Quando un/una dipendente lascia l'azienda, sostituire rapidamente quella posizione è spesso una priorità. Con la creazione automatica del backfill, puoi assicurarti che ogni cessazione sia immediatamente riflessa nel tuo piano di assunzione, aiutando il tuo team a rimanere allineato con le esigenze della forza lavoro e a evitare di perdere richieste di sostituzione.
In questo articolo, imparerai come abilitare la creazione automatica del backfill e come il sistema genera posti vacanti o richieste quando un/una dipendente viene cessato/a.
Scopri di più sulla cessazione di un/una dipendente qui.
Panoramica
La creazione automatica del backfill consente al sistema di creare una richiesta di sostituzione ogni volta che un/una dipendente viene cessato/a. Il backfill è automaticamente collegato alla posizione corrispondente nel piano di assunzione, garantendo che la tua pianificazione del reclutamento rimanga accurata e aggiornata.
A seconda della tua configurazione, il sistema può creare:
- Una posizione vacante
- Una richiesta (se le richieste sono abilitate per la tua azienda)
Requisiti
- Il tuo abbonamento Factorial deve includere il modulo Piano di Assunzione ATS.
- Per utilizzare la modalità Richiesta, la tua azienda deve avere anche la funzione Richieste abilitata.
- Solo gli/le amministratori/trici (o gli/le utenti con autorizzazione a cessare dipendenti) possono attivare il flusso di backfill.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza questa funzione per mantenere il tuo piano di assunzione allineato con i cambiamenti nel personale e ridurre il lavoro manuale per i reclutatori e i manager.
Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende con frequente turnover del personale, dove la creazione manuale delle richieste di sostituzione può richiedere tempo e risultare facile da trascurare.
I vantaggi includono:
- Prevenire richieste di backfill mancate
- Rispondere più rapidamente alle partenze dei/delle dipendenti
- Mantenere il piano di assunzione aggiornato automaticamente
- Assicurarsi che le richieste di sostituzione siano collegate alla posizione corretta
Le informazioni sui/delle dipendenti devono essere complete affinché il sistema possa creare automaticamente una posizione vacante o una richiesta.
Come usare
- Vai su Impostazioni
- Apri Reclutamento
- Fai clic su Processi
- Scorri verso il basso fino a Creazione del backfill
- Seleziona il tipo di richiesta che vuoi che il sistema crei:
- Non creare backfill: Non succede nulla automaticamente quando un/una dipendente viene cessato/a
- Crea richiesta (approvazione richiesta): Viene creata una richiesta di assunzione e inviata attraverso il tuo flusso di approvazione prima che venga aperta una posizione vacante
- Crea posizione vacante direttamente: Una posizione vacante viene aperta immediatamente, precompilata con i dati del/le dipendente, senza alcun passaggio di approvazione
Cosa succede dopo che un/una dipendente è stato/a cessato/a
Quando un/una amministratore/trice cessa un/una dipendente e seleziona l'opzione "Apri backfill" nel modulo di cessazione, Factorial avvia il processo di backfill in background. Ecco cosa succede passo dopo passo:
Passo 1 — Factorial raccoglie i dati del/le dipendente che lascia
Entro pochi minuti dal salvataggio della cessazione, Factorial raccoglie automaticamente le seguenti informazioni dal profilo e dal contratto del/dei dipendente:
- Posizione lavorativa — dal ruolo assegnato nel tuo Catalogo Lavoro, o il titolo di lavoro sul loro contratto se non è impostato alcun ruolo nel catalogo.
- Team — il team a cui apparteneva il/la dipendente.
- Posizione / luogo di lavoro — l'ufficio o la posizione remota nel profilo del/dei dipendente.
- Manager diretto — il/la manager diretto/a del/dei dipendente.
-
Intervallo salariale — dal livello del Catalogo Lavoro assegnato al/dei dipendente
- La valuta torna alla valuta dell'entità legale se non è definita nel catalogo
Passo 2 — Factorial verifica che i dati siano completi
Un backfill può essere creato automaticamente solo se tutti i seguenti campi sono presenti nel profilo del/dei dipendente al momento della cessazione:
- Posizione lavorativa
- Manager diretto
- Posizione / luogo di lavoro
- Salario (almeno un importo minimo)
- Valuta salariale
- Team
Se uno di questi è mancante, Factorial non può aprire automaticamente il backfill.
Passo 3 — La posizione vacante o la richiesta viene creata
A seconda della modalità configurata:
Modalità Posizione Vacante
Factorial apre una nuova posizione vacante nel tuo Piano di Assunzione, precompilata con il ruolo del/dei dipendente che lascia, l'intervallo salariale, il team, la posizione, il manager diretto e una scadenza di 30 giorni. La posizione vacante è collegata al/dei dipendente cessato/a in modo da poter tracciare quale posizione viene riempita. È pronta per essere esaminata, arricchita e pubblicata.
Modalità Richiesta
Factorial crea una richiesta di assunzione con gli stessi dati precompilati e la invia attraverso il flusso di approvazione della tua azienda. Una volta approvata, la richiesta diventa una posizione vacante attiva. La persona che ha inviato la cessazione riceve una notifica con un link per tracciare lo stato di approvazione della richiesta.
Se una posizione vacante o una richiesta non è stata creata dopo la cessazione di un/una dipendente, potrebbe essere perché:
- Le informazioni richieste del/dei dipendente sono incomplete
- La funzione non è abilitata in Impostazioni > Reclutamento > Processi
- Le richieste sono selezionate, ma la funzione richieste non è abilitata per l'azienda
- Il sistema non è riuscito a collegare il/dei dipendente a una posizione nel piano di assunzione
Verifica i dati del/dei dipendente e la configurazione del piano di assunzione, poi riprova. Se il problema persiste, contatta il Supporto.
Se i/le reclutatori/trici o i/le manager non hanno ricevuto una notifica, controlla che gli/le utenti pertinenti abbiano le autorizzazioni necessarie e che le impostazioni di notifica siano configurate correttamente.
Notifiche
Tutte le notifiche vengono inviate alla persona che ha effettuato la cessazione — non diffuse all'intero team. Appaiono nella Factorial inbox e vengono anche inviate via email.
Posizione vacante creata
Quando: La posizione vacante è stata aperta con successo.
- Titolo inbox: La posizione vacante di backfill [nome posizione] è pronta per essere completata
- Oggetto email: È stata creata una posizione vacante di backfill per [nome dipendente]
- Messaggio: "Abbiamo creato la posizione vacante [nome posizione] per riempire [nome dipendente]. Aprila per esaminare i dettagli e completare eventuali informazioni mancanti."
- Link: Ti porta direttamente alla nuova posizione vacante in ATS.
Richiesta creata
Quando: La richiesta è stata creata con successo e attende approvazione.
- Titolo inbox: La richiesta di backfill [nome richiesta] attende approvazione
- Oggetto email: È stata creata una richiesta di backfill per [nome dipendente]
- Messaggio: "Abbiamo creato la richiesta [nome richiesta] per riempire [nome dipendente]. Aprila per esaminare i dettagli e seguire il suo stato di approvazione."
- Link: Ti porta direttamente alla pagina della richiesta in ATS.
Il backfill non può essere creato
Quando: Factorial non è riuscito ad aprire automaticamente il backfill — o perché i dati del/dei dipendente erano incompleti o perché è successo qualcosa di imprevisto.
- Titolo inbox: Non siamo riusciti a creare il backfill per [nome dipendente]
- Oggetto email: Azione richiesta: il backfill per [nome dipendente] non può essere creato automaticamente
- Messaggio: "Non siamo riusciti ad aprire una richiesta di backfill automaticamente per [nome dipendente]. Apri il modulo per completarlo manualmente."
- Link: Ti porta a un modulo "Nuova posizione vacante" o "Nuova richiesta" precompilato con il/la dipendente cessato/a già allegato/a, in modo da poter compilare i campi mancanti e inviare manualmente.
Cosa fare se il backfill non può essere creato automaticamente?
Ci sono due situazioni in cui Factorial ti invia la notifica "non può essere creato":
1. Dati del/dei dipendente incompleti
Il/la dipendente cessato/a mancava di uno o più campi richiesti al momento della cessazione. Cause comuni:
| Campo mancante | Probabile causa |
|---|---|
| Posizione lavorativa | Il/la dipendente non aveva alcun ruolo assegnato nel Catalogo Lavoro e nessun titolo di lavoro sul proprio contratto. |
| Manager diretto | Il/la dipendente non aveva alcun manager assegnato in Factorial. |
| Posizione | Il/la dipendente non aveva alcun ufficio o luogo di lavoro collegato al proprio profilo. |
| Salario | Nessun intervallo salariale è stato definito nel Catalogo Lavoro per il proprio livello, e non è stato impostato alcun salario sul proprio contratto. |
| Valuta salariale | Nessun salario è stato trovato e l'entità legale non ha valuta configurata. |
| Team | Il/la dipendente non era assegnato/a a nessun team. |
Cosa fare: Fai clic sul link nella notifica per aprire un modulo precompilato. Il/la dipendente sarà già allegato/a — compila le informazioni mancanti e invia manualmente.
2. Qualcosa di imprevisto è andato storto
In rari casi, il passaggio di creazione stesso può fallire per una ragione al di fuori del tuo controllo. Il comportamento è lo stesso: ricevi la notifica "non può essere creato" con un link per aprire manualmente il modulo e completare il backfill tu stesso/a.
Casi in cui non viene inviata alcuna notifica
Ci sono alcune situazioni in cui Factorial salta completamente il processo di backfill e non invia alcuna notifica:
| Situazione | Perché |
|---|---|
| La casella "Apri backfill" non è stata selezionata durante la cessazione | Il flusso è completamente facoltativo per ogni cessazione. Nessuna casella di controllo = nessun tentativo di backfill. |
| La modalità backfill è impostata su "Non creare backfill" | La configurazione dell'azienda disabilita esplicitamente la funzione. |
| Un backfill esiste già per questo/questa dipendente | Factorial verifica se esiste già una posizione vacante o una richiesta collegata a questo/questa dipendente e salta in caso affermativo, per evitare duplicati. |
| La modalità richiesta è selezionata ma le Richieste non sono abilitate | La funzione Richieste richiede un'autorizzazione separata. Se è disattivata, non viene tentato alcun backfill. |
Consigli e migliori pratiche
- Rivedi regolarmente le informazioni sui/delle dipendenti per garantire che tutti i dati richiesti siano completati prima che si verifichi una cessazione
- Conferma che le posizioni siano correttamente configurate nel piano di assunzione per garantire che i backfill siano assegnati correttamente
- Rivedi regolarmente le nuove posizioni vacanti o richieste create per convalidare le priorità di assunzione
- Se la tua azienda utilizza flussi di approvazione, assicurati che i/le reclutatori/trici e i/le manager comprendano i prossimi passaggi dopo aver ricevuto una notifica
FAQ
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Posso attivare un backfill dopo il fatto, senza ri-cessare il/la dipendente?
Sì. Se la creazione automatica è fallita o non hai selezionato la casella al momento della cessazione, vai su ATS → Piano di Assunzione → Posizioni Vacanti (o Richieste) e crea manualmente una nuova voce. Seleziona il/la dipendente cessato/a nel campo "Dipendente da sostituire" o "Dipendente da riempire" per collegare la posizione vacante o la richiesta a loro.
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Chi riceve la notifica?
Sempre la persona che ha effettuato la cessazione. La notifica non viene mai inviata a un gruppo ampio.
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Quanto velocemente viene creato il backfill?
Di solito entro pochi minuti dal salvataggio della cessazione. Potrebbe richiedere leggermente più tempo sotto carico elevato.
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Quale salario viene utilizzato per precompilare la posizione vacante?
Factorial utilizza l'intervallo salariale definito nel Catalogo Lavoro per il livello del/dei dipendente (importi minimo e massimo). Se non è definito alcun intervallo, torna al salario lordo. La valuta viene presa dal catalogo; se non è impostata lì, dall'entità legale a cui apparteneva il/dei dipendente.
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La scadenza per il backfill può essere cambiata?
La scadenza predefinita è impostata a 30 giorni dalla data di cessazione. Puoi modificarla manualmente sulla posizione vacante o sulla richiesta una volta creata.