Quando um colaborador deixa a empresa, substituir essa posição rapidamente costuma ser uma prioridade. Com a criação automática de vagas de substituição, cada desligamento é refletido automaticamente no seu Plano de Contratação, ajudando sua equipe a manter as necessidades de recrutamento atualizadas e evitando que solicitações de substituição sejam esquecidas.
Neste artigo, você aprenderá como habilitar a criação automática de vagas de substituição e como o sistema cria vagas ou requisições quando um colaborador é desligado.
Saiba mais sobre o desligamento de um colaborador aqui.
Visão Geral
A criação automática de vagas de substituição permite que o sistema crie uma solicitação de substituição sempre que um colaborador é desligado. A solicitação é automaticamente vinculada à posição correspondente no Plano de Contratação, garantindo que seu planejamento de recrutamento permaneça preciso e atualizado.
Dependendo da sua configuração, o sistema pode criar:
- Uma vaga
- Uma requisição (se as requisições estiverem habilitadas para sua empresa)
Requisitos
- Sua assinatura da Factorial deve incluir o módulo Plano de Contratação.
- Para utilizar o modo Requisição, sua empresa também deve ter o recurso de Requisições habilitado.
- Apenas administradores ou usuários com permissão para realizar desligamentos podem acionar esse fluxo.
Quando e por que deve ser usado
Utilize este recurso para manter o Plano de Contratação alinhado às mudanças no quadro de colaboradores e reduzir o trabalho manual de recrutadores e gestores.
Essa funcionalidade é especialmente útil para empresas com alta rotatividade, nas quais a criação manual de solicitações de substituição pode consumir tempo e ser facilmente esquecida.
Benefícios
- Evita solicitações de substituição esquecidas
- Permite responder mais rapidamente aos desligamentos
- Mantém o Plano de Contratação atualizado automaticamente
- Garante que as solicitações de substituição sejam vinculadas à posição correta
Os dados do colaborador devem estar completos para que o sistema possa criar automaticamente uma vaga ou requisição.
Como usar
- No menu lateral esquerdo, acesse Configurações.
- Selecione Recrutamento
- Clique em Processos
- Role para baixo até Criação de substituição de vaga
- Selecione o tipo de solicitação que você deseja que o sistema crie:
- Não criar substituição de vaga: Nenhuma substituição de vaga será criada automaticamente. Você pode criá-la, se necessário.
- Criar requisição (aprovação obrigatória): Uma requisição de substituição de vaga será criada e enviada pelo fluxo de aprovação.
- Criar vaga diretamente: Uma vaga de substituição será criada e ficará pronta para ser executada imediatamente, sem fluxo de aprovação.
O que acontece após o desligamento de um colaborador
Quando um administrador realiza o desligamento de um colaborador e marca a opção Abrir vaga de substituição, a Factorial inicia automaticamente o processo em segundo plano.
Passo 1 — A Factorial coleta os dados do colaborador desligado
Dentro de alguns minutos após o desligamento ser salvo, a Factorial coleta automaticamente as seguintes informações do perfil e contrato do colaborador:
- Cargo — do papel atribuído no seu Catálogo de Cargos, ou o cargo no contrato se nenhum papel do catálogo estiver definido.
- Equipe — a equipe à qual o colaborador pertencia.
- Local de trabalho — o escritório ou local remoto no perfil do colaborador.
- Gestor direto — o gestor direto do colaborador.
-
Faixa salarial — do nível do Catálogo de Cargos atribuído ao colaborador.
- A moeda volta para a moeda da entidade legal se não estiver definida no catálogo
- A moeda volta para a moeda da entidade legal se não estiver definida no catálogo
Passo 2 — A Factorial verifica se os dados estão completos
A vaga de substituição só pode ser criado automaticamente se todos os seguintes campos estiverem presentes no perfil do colaborador no momento do desligamento:
- Cargo
- Gestor direto
- Local de trabalho
- Salário (pelo menos um valor mínimo)
- Moeda do salário
- Equipe
Se algum desses estiver faltando, a Factorial não consegue criar automaticamente a vaga de substituição.
Passo 3 — A vaga ou requisição é criada
Dependendo do modo que você configurou:
Modo de Vaga
A Factorial abre uma nova vaga no seu Plano de Contratação, preenchida com o cargo do colaborador que saiu, faixa salarial, equipe, localização, gestor direto e um prazo de 30 dias. A vaga está vinculada ao colaborador desligado para que você possa rastrear qual posição está sendo preenchida. Ela está pronta para você revisar, editar e publicar.
Modo de Requisição
A Factorial cria uma requisição de contratação com os mesmos dados preenchidos e a envia pelo fluxo de aprovação da sua empresa. Uma vez aprovada, a requisição se torna uma vaga ativa. A pessoa que submeteu o desligamento recebe uma notificação com um link para rastrear o status de aprovação da requisição.
Se uma vaga ou requisição não foi criada após o desligamento de um colaborador, pode ser porque:
- As informações necessárias do colaborador estão incompletas
- O recurso não está habilitado em Configurações > Recrutamento > Processos
- Requisições estão selecionadas, mas o recurso de requisições não está habilitado para a empresa
- O sistema não conseguiu vincular o colaborador a uma posição no plano de contratação
Verifique os dados do colaborador e a configuração do plano de contratação, e tente novamente. Se o problema persistir, entre em contato com o Suporte.
Se recrutadores ou gestores não receberam uma notificação, verifique se os usuários relevantes têm as permissões necessárias e as configurações de notificação configuradas corretamente.
Notificações
Todas as notificações são enviadas para a pessoa que realizou o desligamento — não são divulgadas para toda a equipe. Elas aparecem na Factorial na caixa de entrada e também são enviadas por e-mail.
Vaga criada
Quando: A vaga foi aberta com sucesso.
- Título da caixa de entrada: A vaga de substituição [nome da vaga] está pronta para revisão
- Assunto do e-mail: Uma vaga de substituição foi criada para substituir [nome do colaborador]
- Mensagem: "Criamos a vaga [nome da vaga] para preencher [nome do colaborador]. Abra-a para revisar os detalhes e completar qualquer informação faltante."
-
Link: Leva você diretamente para a nova vaga em Recrutamento
.
Requisição criada
Quando: A requisição foi criada com sucesso e está aguardando aprovação.
- Título da caixa de entrada: A requisição de substituição [nome da requisição] está aguardando aprovação
- Assunto do e-mail: Uma requisição de substituição foi criada para substituir [nome do colaborador]
- Mensagem: "Criamos a requisição [nome da requisição] para preencher [nome do colaborador]. Abra-a para revisar os detalhes e acompanhar sua aprovação."
-
Link: Leva você diretamente para a página da requisição em Recrutamento.
Não foi possível criar a vaga de substituição
Quando: A Factorial não conseguiu criar a vaga de substituição automaticamente — seja porque os dados do colaborador estavam incompletos ou porque algo inesperado deu errado.
- Título da caixa de entrada: Não foi possível criar a vaga de substituição para [nome do colaborador]
- Assunto do e-mail: Ação necessária: a vaga de substituição para [nome do colaborador] não pôde ser criada automaticamente
- Mensagem: "Não conseguimos abrir uma solicitação de vaga de substituição automaticamente para [nome do colaborador]. Abra o formulário para completá-lo manualmente."
- Link: Leva você a um formulário de "Nova vaga" ou "Nova requisição" já preenchido com o colaborador desligado, para que você possa preencher os campos faltantes e enviar manualmente.
Se a vaga de substituição não puder ser criada automaticamente
Existem duas situações em que a Factorial envia a notificação "não pôde ser criado":
1. Dados do colaborador incompletos
O/ colaborador desligado estava faltando um ou mais campos obrigatórios no momento da demissão. Causas comuns:
| Campo faltante | Causa provável |
|---|---|
| Cargo | O colaborador não tinha um cargo atribuído no Catálogo de Cargos e nenhum cargo no contrato. |
| Gestor direto | O colaborador não tinha um gestor atribuído na Factorial. |
| Localização | O colaborador não tinha um escritório ou local de trabalho vinculado ao seu perfil. |
| Salário | Nenhuma faixa salarial foi definida no Catálogo de Cargos para seu nível, e nenhum salário foi definido em seu contrato. |
| Moeda do salário | Nenhum salário foi encontrado e a entidade legal não tem moeda configurada. |
| Equipe | O colaborador não foi atribuído a nenhuma equipe. |
O que fazer: Clique no link da notificação para abrir um formulário pré-preenchido. O colaborador já estará anexado — preencha as informações faltantes e envie manualmente.
2. Algo inesperado deu errado
Em casos raros, a etapa de criação em si pode falhar por um motivo fora do seu controle. O comportamento é o mesmo: você recebe a notificação "não pôde ser criado" com um link para abrir o formulário manualmente e completar a substituição você mesmo.
Casos em que nenhuma notificação é enviada
Existem algumas situações em que a Factorial ignora completamente o processo de substituição e não envia nenhuma notificação:
| Situação | Por que |
|---|---|
| A caixa de seleção "Abrir vaga de substituição" não foi marcada durante o desligamento | A criação automática de vagas de substituição é opcional e não foi selecionada durante o desligamento. |
| O modo de substituição está definido como "Não criar vaga de substituição" | A funcionalidade está desativada nas configurações da empresa. |
| Já existe uma vaga ou requisição de substituição vinculada a este colaborador | Já existe uma vaga ou requisição de substituição vinculada ao colaborador. |
| Modo de requisição está selecionado, mas Requisições não estão habilitadas | O recurso de Requisições não está habilitado para a empresa. |
Dicas e melhores práticas
- Revise regularmente as informações dos colaboradores para garantir que todos os dados necessários estejam completos antes de um desligamento.
- Confirme se as posições estão configuradas corretamente no Plano de Contratação para garantir que as solicitações de substituição sejam vinculadas à posição correta.
- Revise regularmente as novas vagas e requisições criadas para validar as prioridades de contratação.
- Se sua empresa utiliza fluxos de aprovação, certifique-se de que recrutadores e gestores conheçam os próximos passos após receber uma notificação.
Perguntas Frequentes
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Posso criar uma vaga de substituição após o desligamento de um colaborador?
Sim. Se a criação automática falhou ou se a opção não foi selecionada durante o desligamento, acesse Recrutamento → Plano de Contratação → Vagas (ou Requisições) e crie uma nova entrada manualmente. Selecione o colaborador desligado no campo Colaborador sendo substituído para vincular a vaga ou requisição à posição que precisa ser preenchida.
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Quem recebe a notificação?
A notificação é enviada exclusivamente para a pessoa que realizou o desligamento. Ela não é enviada para outros usuários ou grupos.
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Em quanto tempo a vaga de substituição é criada?
Normalmente, a vaga ou requisição é criada poucos minutos após o desligamento ser registrado. Em períodos de maior volume de processamento, esse prazo pode ser um pouco maior.
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Qual salário é usado para preencher a vaga?
A Factorial utiliza a faixa salarial definida no Catálogo de Cargos para o nível atribuído ao colaborador (valores mínimo e máximo). Caso nenhuma faixa salarial esteja configurada, o sistema utiliza o salário bruto definido no contrato. A moeda é obtida do Catálogo de Cargos e, caso não esteja configurada, da entidade legal do colaborador.
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Posso alterar o prazo da vaga de substituição?
Sim. O prazo padrão é definido como 30 dias a partir da data do desligamento, mas pode ser alterado manualmente na vaga ou requisição após sua criação.