So importierst du Entschädigungen

1. Gehe zum Entschädigungs-Modul im Seitenmenü
2. Klicke auf den Zyklen-Tab und greife auf einen Zyklus zu
3. Klicke auf Importieren in der oberen rechten Ecke
4. Wähle aus, um Entschädigungen zu importieren
5. Lade die Vorlage herunter, fülle sie aus und lade deine Datei hoch (akzeptierte Formate: .xls oder .xlsx).
6. Überprüfe die automatisch zugeordneten Spalten und ordne die verbleibenden manuell zu
7. Klicke auf Bestätigen
8. Überprüfe die Vorschau und behebe mögliche Fehler
9. Klicke auf Import abschließen
10. Klicke auf Einreichen

Wenn der Import abgeschlossen ist, erscheint eine Nachricht Entschädigungen importiert, die mit der importierten Datei verlinkt ist.

Verwaltung importierter Werte im Entschädigungsmodul

Im Factorial Entschädigungs-Modul erzeugt jeder Import einen neuen Eintrag für jede/n Mitarbeiter/in im Seitenpanel. Du kannst so viele Dateien importieren, wie du benötigst – zum Beispiel eine für jedes Gehaltskonzept.

Werte, die durch eine importierte Datei erstellt wurden, zeigen Importiert von <Dateiname> im Seitenpanel des/der Mitarbeiters/in an. Diese Werte können nicht einzeln bearbeitet oder gelöscht werden. Um sie zu ändern, lösche die Datei und importiere sie erneut.

Sieh dir deine importierten Dateien an

1. Gehe zum Entschädigungs-Modul und öffne den Zyklus
2. Öffne Aktivität → Dokumente
3. In Importierte Entschädigungen findest du jede Datei, die in den Zyklus importiert wurde, mit:
   • Wer sie importiert hat und wann
   • Den Status: Importiere, Importiert oder Importiert mit Fehlern
   • Wie viele Einträge und Personen sie geschrieben hat
4. Nutze das Menü der Datei, um die originale Datei Herunterzuladen, Details anzusehen oder sie Zu löschen

Eine importierte Datei löschen

Wenn du eine falsche oder doppelte Datei importiert hast, kannst du dies in einem Schritt rückgängig machen:

1. In Aktivität → Dokumente → Importierte Entschädigungen, öffne das Menü der Datei
2. Klicke auf Löschen
3. Überprüfe, wie viele Entschädigungen und Personen betroffen sein werden, und bestätige

Die Löschung läuft im Hintergrund und die Tabelle wird aktualisiert, wenn sie abgeschlossen ist.

Was passiert, wenn du eine Datei löschst:

• Die Werte, die die Datei erstellt hat, werden entfernt
• Die Werte, die die Datei ausgefüllt hat, wie ein noch zu definierender Vertragsbetrag, werden geleert
• Jeder Wert, den jemand nach dem Import manuell geändert hat, bleibt erhalten
• Die Löschung wird im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet, mit dem Dateinamen, den entfernten Entschädigungen und den betroffenen Personen

Du kannst auch One fragen, zum Beispiel: "Lösche die Entschädigungsdatei, die ich in den Zyklus Oktober 2026 importiert habe". One findet die Datei, bittet dich um Bestätigung und entfernt, was es geschrieben hat, genau wie Löschen es unter Aktivität → Dokumente tut.

Werte von Dateien, die vor dieser Funktion importiert wurden

Bearbeiten importierter Werte:

• Einzeln: Öffne das Seitenpanel und aktualisiere den Wert direkt für den/die ausgewählte/n Mitarbeiter/in.
• In großen Mengen: Importiere eine Delta-Datei, die die Änderungen enthält, die du auf mehrere Mitarbeiter/innen gleichzeitig anwenden möchtest.

Löschen importierter Werte:

• Einzeln: Entferne den Eintrag direkt aus dem Seitenpanel für jede/n Mitarbeiter/in.
• In großen Mengen: Importiere die gleichen Werte als negative Beträge erneut. Dies wird negative Einträge erzeugen, aber die endgültige Summe in der Tabelle (der Wert, der exportiert wird) wird die Löschung korrekt widerspiegeln.

Wähle, wie Mitarbeiter/innen während des Imports zugeordnet werden

Beim Importieren von Entschädigungen oder Gehaltsabrechnungsergebnissen kannst du wählen, wie Mitarbeiter/innen den importierten Daten zugeordnet werden. Dies hilft, manuelle Zuordnungen zu reduzieren und verbessert die Zuordnungsgenauigkeit, insbesondere bei großen Gehaltsabrechnungen.

Wähle eine Zuordnungs-Methode

Bevor du deine Datei hochlädst, verwende den Mitarbeiter/innen-Zuordnungs-Selector, um eine der folgenden Optionen auszuwählen:

• Vollständiger Name (Standard)
• ID (wie DNI, NIE oder eine andere nationale ID)
• NIF / SSN (Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer)
• Gehaltscode (der Mitarbeitercode, der von deinem Gehaltsabrechnungsanbieter zugewiesen wurde)

Wie die Zuordnung funktioniert

Die ausgewählte Zuordnungs-Methode wird auf jede Zeile in der importierten Datei angewendet. Bei der Verwendung eines Identifikators führt der Importeur einen exakten Abgleich mit den Mitarbeiterdaten für die Gehaltsabrechnung durch. Dies vermeidet Fehlzuordnungen, die durch folgende Faktoren verursacht werden:

• Unterschiedliche Namensformate oder -reihenfolgen
• Akzentzeichen oder Sonderzeichen
• Zwischenname
• Mitarbeiter/innen mit dem gleichen Namen

Sicherheitsvorkehrungen

Um eine genaue Zuordnung zu gewährleisten, enthält der Importeur die folgenden Sicherheitsvorkehrungen:

• Wenn derselbe Identifikator mehreren Mitarbeitern/innen zugewiesen ist, wird die Zeile nicht automatisch zugeordnet. Du kannst es manuell lösen, wobei die Mitarbeiter/innen durch die rechtliche Einheit unterschieden werden.
• Nur Mitarbeiter/innen, die in der Gehaltsabrechnung enthalten sind, die importiert wird, werden bei der Zuordnung berücksichtigt.
• Die identifikatorbasierte Zuordnung respektiert die Benutzerberechtigungen:
  • NIF / SSN ist nur für Administratoren verfügbar, die auf persönliche Informationen zugreifen können.
  • Gehaltscode ist nur für Benutzer/innen verfügbar, die die Berechtigung haben, Unternehmensidentifikatoren anzuzeigen.