Ahorra tiempo y mantiene tu proceso de firma de documentos consistente con configuraciones de firma reutilizables. Los/as administradores/as pueden definir firmantes, orden de firma y posiciones opcionales de sello de firma una vez, para que los remitentes puedan reutilizar la misma configuración cada vez que envían un documento privado de Empleado o Empresa para firma.
Vista general
Las configuraciones de firma reutilizables permiten a los/as administradores/as crear configuraciones de firma estándar en Configuraciones de Documentos. Una configuración puede incluir:
- Las personas que necesitan firmar
- Si las firmas se recogen secuencialmente o en paralelo
- La página, posición y tamaño de cada sello de firma, si es necesario
Al enviar un documento, el remitente puede seleccionar una configuración existente, revisar los firmantes y la colocación de la firma, y enviar el documento sin configurar el flujo de firma desde cero.
Esta funcionalidad está disponible para documentos de Empleado y documentos privados de Empresa. No está disponible para documentos Públicos.
Cómo usar
Crear una configuración de firma reutilizable
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Accede a la sección de Documentos
- Abre la pestaña de Plantillas de firma
- Haz clic en +Nueva plantilla
- Completa los detalles y añade los firmantes requeridos
- Elige si los firmantes deben firmar secuencialmente o en paralelo
- Define la colocación del sello de firma utilizando un documento de ejemplo, incluyendo la página, posición y tamaño
- Guarda la configuración
Usar una plantilla de firma al enviar un documento
- Comienza a enviar un documento de Empleado o documento privado de Empresa para firma
- En la configuración del documento, activa el interruptor para Solicitar E-firma
- Selecciona Usar una plantilla
- Revisa los firmantes predefinidos y el orden de firma
- Previsualiza las posiciones del sello de firma, si fueron definidas en la configuración
- Haz los ajustes necesarios o elige configurar el flujo de firma manualmente
- Envía el documento
Si no está disponible una configuración de firma reutilizable al enviar un documento, verifica que estés enviando un documento de Empleado o documento privado de Empresa. Las configuraciones de firma reutilizables no están disponibles para Documentos Públicos.
Si la firma aparece en el lugar incorrecto, revisa la colocación del sello de firma guardada en la configuración. La posición, página y tamaño se definen cuando se crea la configuración.
Si necesitas un flujo de firma diferente para un documento, puedes configurar el flujo de firma manualmente en lugar de usar una configuración de firma reutilizable.
Consejos y mejores prácticas
- Crea configuraciones para documentos que envías regularmente, como contratos, acuerdos y políticas
- Usa nombres claros para las configuraciones para que los remitentes puedan identificar rápidamente la configuración correcta
- Define las posiciones de firma cuando los documentos sigan un formato consistente
- Revisa la lista de firmantes y el orden de firma antes de guardar una configuración para evitar enviar documentos incorrectamente
- La configuración manual sigue estando disponible cuando un documento no se ajusta a una configuración existente
FAQ
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¿Quién puede crear configuraciones de firma reutilizables?
Los/as administradores/as pueden crear configuraciones de firma reutilizables desde las configuraciones de Documentos.
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¿Qué puede incluir una configuración de firma?
Una configuración puede incluir los firmantes, el orden de firma y, opcionalmente, la página, posición y tamaño de cada sello de firma.
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¿Pueden los firmantes firmar al mismo tiempo?
Sí. Puedes configurar una configuración para que las firmas se recojan en paralelo o secuencialmente.
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¿Puedo usar una configuración de firma para documentos Públicos?
No. Las configuraciones de firma reutilizables están disponibles actualmente solo para documentos de Empleado y documentos privados de Empresa.
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¿Puedo configurar un documento manualmente en su lugar?
Sí. Aún puedes construir el flujo de firma manualmente cuando necesitas una configuración diferente.