Antes de usar a ferramenta de Compensação, o primeiro passo é habilitar e personalizar seus conceitos de folha de pagamento. Esses conceitos são os elementos principais que compõem o salário de um colaborador, definindo tanto os ganhos quanto os descontos — por exemplo, um salário mensal fixo, vale-refeição, retenções de impostos ou contribuições da empresa. Organizar os detalhes do salário em conceitos facilita o gerenciamento, o acompanhamento e a análise da folha de pagamento.

Conceitos de gestão de folha de pagamento

Você pode gerenciar os conceitos de folha de pagamento acessando:

Configurações → Compensação → Configuração dos conceitos da folha de pagamento

A partir daqui, você pode:

• Crie novos conceitos que atendam às necessidades da sua empresa.
• Escolha um nome preferido para os conceitos existentes.
• Ative ou desative os conceitos dependendo de como você deseja utilizá-los.

Categorias de conceitos de folha de pagamento

Na Factorial, os conceitos são agrupados em categorias claras:

• Ganhos – salário fixo, salário variável, benefícios em espécie, bônus, etc.
• Deduções – impostos, contribuições para a segurança social ou outras retenções.
• Contribuições da empresa – benefícios pagos pelo empregador
• Valores resumidos – totais e relatórios para melhor compreensão.

O que está incluído no conceito de folha de pagamento?

Cada conceito inclui:

• Nome – como é chamado (ex.: “Salário Base”)
• Categoria – o grupo ao qual pertence (ex.: “Rendimentos – Fixos”)
• Descrição – uma breve explicação de sua finalidade
• Unidade – o que ela mede (dinheiro, distância, tempo e unidades)

Essa estrutura garante clareza e consistência na gestão da folha de pagamento em toda Factorial.

Como ativar alertas para compensações indefinidas

Para ajudar a prevenir possíveis erros humanos, o módulo de Compensação permite que as empresas ativem alertas para compensações pendentes ou indefinidas. Esses alertas garantem que todos os itens de compensação sejam devidamente rastreados e gerenciados.
 

Compensações pendentes

• O que significa: As compensações definidas no contrato de um colaborador aparecem como pendentes quando vencem no ciclo de folha de pagamento.
• Quando os alertas são acionados: Você pode configurar a data em cada ciclo em que os alertas são enviados, para que nada seja esquecido.
• Resolução: Assim que a compensação for definida, o alerta desaparece automaticamente.

Passos para ativar os alertas

1. No menu lateral esquerdo, acesse Configurações → Compensação → Preferências  →
   Alertas de compensação em falta.
2. Escolha o dia do mês de sua preferência para receber o alerta.

Como definir a compensação a partir do contrato de um colaborador

1. No menu lateral esquerdo, acesse Organização.
2. Selecione o colaborador que deseja atualizar.
3. Acesse a aba Contratos.
4. Clique em + Novas condições.
5. Selecione Atualizar condições e clique em Próximo.
6. Selecione a Data de vigência e clique em Próximo.
7. Em Cargo, nível e salário, role para baixo até Compensação adicional.
8. Clique em + Compensação adicional
9. Defina a compensação adicional:
   • Conceito de folha de pagamento
   • Descrição
   • Tipo: Selecione o tipo e a frequência da compensação:
     • Variável: O valor pode variar mensalmente com base no desempenho do colaborador, até o limite máximo especificado. Existem dois tipos:
       • Sem limite: O valor pode variar a cada mês, sem limite máximo. Se o campo de valor for deixado em branco, será considerado ilimitado.
       • Valor até: O valor inserido no campo "valor" será considerado o valor máximo que um colaborador pode receber.
     • Fixo: O valor permanece o mesmo todos os meses.
   • Recorrência
   • Data do primeiro pagamento
10. Clique em Salvar.
11. Clique em Próximo para confirmar todos os outros dados.
12. Clique em Atualizar condições.

Como excluir ou modificar a compensação do contrato

1. No menu lateral esquerdo, acesse Organização.
2. Selecione o colaborador que deseja atualizar.
3. Acesse a aba Contratos.
4. Clique em + Novas condições.
5. Selecione Atualizar condições e clique em Próximo.
6. Selecione a Data de vigência e clique em Próximo.
7. Em Cargo, nível e salário, role para baixo até Compensação adicional.
8. Clique na ferramenta de configuração (lápis) para editar ou no ícone da lixeira para excluir.
9. Clique em Próximo para confirmar todos os outros dados.
10. Clique em Atualizar condições.

Entendendo a ferramenta de Alerta

A ferramenta de alertas da Factorial foi projetada para ajudar a detectar possíveis erros humanos ou inconsistências na compensação dos colaboradores. Ao fornecer alertas oportunos, ela garante que a folha de pagamento esteja correta e em conformidade com as regras definidas nos contratos dos colaboradores.
 

Como funciona a ferramenta de alertas

• Quando uma compensação é definida com um limite no contrato, o sistema monitora os valores inseridos.
• Se uma compensação ultrapassar o limite definido, um alerta de aviso será acionado.
• O departamento de RH pode analisar o alerta e tomar as medidas cabíveis. Após a análise, o alerta pode ser descartado.

Como gerenciar a Compensação dos colaboradores?

O painel lateral de Compensação reúne todas as informações necessárias para revisar, validar e gerenciar as compensações dos colaboradores durante um ciclo de compensação. Nele, é possível visualizar os itens que exigem atenção, consultar alertas com orientações para resolução, verificar a origem de cada compensação, identificar quem realizou cada alteração, adicionar observações às variáveis e acompanhar o status de sincronização das integrações, quando aplicável.

Etapas para gerenciar a Compensação

1. No menu lateral esquerdo, acesse Compensação.
2. Na aba Ciclos, selecione um ciclo e visualize a lista completa de colaboradores e suas respectivas compensações.
3. Clique no colaborador desejado.
4. Utilize o painel lateral direito para:
   • Validar as compensações existentes
   • Edite os detalhes, se necessário.
   • Adicione novas compensações clicando em + Adicionar.

Como bloquear o ciclo de folha de pagamento

1. Após definir e validar as compensações, localize o ícone de cadeado no canto superior direito da tela.
   • Quando o bloqueio está ativado, nenhuma compensação pode ser sincronizada de outros módulos conectados ou editada, exceto pelos usuários com permissões.
2. Clique no ícone de cadeado para proteger as configurações de compensação atuais.

Como ocultar os ciclos de Compensação

Para dar mais flexibilidade e reduzir ruídos desnecessários, você pode ocultar os ciclos de compensação que não estão mais operacionais.

Anteriormente, os ciclos de compensação eram criados automaticamente por país com base nas entidades jurídicas configuradas na Factorial. No entanto, algumas organizações gerenciam determinadas entidades jurídicas fora da Factorial (por exemplo, quando a folha de pagamento é processada externamente). Nesses casos, os ciclos ainda apareciam na plataforma — mesmo que não fossem usados ativamente, o que poderia gerar confusão para os gerentes de RH e contadores.

Como funciona

Os administradores podem gerenciar a visibilidade do ciclo diretamente no menu lateral esquerdo em Configurações → Compensação → Ciclos.

A partir daí, você pode:

• Localize o ciclo que deseja gerenciar.
• Use o botão de visibilidade para ocultar ou exibir o ciclo.
• As alterações aplicam-se imediatamente às vistas operacionais.

Quando um ciclo está oculto:

• Não é visível nas visualizações operacionais.
• Não gera tarefas nem notificações.
• Não interfere com os fluxos de trabalho ativos.
• Os dados e cálculos históricos são preservados.

Isso significa que você pode limpar sua visualização de Compensação sem afetar registros anteriores ou a lógica da folha de pagamento.