Abans d'utilitzar l'eina de Compensació, el primer pas és activar i personalitzar els teus conceptes de nòmina. Aquests conceptes són els elements bàsics que composen el salari d'un/a empleat/da, definint tant ingressos com deduccions—per exemple, un salari fix mensual, vals de menjar, retencions fiscals o contribucions de l'empresa. Organitzar els detalls del salari en conceptes facilita la gestió, el seguiment i l'anàlisi de la nòmina.

Gestió dels conceptes de nòmina

Pots gestionar els conceptes de nòmina anant a:

Configuració → Compensació → Configuració dels conceptes de nòmina

Des d'aquí, pots:

• Crear nous conceptes per adaptar-se a les necessitats de la teva empresa
• Escollir un nom preferit per als conceptes existents
• Activar o desactivar conceptes segons si els vols utilitzar

Categories dels conceptes de nòmina

En Factorial, els conceptes es classifiquen en categories clares:

• Ingressos – Salari fix, salari variable, beneficis en espècie, primes, etc.
• Deduccions – Impostos, seguretat social o altres retencions
• Contribucions de l'empresa – Beneficis pagats per l'empleador
• Valors resumits – Totals i informes per obtenir millors perspectives

Què hi ha en un concepte de nòmina?

Cada concepte inclou:

• Nom – Com es diu (per exemple, “Salari base”)
• Categoria – El grup al qual pertany (per exemple, “Ingressos – Fix”)
• Descripció – Una breu explicació del seu propòsit
• Unitat – El que mesura (diners, distància, temps i unitats)

Aquesta estructura assegura claredat i coherència en la gestió de la nòmina a través de Factorial.

Com activar alertes per a compensacions no definides

Per ajudar a prevenir errors humans potencials, el mòdul de Compensació permet a les empreses activar alertes per a compensacions pendents o no definides. Aquestes alertes asseguren que tots els elements de compensació siguin adequadament seguits i gestionats.

Compensacions pendents

• Què significa: Les compensacions definides en el contracte d'un/a empleat/da apareixen com a pendents quan són degudes en un cicle de nòmina
• Quan s'activaran les alertes: Pots configurar la data en cada cicle quan s'envien les alertes, de manera que res es quedi oblidat
• Resolució: Un cop la compensació estigui definida, l'alerta desapareix automàticament

Passos per activar alertes

1. Ves a Configuració → Compensació → Preferències
2. Localitza Alerta de compensació perduda
3. Escull el teu dia preferit del mes per rebre l'alerta

Com definir la compensació d'un contracte d'un/a empleat/da

1. En la barra lateral, ves a Organització
2. Selecciona l'empleat/da que vols actualitzar
3. Navega a la secció de Contractes
4. Fes clic a Noves condicions
5. Escull Actualitzar condicions i fes clic a Següent
6. Selecciona la Data d'efecte i fes clic a Següent
7. En Rol, nivell i salari, baixa fins a Compensació addicional
8. Fes clic a Afegir compensació addicional
9. Defineix la compensació addicional:
   • Concepte de nòmina
   • Descripció
   • Tipus: Escull el tipus i la freqüència de la compensació:
     • Variable: L'import pot variar cada mes en funció del rendiment de l'empleat/da, fins a un màxim especificat. Hi ha dos tipus:
       • Sense límit: L'import pot variar cada mes, sense límit màxim. Si el camp de l'import es deixa en blanc, es tractarà com a il·limitat
       • Fins a: El valor introduït al camp d'import es tractarà com el màxim que un/a empleat/ada pot rebre
     • Fix: L'import es manté igual cada mes
   • Recurrència
   • Data del primer pagament
10. Fes clic a Desa
11. Fes clic a Següent per confirmar la resta de dades
12. Fes clic a Actualitzar condicions

Com eliminar o modificar la compensació del contracte

1. En la barra lateral, ves a Organització
2. Selecciona l'empleat/da que vols actualitzar
3. Navega a la secció de Contractes
4. Fes clic a Noves condicions
5. Escull Actualitzar condicions i fes clic a Següent
6. Selecciona la Data d'efecte i fes clic a Següent
7. En Rol, nivell i salari, baixa fins a Compensació addicional
8. Fes clic a l'eina de llapis d'ajustament per editar o a la icona de paperera per eliminar
9. Fes clic a Següent per confirmar la resta de dades
10. Fes clic a Actualitzar condicions

Entenent l'eina d'alerta

L'eina d'alerta a Factorial està dissenyada per ajudar a detectar errors humans o discrepàncies potencials en la compensació dels/les empleats/des. Proporcionant alertes a temps, assegura que la nòmina sigui precisa i estigui alineada amb les normes definides en els contractes dels/les empleats/des.

Com funciona l'eina d'alerta

• Quan una compensació es defineix amb un límit en el contracte, el sistema supervisa els imports introduïts.
• Si una compensació supera el límit definit, s'activa una alerta d'advertència.
• RRHH pot revisar l'alerta i prendre les mesures adequades. Un cop revisada, l'alerta es pot descartar.

Com gestionar les compensacions dels/les empleats/ades?

El panell lateral de compensació a Factorial proporciona als equips de RRHH una visió completa i control sobre les compensacions dels/les empleats/des, fent que la gestió de la nòmina sigui transparent i fàcil de seguir.

Característiques clau

• Traçabilitat: Veure la font de cada compensació (contracte, seguiment del temps, despeses, beneficis), qui la va definir. Més que això, pots veure l'estat de sincronització amb el programari de nòmina, en cas que s'instal·li una integració.
• Ajustaments manuals: Afegir compensacions manuals per a qualsevol cicle de nòmina fent clic al botó +. Les compensacions manuals també es poden editar o eliminar si cal.

Passos per gestionar la compensació

1. Fes clic a l'eina de Compensació
2. En la pestanya de Cicles, escull un cicle i visualitza la llista completa d'empleats/es i les seves compensacions
3. Fes clic a l'empleat/da desitjat/da
4. Utilitza el panell dret per:
   • Validar les compensacions existents
   • Editar detalls si és necessari
   • Afegir noves compensacions utilitzant el botó +

Com bloquejar el cicle de nòmina

1. Un cop les compensacions hagin estat definides i validades, localitza la icona de bloqueig a la cantonada superior dreta de la pantalla
   • Quan el bloqueig està habilitat, no es poden sincronitzar compensacions d'altres mòduls connectats ni editar-se, excepte pels usuaris amb permisos.
2. Fes clic a la icona de bloqueig per assegurar les configuracions actuals de compensació

L'acció és totalment reversible per un/a administrador/a, permetent fer canvis si és necessari

Com amagar cicles de compensació

Per oferir-te més flexibilitat i reduir soroll innecessari, pots amagar cicles de compensació que ja no són operatius.

Anteriorment, els cicles de compensació es creaven automàticament per país en funció de les entitats legals configurades a Factorial. No obstant això, algunes organitzacions gestionen certes entitats legals fora de Factorial (per exemple, quan la nòmina es gestiona externament). En aquests casos, els cicles encara apareixien a la plataforma — fins i tot si no s'utilitzaven activament — la qual cosa podria crear confusió per als/les managers de RRHH i Comptables.

Com funciona

Els/les administradors/es poden gestionar la visibilitat dels cicles directament des de Configuració → Compensació → Cicles

Des d'allà, pots:

• Localitzar el cicle que vols gestionar
• Utilitzar el commutador de visibilitat per amagar o mostrar el cicle
• Els canvis s'apliquen immediatament a les vistes operatives

Quan un cicle està amagat:

• No és visible en les vistes operatives
• No genera tasques ni notificacions
• No interfereix amb fluxos de treball actius
• Les dades històriques i els càlculs es preserven

Això significa que pots netejar la teva vista de Compensació sense afectar els registres passats o la lògica de nòmina.