Bevor Sie das Entschädigungs-Tool verwenden, ist der erste Schritt, Ihre Gehaltskonzepte zu aktivieren und anzupassen. Diese Konzepte sind die Kernelemente, die das Gehalt eines Mitarbeiters ausmachen und sowohl Einnahmen als auch Abzüge definieren – zum Beispiel ein festes Monatsgehalt, Essensgutscheine, Steuerabzüge oder Unternehmensbeiträge. Die Organisation der Gehaltsdetails in Konzepte erleichtert die Verwaltung, Nachverfolgung und Analyse der Gehaltsabrechnung.

Verwaltung von Gehaltskonzepten

Sie können Gehaltskonzepte verwalten, indem Sie zu:

Einstellungen → Entschädigung → Konfiguration der Gehaltskonzepte gehen

Von hier aus können Sie:

• Neue Konzepte erstellen, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen
• Ein bevorzugtes Name für bestehende Konzepte wählen
• Konzepte aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, ob Sie sie verwenden möchten

Kategorien von Gehaltskonzepten

In Factorial sind die Konzepte in klare Kategorien gruppiert:

• Einnahmen – Festvergütung, variable Vergütung, Sachleistungen, Boni usw.
• Abzüge – Steuern, Sozialversicherungsbeiträge oder andere Abzüge
• Unternehmensbeiträge – Vom Arbeitgeber bezahlte Leistungen
• Zusammengefasste Werte – Summen und Berichte für bessere Einblicke

Was ist in einem Gehaltskonzept enthalten?

Jedes Konzept umfasst:

• Name – Wie es genannt wird (z.B. „Grundgehalt“)
• Kategorie – Die Gruppe, zu der es gehört (z.B. „Einnahmen – Fest“)
• Beschreibung – Eine kurze Erklärung seines Zwecks
• Einheit – Was es misst (Geld, Entfernung, Zeit und Einheiten)

Diese Struktur gewährleistet Klarheit und Konsistenz in der Gehaltsabrechnung über Factorial.

Wie man Warnungen für nicht definierte Entschädigungen aktiviert

Um potenzielle menschliche Fehler zu vermeiden, ermöglicht das Entschädigungsmodul Unternehmen, Warnungen für ausstehende oder nicht definierte Entschädigungen zu aktivieren. Diese Warnungen stellen sicher, dass alle Entschädigungspunkte ordnungsgemäß nachverfolgt und verwaltet werden.

Ausstehende Entschädigungen

• Was es bedeutet: Entschädigungen, die im Vertrag eines Mitarbeiters definiert sind, erscheinen als ausstehend, wenn sie in einem Gehaltszyklus fällig sind
• Wann Warnungen ausgelöst werden: Sie können das Datum in jedem Zyklus konfigurieren, an dem Warnungen gesendet werden, damit nichts vergessen wird
• Auflösung: Sobald die Entschädigung definiert ist, verschwindet die Warnung automatisch

Schritte zur Aktivierung von Warnungen

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Entschädigung → Präferenzen
2. Finden Sie Warnung für fehlende Entschädigung
3. Wählen Sie Ihren bevorzugten Tag des Monats, um die Warnung zu erhalten

Wie man Entschädigungen aus dem Vertrag eines Mitarbeiters definiert

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Organisation
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Verträge
4. Klicken Sie auf Neue Bedingungen
5. Wählen Sie Bedingungen aktualisieren und klicken Sie auf Weiter
6. Wählen Sie das Wirksamkeitsdatum und klicken Sie auf Weiter
7. Scrollen Sie in Rolle, Ebene und Gehalt nach unten zu Zusätzliche Entschädigung
8. Klicken Sie auf Zusätzliche Entschädigung hinzufügen
9. Definieren Sie die zusätzliche Entschädigung:
   • Gehaltskonzept
   • Beschreibung
   • Typ: Wählen Sie den Typ und die Häufigkeit der Entschädigung:
     • Variabel: Der Betrag kann jeden Monat je nach Leistung des Mitarbeiters variieren, bis zu dem angegebenen Maximum. Es gibt zwei Typen:
       • Ohne Limit: Der Betrag kann jeden Monat variieren, ohne maximalen Limit. Wenn das Betragsfeld leer gelassen wird, wird es als unbegrenzt behandelt
       • Bis zu: Der im Betragsfeld eingegebene Wert wird als Maximum behandelt, das ein Mitarbeiter erhalten kann
     • Fest: Der Betrag bleibt jeden Monat gleich
   • Wiederkehr
   • Datum der ersten Zahlung
10. Klicken Sie auf Speichern
11. Klicken Sie auf Weiter, um alle anderen Daten zu bestätigen
12. Klicken Sie auf Bedingungen aktualisieren

Wie man Entschädigungen aus dem Vertrag löscht oder ändert

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Organisation
2. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, den Sie aktualisieren möchten
3. Navigieren Sie zum Abschnitt Verträge
4. Klicken Sie auf Neue Bedingungen
5. Wählen Sie Bedingungen aktualisieren und klicken Sie auf Weiter
6. Wählen Sie das Wirksamkeitsdatum und klicken Sie auf Weiter
7. Scrollen Sie in Rolle, Ebene und Gehalt nach unten zu Zusätzliche Entschädigung
8. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol, um zu bearbeiten, oder auf das Papierkorbsymbol, um zu löschen
9. Klicken Sie auf Weiter, um alle anderen Daten zu bestätigen
10. Klicken Sie auf Bedingungen aktualisieren

Verständnis des Warnwerkzeugs

Das Warnwerkzeug in Factorial wurde entwickelt, um potenzielle menschliche Fehler oder Unstimmigkeiten in der Mitarbeitentschädigung zu erkennen. Durch rechtzeitige Warnungen wird sichergestellt, dass die Gehaltsabrechnung genau ist und den in den Mitarbeiterverträgen definierten Regeln entspricht.

Wie das Warnwerkzeug funktioniert

• Wenn eine Entschädigung mit einem Limit im Vertrag definiert ist, überwacht das System die eingegebenen Beträge.
• Wenn eine Entschädigung das definierte Limit überschreitet, wird eine Warnmeldung ausgelöst.
• HR kann die Warnmeldung überprüfen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Nach der Überprüfung kann die Warnung abgelehnt werden.

Wie man Mitarbeiterentschädigungen verwaltet?

Die Seitenleiste für Entschädigungen in Factorial gibt den HR-Teams einen vollständigen Überblick und Kontrolle über die Mitarbeiterentschädigungen, was die Verwaltung der Gehaltsabrechnung transparent und leicht nachverfolgbar macht.

Wichtige Funktionen

• Nachverfolgbarkeit: Sehen Sie die Quelle jeder Entschädigung (Vertrag, Zeiterfassung, Ausgaben, Leistungen), wer sie definiert hat. Darüber hinaus können Sie den Synchronisierungsstatus mit der Gehaltsabrechnungssoftware sehen, falls eine Integration installiert ist.
• Manuelle Anpassungen: Fügen Sie manuelle Entschädigungen für jeden Gehaltszyklus hinzu, indem Sie auf die + Schaltfläche klicken. Manuelle Entschädigungen können auch bearbeitet oder gelöscht werden, wenn nötig.

Schritte zur Verwaltung von Entschädigungen

1. Klicken Sie auf das Entschädigungs-Tool
2. Wählen Sie im Zyklen-Tab einen Zyklus aus und sehen Sie die vollständige Liste der Mitarbeitenden und deren Entschädigungen
3. Klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiter
4. Verwenden Sie das rechte Seitenfeld, um:
   • Vorhandene Entschädigungen zu validieren
   • Details bei Bedarf zu bearbeiten
   • Neue Entschädigungen mit der + Schaltfläche hinzuzufügen

Wie man den Gehaltszyklus sperrt

1. Sobald die Entschädigungen definiert und validiert wurden, suchen Sie das Sperrsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms
   • Wenn die Sperre aktiviert ist, können keine Entschädigungen aus anderen verbundenen Modulen synchronisiert oder bearbeitet werden, außer von Nutzenden mit Berechtigungen.
2. Klicken Sie auf das Sperrsymbol, um die aktuellen Entschädigungseinstellungen zu sichern

Die Aktion ist vollständig reversibel durch einen Administrator, was Änderungen bei Bedarf ermöglicht

Wie man Entschädigungszyklen ausblendet

Um Ihnen mehr Flexibilität zu geben und unnötigen Lärm zu reduzieren, können Sie Entschädigungszyklen ausblenden, die nicht mehr in Betrieb sind.

Früher wurden Entschädigungszyklen automatisch pro Land basierend auf den in Factorial eingerichteten rechtlichen Einheiten erstellt. Einige Organisationen verwalten jedoch bestimmte rechtliche Einheiten außerhalb von Factorial (zum Beispiel, wenn die Gehaltsabrechnung extern durchgeführt wird). In diesen Fällen erschienen die Zyklen weiterhin auf der Plattform – selbst wenn sie nicht aktiv genutzt wurden – was Verwirrung für HR-Manager und Buchhalter schaffen konnte.

Wie es funktioniert

Administratoren können die Sichtbarkeit von Zyklen direkt über Einstellungen → Entschädigung → Zyklen verwalten

Von dort aus können Sie:

• Den Zyklus finden, den Sie verwalten möchten
• Den Sichtbarkeitsschalter verwenden, um den Zyklus auszublenden oder einzublenden
• Änderungen gelten sofort für betriebliche Ansichten

Wenn ein Zyklus ausgeblendet ist:

• Er ist in betrieblichen Ansichten nicht sichtbar
• Er generiert keine Aufgaben oder Benachrichtigungen
• Er stört keine aktiven Arbeitsabläufe
• Historische Daten und Berechnungen werden beibehalten

Das bedeutet, dass Sie Ihre Entschädigungsansicht bereinigen können, ohne vergangene Aufzeichnungen oder Gehaltslogik zu beeinträchtigen.