden die Konzepte in klare Kategorien eingeteilt:

• Einkünfte – Fixgehalt, variable Vergütung, Sachleistungen, Boni usw.
• Abzüge – Steuern, Sozialversicherungsbeiträge oder sonstige Einbehalte
• Unternehmensbeiträge – vom Arbeitgeber bezahlte Leistungen
• Zusammengefasste Werte – Summen und Berichte für bessere Einblicke

Was beinhaltet das Konzept der Gehaltsabrechnung?

Jedes Konzept umfasst:

• Name – wie es genannt wird (z. B. „Grundgehalt“)
• Kategorie – die Gruppe, zu der es gehört (z. B. „Einkommen – Festbetrag“)
• Beschreibung – eine kurze Erläuterung des Zwecks
• Einheit – was sie misst (Geld, Entfernung, Zeit und Einheiten)

Diese Struktur gewährleistet Klarheit und Konsistenz im Gehaltsabrechnungsmanagement bei Factorial .

Wie man Benachrichtigungen für nicht definierte Vergütungen aktiviert

Um potenziellen menschlichen Fehlern vorzubeugen, ermöglicht das Vergütungsmodul Unternehmen, Benachrichtigungen für ausstehende oder nicht definierte Vergütungen zu aktivieren. Diese Benachrichtigungen gewährleisten, dass alle Vergütungsbestandteile ordnungsgemäß erfasst und verwaltet werden.

Ausstehende Entschädigungen

• Was das bedeutet: Im Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters festgelegte Vergütungen werden im Abrechnungszeitraum als ausstehend angezeigt, wenn sie fällig sind.
• Wenn Benachrichtigungen ausgelöst werden: Sie können das Datum in jedem Zyklus konfigurieren, an dem Benachrichtigungen versendet werden, damit nichts vergessen wird.
• Lösung: Sobald die Kompensation festgelegt ist, verschwindet die Warnmeldung automatisch.

Schritte zum Aktivieren von Benachrichtigungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Vergütung → Benachrichtigungen bei fehlenden Vergütungen
2. Wählen Sie Ihren bevorzugten Tag im Monat, an dem Sie die Benachrichtigung erhalten möchten.

Wie man die Vergütung aus einem Arbeitsvertrag ableitet

1. In der Seitenleiste auf „Organisation“ klicken.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten.
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Verträge“ .
4. Klicken Sie auf „Neue Bedingungen“ .
5. Wählen Sie „Bedingungen aktualisieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und klicken Sie auf Weiter.
7. Unter „Rolle, Ebene und Gehalt“ scrollen Sie bitte nach unten zu „Zusätzliche Vergütung“ .
8. Klicken Sie auf „Zusätzliche Vergütung hinzufügen“ .
9. Definieren Sie die zusätzliche Vergütung:
   1. Art: Wählen Sie die Art und Häufigkeit der Entschädigung:
      • Variable Vergütung – Wir haben zwei Arten von variablen Vergütungen.
        • Unbegrenzt: Der Betrag kann monatlich variieren, es gibt jedoch keine Obergrenze. Wenn das Betragsfeld leer gelassen wird, wird er als unbegrenzt behandelt.
        • Bis zu: Der Betrag kann monatlich je nach Leistung des Mitarbeiters variieren, bis zu einem festgelegten Höchstbetrag. Der im Betragsfeld eingegebene Wert gilt als maximaler Betrag, den ein Mitarbeiter erhalten kann.
      • Fest: Der Betrag bleibt jeden Monat gleich.
10. Zeitplan einrichten: Wiederholung und erstes Zahlungsdatum festlegen
11. Klicken Sie auf Speichern
12. Klicken Sie auf Weiter , um alle anderen Daten zu bestätigen.
13. Klicken Sie auf „Bedingungen aktualisieren“ .

Wie man die Vergütung aus dem Vertrag löscht oder ändert

1. In der Seitenleiste auf „Organisation“ klicken.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten.
3. Navigieren Sie zum Abschnitt „Verträge“ .
4. Klicken Sie auf „Neue Bedingungen“ .
5. Wählen Sie „Bedingungen aktualisieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
6. Wählen Sie das Gültigkeitsdatum aus und klicken Sie auf Weiter.
7. Unter „Rolle, Ebene und Gehalt“ scrollen Sie bitte nach unten zu „Zusätzliche Vergütung“ .
8. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Einstellungen zu bearbeiten, oder auf das Papierkorbsymbol, um sie zu löschen.
9. Klicken Sie auf Weiter , um alle anderen Daten zu bestätigen.
10. Klicken Sie auf „Bedingungen aktualisieren“ .

Das Warntool in Factorial verstehen

Das Warntool in Factorial dient dazu, potenzielle menschliche Fehler oder Unstimmigkeiten bei der Mitarbeitervergütung aufzudecken . Durch zeitnahe Benachrichtigungen wird sichergestellt, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt ist und den Bestimmungen der Arbeitsverträge entspricht.

Funktionsweise des Warntools

• Wenn im Vertrag eine Entschädigung mit einem Limit definiert ist, überwacht das System die eingegebenen Beträge.
• Wird die festgelegte Grenze für eine Entschädigung überschritten, wird eine Warnmeldung ausgelöst.
• Die Personalabteilung kann die Warnmeldung prüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Nach der Prüfung kann die Warnmeldung geschlossen werden.

Wie verwaltet man Mitarbeitervergütungen?

Das Vergütungs-Panel in Factorial bietet HR-Teams einen vollständigen Überblick und Kontrolle über die Mitarbeitervergütung und macht die Gehaltsabrechnung transparent und einfach nachvollziehbar.

Hauptmerkmale

• Nachvollziehbarkeit: Sehen Sie die Quelle jeder Vergütung (Vertrag, Zeiterfassung, Ausgaben, Sozialleistungen) und wer sie festgelegt hat. Darüber hinaus können Sie den Synchronisierungsstatus mit der Lohnbuchhaltungssoftware einsehen, sofern eine Integration installiert ist.
• Manuelle Anpassungen: Fügen Sie manuelle Vergütungen für jeden Abrechnungszeitraum hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche „+“ klicken. Manuelle Vergütungen können bei Bedarf auch bearbeitet oder gelöscht werden.

Maßnahmen zur Steuerung der Vergütung

1. Klicken Sie auf das Vergütungstool .
2. Im Reiter „Definition“ finden Sie die vollständige Liste der Mitarbeiter und ihrer Vergütungen – sowohl der festgelegten als auch der noch ausstehenden.
3. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter .
4. Verwenden Sie das Bedienfeld auf der rechten Seite, um:
   • Bestehende Vergütungen prüfen
   • Bearbeiten Sie die Details bei Bedarf.
   • Fügen Sie neue Vergütungen mithilfe der Schaltfläche „+“ hinzu.

So sperren Sie den Gehaltsabrechnungszyklus

1. Sobald die Kompensationen definiert und validiert wurden, suchen Sie das Schlosssymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
2. Wenn die Sperre aktiviert ist, können keine Kompensationen von anderen verbundenen Modulen synchronisiert oder bearbeitet werden, außer von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen.
3. Klicken Sie auf das Schlosssymbol , um die aktuellen Kompensationseinstellungen zu sichern.
4. Die Aktion kann von einem Administrator vollständig rückgängig gemacht werden, sodass bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden können.

Wie man Kompensationszyklen verschleiert

Um Ihnen mehr Flexibilität zu bieten und unnötige Störungen zu reduzieren, können Sie Kompensationszyklen ausblenden, die nicht mehr in Betrieb sind.

Bisher wurden Vergütungszyklen automatisch pro Land auf Basis der in Factorial hinterlegten juristischen Personen erstellt. Einige Organisationen verwalten jedoch bestimmte juristische Personen außerhalb von Factorial (z. B. bei externer Lohn- und Gehaltsabrechnung). In diesen Fällen wurden die Zyklen weiterhin in der Plattform angezeigt – auch wenn sie nicht aktiv genutzt wurden –, was bei Personalverantwortlichen und Buchhaltern zu Verwirrung führen konnte.

So funktioniert es

Administratoren können die Sichtbarkeit von Zyklen direkt unter Einstellungen → Vergütung → Zyklen verwalten.

Von dort aus können Sie:

• Suchen Sie den Zyklus, den Sie verwalten möchten.
• Verwenden Sie den Sichtbarkeitsschalter, um den Zyklus ein- oder auszublenden.
• Die Änderungen gelten sofort für die operativen Ansichten.

Wenn ein Zyklus ausgeblendet ist:

• Es ist in den Betriebsansichten nicht sichtbar.
• Es generiert keine Aufgaben oder Benachrichtigungen.
• Es beeinträchtigt keine laufenden Arbeitsabläufe.
• Historische Daten und Berechnungen bleiben erhalten

Das bedeutet, dass Sie Ihre Vergütungsansicht bereinigen können, ohne Auswirkungen auf vergangene Datensätze oder die Lohn- und Gehaltsabrechnungslogik zu haben.