Estalvia temps i mantingues el teu procés de signatura de documents consistent amb configuracions de signatura reutilitzables. Els/les administradors/es poden definir signants, l'ordre de signatura i les posicions opcionals del segell de signatura una vegada, de manera que els enviadors poden reutilitzar la mateixa configuració sempre que enviïn un document privat d'empleat/da o d'empresa per a la signatura.
Visió general
Les configuracions de signatura reutilitzables permeten als/les administradors/es crear configuracions de signatura estàndard a Configuració de documents. Una configuració pot incloure:
- Les persones que necessiten signar
- Si les signatures es recullen secuencialment o en paral·lel
- La pàgina, posició i mida de cada segell de signatura, si és necessari
En enviar un document, l'enviador pot seleccionar una configuració existent, revisar els signants i la col·locació de les signatures, i enviar el document sense configurar el flux de signatura des de zero.
Aquesta funcionalitat està disponible per a documents d'empleat/da i documents privats d'empresa. No està disponible per a documents públics.
Com utilitzar
Crear una configuració de signatura reutilitzable
- A la barra lateral, ves a Configuració
- Accedeix a la secció Documents
- Obre la pestanya Plantilles de signatura
- Fes clic a la plantilla +Nova plantilla
- Omple els detalls i afegeix els signants necessaris
- Tria si els signants han de signar seqüencialment o en paral·lel
- Defineix la col·locació del segell de signatura utilitzant un document d'exemple, inclosa la pàgina, la posició i la mida
- Desa la configuració
Utilitzar una plantilla de signatura en enviar un document
- Comença a enviar un document d'empleat/da o document privat d'empresa per a la signatura
- En la configuració del document, activa l'opció per a Sol·licitar E-signatura
- Selecciona Utilitzar una plantilla
- Revisa els signants predefinits i l'ordre de signatura
- Previsualitza les posicions dels segells de signatura, si han estat definides a la configuració
- Fes els ajustaments necessaris o tria configurar el flux de signatura manualment
- Envia el document
Si no hi ha disponible una configuració de signatura reutilitzable en enviar un document, verifica que estiguis enviant un document d'empleat/da o document privat d'empresa. Les configuracions de signatura reutilitzables no estan disponibles per a documents públics.
Si la signatura apareix en el lloc incorrecte, revisa la col·locació del segell de signatura desada a la configuració. La posició, pàgina i mida es defineixen quan es crea la configuració.
Si necessites un flux de signatura diferent per a un document, pots configurar el flux de signatura manualment en comptes d'utilitzar una configuració de signatura reutilitzable.
Consells i millors pràctiques
- Crea configuracions per a documents que envies regularment, com ara contractes, acords i polítiques
- Utilitza noms clars per a les configuracions perquè els enviadors puguin identificar ràpidament la configuració correcta
- Defineix les posicions de signatura quan els documents segueixen un format consistent
- Revisa la llista de signants i l'ordre de signatura abans de desar una configuració per evitar enviar documents incorrectament
- La configuració manual encara està disponible quan un document no s'ajusta a una configuració existent
FAQ
-
Qui pot crear configuracions de signatura reutilitzables?
Els/les administradors/es poden crear configuracions de signatura reutilitzables des de la configuració de documents.
-
Què pot incloure una configuració de signatura?
Una configuració pot incloure els signants, l'ordre de signatura i, opcionalment, la pàgina, posició i mida de cada segell de signatura.
-
Poden signar els signants al mateix temps?
Sí. Pots configurar una configuració perquè les signatures es recullin en paral·lel o seqüencialment.
-
Puc utilitzar una configuració de signatura per a documents públics?
No. Les configuracions de signatura reutilitzables estan actualment disponibles només per a documents d'empleat/da i documents privats d'empresa.
-
Puc configurar un document manualment en comptes d'això?
Sí. Encara pots construir el flux de signatura manualment quan necessites una configuració diferent.