Cuando un/a empleado/a deja la empresa, reemplazar esa posición rápidamente suele ser una prioridad. Con la creación automática de reemplazos, puedes asegurarte de que cada terminación se refleje inmediatamente en tu plan de contratación, ayudando a tu equipo a mantenerse alineado con las necesidades de la fuerza laboral y evitar perder solicitudes de reemplazo.
En este artículo, aprenderá cómo habilitar la creación automática de reemplazos y cómo el sistema genera vacantes o requerimientos cuando un/a empleado/a es despedido/a.
Aprenda más sobre la terminación de un/a empleado/a aquí.
Vista general
La creación automática de reemplazos permite que el sistema genere una solicitud de reemplazo cada vez que un/a empleado/a es despedido/a. El reemplazo se vincula automáticamente a la posición correspondiente en el plan de contratación, asegurando que su planificación de reclutamiento se mantenga precisa y actualizada.
Dependiendo de su configuración, el sistema puede crear:
- Una vacante
- Un requerimiento (si los requerimientos están habilitados para su empresa)
Requisitos
- Su Factorial debe incluir el módulo ATS Hiring Plan
- Para usar el modo requerimiento, su empresa también debe tener habilitada la función Requerimientos
- Solo los/as administradores/as (o usuarios/as con permiso para despedir empleados/as) pueden activar el flujo de reemplazo
Cuándo y por qué debe utilizarse
Utilice esta función para mantener su plan de contratación alineado con los cambios en el número de empleados/as y reducir el trabajo manual para reclutadores/as y managers.
Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas con alta rotación de empleados/as, donde crear manualmente solicitudes de reemplazo puede ser laborioso y fácil de pasar por alto.
Los beneficios incluyen:
- Prevenir solicitudes de reemplazo perdidas
- Responder más rápido a las salidas de empleados/as
- Mantener el plan de contratación actualizado automáticamente
- Asegurar que las solicitudes de reemplazo estén vinculadas a la posición correcta
La información del/la empleado/a debe ser completa para que el sistema pueda crear una vacante o requerimiento automáticamente.
Cómo usar
- Vaya a Configuración
- Abra Reclutamiento
- Haga clic en Procesos
- Desplácese hacia abajo hasta Creación de reemplazos temporales
- Seleccione el tipo de solicitud que desea que el sistema cree:
- No crear reemplazo: No sucede nada automáticamente cuando un/a empleado/a es despedido/a
- Crear requerimiento (se requiere aprobación): Se crea un requerimiento de contratación y se envía a través de su flujo de aprobación antes de abrir una vacante
- Crear vacante directamente: Se abre una vacante de inmediato, prerellenada con los datos del/la que se va, sin ningún paso de aprobación
Qué sucede después de que un/a empleado/a es despedido/a
Cuando un/a administrador/a despide a un/a empleado/a y marca la opción "Abrir reemplazo" en el modal de terminación, Factorial inicia el proceso de reemplazo en segundo plano. Esto es lo que sucede paso a paso:
Paso 1 — Factorial recopila los datos del/a que se va
Dentro de unos minutos después de que se guarda la terminación, Factorial recopila automáticamente la siguiente información del perfil y contrato del/la empleado/a:
- Título del trabajo — del rol asignado en su Catálogo de Trabajos, o el título del trabajo en su contrato si no se establece un rol en el catálogo
- Equipo — el equipo al que pertenecía el/la empleado/a.
- Ubicación / lugar de trabajo — la oficina o ubicación remota en el perfil del/la empleado/a.
- Gerente directo — el/la manager directo/a del/a empleado/a
-
Rango salarial — del nivel del Catálogo de Trabajos asignado al/a empleado/a
- La moneda se establece en la moneda de la entidad legal si no se define en el catálogo
Paso 2 — Factorial verifica que los datos sean completos
Un reemplazo solo puede crearse automáticamente si todos los siguientes campos están presentes en el perfil del/a empleado/a en el momento de la terminación:
- Título del trabajo
- Manager directo
- Ubicación / lugar de trabajo
- Salario (al menos un monto mínimo)
- Moneda del salario
- Equipo
Si falta alguno de estos, Factorial no puede abrir el reemplazo automáticamente.
Paso 3 — Se crea la vacante o requerimiento
Dependiendo de su modo configurado:
Modo vacante
Factorial abre una nueva vacante en su Plan de Contratación, prerellenada con el rol del/la empleado/a que se va, rango salarial, equipo, ubicación, manager directo y un plazo de 30 días. La vacante está vinculada al/la empleado/a despedido/a para que pueda rastrear qué posición se está reemplazando. Está lista para que la revise, enriquezca y publique.
Modo requerimiento
Factorial crea un requerimiento de contratación con los mismos datos prerellenados y la envía a través del flujo de aprobación de su empresa. Una vez aprobada, el requerimiento se convierte en una vacante activa. La persona que envió la terminación recibe una notificación con un enlace para rastrear el estado de aprobación del requerimiento.
Si no se creó una vacante o requerimiento después de despedir a un/a empleado/a, puede ser porque:
- La información requerida del/a empleado/a está incompleta
- La función no está habilitada en Configuración > Reclutamiento > Procesos
- Se seleccionaron requerimientos, pero la función de Requerimientos no está habilitada para la empresa
- El sistema no pudo vincular al/la empleado/a con una posición en el plan de contratación
Verifique los datos del/la empleado/a y la configuración del plan de contratación, luego intente nuevamente. Si el problema persiste, contacte con Soporte.
Si los/as reclutadores/as o managers no recibieron una notificación, verifique que los/as usuarios/as relevantes tengan los permisos necesarios y la configuración de notificaciones configuradas correctamente.
Notificaciones
Todas las notificaciones se envían a la persona que realizó la terminación — no se difunden a todo el equipo. Aparecen en la Factorial bandeja de entrada y también se envían por correo electrónico.
Vacante creada
Cuándo: La vacante se abrió con éxito.
- Título de la bandeja de entrada: Vacante de reemplazo [nombre de la vacante] está lista para ser completada
- Asunto del correo electrónico: Se creó una vacante de reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Mensaje: "Creamos la vacante [nombre de la vacante] para reemplazar a [nombre del/a empleado/a]. Ábrela para revisar los detalles y completar cualquier información faltante."
- Enlace: Te lleva directamente a la nueva vacante en ATS.
Requerimiento creado
Cuándo: El requerimiento se creó con éxito y está esperando aprobación.
- Título de la bandeja de entrada: Requerimiento de reemplazo [nombre de la requerimiento] espera aprobación
- Asunto del correo electrónico: Se creó un requerimiento de reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Mensaje: "Creamos el requerimiento [nombre de la requerimiento] para reemplazar a [nombre del/a empleado/a]. Ábralo para revisar los detalles y hacer seguimiento de su aprobación."
- Enlace: Le lleva directamente a la página de requerimiento en ATS.
No se pudo crear el reemplazo
Cuándo: Factorial no pudo abrir el reemplazo automáticamente — ya sea porque los datos del/la empleado/a estaban incompletos o porque ocurrió algo inesperado.
- Título de la bandeja de entrada: No pudimos crear el reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Asunto del correo electrónico: Se requiere acción: no se pudo crear automáticamente el reemplazo para [nombre del/a empleado/a]
- Mensaje: "No pudimos abrir una solicitud de reemplazo automáticamente para [nombre del/a empleado/a]. Abre el formulario para completarlo manualmente."
- Enlace: Le lleva a un formulario "Nueva vacante" o "Nuevoo requerimiento" prerellenado con el/a empleado/a despedido/a ya adjunto, para que pueda completar los campos faltantes y enviar manualmente.
¿Qué pasa si no se puede crear el reemplazo automáticamente?
Hay dos situaciones en las que Factorial te envía la notificación "no se pudo crear":
1. Datos del/a empleado/a incompletos
El/la empleado/a despedido/a carecía de uno o más campos requeridos en el momento de la terminación. Causas comunes:
| Campo faltante | Causa probable |
|---|---|
| Título del trabajo | El/la empleado/a no tenía un rol asignado en el Catálogo de Trabajos y no tenía título en su contrato. |
| Gerente directo | El/la empleado/a no tenía un/a manager asignado/a en Factorial. |
| Ubicación | El/la empleado/a no tenía una oficina o lugar de trabajo vinculado a su perfil. |
| Salario | No se definió un rango salarial en el Catálogo de Trabajos para su nivel, y no se estableció salario en su contrato. |
| Moneda del salario | No se encontró salario y la entidad legal no tiene moneda configurada. |
| Equipo | El/la empleado/a no estaba asignado/a a ningún equipo. |
Qué hacer: Haga clic en el enlace de la notificación para abrir un formulario prerellenado. El/la empleado/a ya estará adjunto/a — completa la información faltante y envía manualmente.
2. Ocurrió algo inesperado
En raras ocasiones, el paso de creación en sí puede fallar por una razón fuera de su control. El comportamiento es el mismo: recibes la notificación "no se pudo crear" con un enlace para abrir el formulario manualmente y completar el reemplazo usted mismo/a.
Casos en los que no se envía notificación
Hay algunas situaciones en las que Factorial omite el proceso de reemplazo por completo y no envía ninguna notificación:
| Situación | Por qué |
|---|---|
| La casilla "Abrir reemplazo" no fue marcada durante la terminación | El flujo es completamente opcional por cada terminación. Sin casilla marcada = sin intento de reemplazo. |
| El modo de reemplazo está configurado en "No crear reemplazo" | La configuración de la empresa desactiva explícitamente la función. |
| Ya existe un reemplazo para este/a empleado/a | Factorial verifica si ya existe una vacante o requerimiento vinculado a este/a empleado/a y omite si es así, para evitar duplicados. |
| Se seleccionó el modo de requerimiento pero no se habilitó requerimientos | La función de Requerimientos requiere un derecho separado. Si está desactivada, no se intenta ningún reemplazo. |
Consejos y mejores prácticas
- Revise la información del/a empleado/a regularmente para asegurarse de que todos los datos requeridos estén completos antes de que ocurra una terminación
- Confirme que las posiciones estén configuradas correctamente en el plan de contratación para asegurar que los reemplazos se asignen con precisión
- Revise regularmente las vacantes o requerimientos recién creadas para validar las prioridades de contratación
- Si su empresa utiliza flujos de aprobación, asegúrese de que los/as reclutadores/as y managers comprendan los siguientes pasos después de recibir una notificación
FAQ
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¿Puedo activar un reemplazo después de que ya ocurrió, sin volver a despedir al/a empleado/a?
Sí. Si la creación automática falló o no marcó la casilla en el momento de la terminación, vaya a ATS → Plan de Contratación → Vacantes (o Requerimientos) y cree una nueva entrada manualmente. Seleccione al/la empleado/a despedido/a en el campo "Empleado/a a reemplazar" o "Empleado/a a reemplazar" para vincular la vacante o requerimiento a él/ella.
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¿Quién recibe la notificación?
Siempre la persona que realizó la terminación. La notificación nunca se envía a un grupo amplio.
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¿Qué tan rápido se crea el reemplazo?
Generalmente dentro de unos minutos después de que se guarda la terminación. Puede tardar un poco más bajo alta carga.
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¿Qué salario se utiliza para prellenar la vacante?
Factorial utiliza el rango salarial definido en el Catálogo de Trabajos para el nivel del/la empleado/a (montos mínimo y máximo). Si no se define un rango, se utiliza el salario bruto. La moneda se toma del catálogo; si no se establece allí, de la entidad legal a la que pertenecía el/a empleado/a.
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¿Se puede cambiar la fecha límite del reemplazo?
La fecha límite predeterminada está establecida en 30 días a partir de la fecha de terminación. Puede editarla manualmente en la vacante o requerimiento una vez que se ha creado.