Criar e editar muitas entidades legais de uma vez com One. Anexe uma planilha ou descreva o que você precisa com suas próprias palavras, verifique cada entidade legal em uma tabela de revisão e aprove as mudanças no chat.
Visão Geral
Até agora, cada entidade legal tinha que ser criada ou editada um formulário de cada vez em Configurações. Com One, você pode:
- Criar entidades legais em massa a partir de um arquivo CSV ou Excel, ou de uma frase como “Criar Brisa Hotels Bilbao SL na Espanha”
- Editar entidades legais em massa, por exemplo, para mudar um endereço ou uma conta bancária em várias entidades legais, ou com uma frase como “Mudar a cidade de Brisa Hotels Madrid SL para Alcalá de Henares”
- Criar e editar ao mesmo tempo: One encontra as entidades legais que já existem pelo ID fiscal ou nome, e mostra o valor atual ao lado de cada mudança
Você pode incluir até 500 entidades legais em uma revisão. Nada é salvo até você aprovar. Isso está disponível para cada empresa com One, sem nada para habilitar. Você precisa de permissão para gerenciar entidades legais em Configurações.
Criar e editar entidades legais em massa
- Abra One
- Anexe sua planilha com as entidades legais (.xlsx, .xls, .ods ou .csv, com uma linha de cabeçalho), ou pule o arquivo e descreva o que você precisa com suas próprias palavras. Por exemplo:
- “Criar essas entidades legais” (com o arquivo anexado). Nomes de coluna quaisquer funcionam
- “Criar Brisa Hotels Bilbao SL na Espanha”
- “Mudar a cidade de Brisa Hotels Madrid SL para Alcalá de Henares”
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One abre a tabela Revisar suas entidades legais. Ela mostra:
- Entidades legais a serem criadas: as novas entidades legais que One adicionará à sua empresa
- Entidades legais a serem alteradas: as entidades legais que sua empresa já possui, com o valor atual ao lado de cada novo valor
- Se uma linha puder corresponder a mais de uma de suas entidades legais, One pergunta qual delas mudar, ou se deve criar uma nova
- Verifique o Status de cada linha. Linhas marcadas como Prontas podem ser salvas. Linhas com um erro mostram o que está errado, por exemplo, um IBAN inválido. Se você mudar uma linha que tinha um erro, ela mostrará Para verificar, e One a verifica novamente quando você pedir para salvar
- Corrija qualquer valor diretamente na tabela, ou clique no ícone da lixeira para remover uma linha
- Quando tudo parecer certo, peça para One salvar no chat e aprovar
Após salvar, One confirma quantas entidades legais foram criadas e atualizadas. Tipos de contrato, ciclos de folha de pagamento e contabilidade terminam de ser configurados nos próximos minutos. Clique em Ver entidades legais, ou vá para Configurações > Detalhes da empresa, para vê-las.
Informações que você pode incluir: nome legal, país, moeda, ID fiscal, SIRET (entidades legais francesas), endereço, IBAN, SWIFT/BIC e os dados do representante legal.
O que Factorial verifica antes de você salvar
Factorial verifica cada linha com as mesmas regras que Configurações antes que qualquer coisa seja salva. Por exemplo: um ID fiscal repetido no arquivo ou já utilizado em sua empresa, um IBAN ou código SWIFT/BIC que não é válido, ou um SIRET em uma entidade legal que não é francesa. Cada linha com um problema diz o que está errado.
Se algumas linhas ainda tiverem erros quando você salvar, One salva apenas as linhas que estão prontas. Corrija ou remova as outras linhas na tabela e salve novamente no chat.
Dicas e melhores práticas
- Use o arquivo que você já tem. Você não precisa renomear as colunas
- Inclua o ID fiscal de cada entidade legal, para que One possa identificar quais já existem
- Corrija pequenos erros diretamente na tabela de revisão em vez de editar e reanexar o arquivo
- Sempre revise ambas as seções da tabela antes de aprovar
Bom saber
- O país de uma entidade legal existente não pode ser alterado
- O nome legal e o ID fiscal da entidade legal principal não podem ser alterados
- One não exclui entidades legais ou move funcionários entre elas
- Para sua segurança, One não escreve IDs fiscais, IBANs ou IDs de representantes legais no chat. Você só os vê na tabela de revisão
- Arquivos PDF e imagens não podem ser usados. Use uma planilha em vez disso
FAQ
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Quais arquivos posso anexar?
Planilhas nos formatos .xlsx, .xls, .ods ou .csv, com uma linha de cabeçalho. Nomes de coluna quaisquer funcionam. Arquivos PDF e imagens não podem ser usados.
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Quantas entidades legais posso incluir de uma vez?
Até 500 em uma revisão. Para mais, divida o arquivo.
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One salva as entidades legais imediatamente?
Não. One primeiro mostra cada entidade legal que planeja criar ou mudar em uma tabela de revisão. Nada é salvo até você aprovar no chat.
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Como One sabe se uma entidade legal já existe?
One a procura pelo ID fiscal ou nome. Entidades legais existentes aparecem na seção de mudanças, com o valor atual ao lado de cada mudança. Se uma linha puder corresponder a mais de uma entidade legal, One pergunta qual delas mudar.
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O que acontece se algumas linhas tiverem erros?
Cada linha diz o que está errado. Você pode corrigir ou remover essas linhas na tabela. Se você salvar com erros, One salva apenas as linhas que estão prontas.
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Posso importar campos personalizados de contrato com isso?
Não. Isso apenas cria e edita entidades legais.
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Quem pode usar?
Usuários que podem gerenciar entidades legais em Configurações, em qualquer empresa com One.
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Preciso habilitar algo?
Não. Está disponível para cada empresa com One.