Gestire documenti e garantire la conformità può richiedere tempo. Con ONE, ora puoi porre domande direttamente sui tuoi documenti, cartelle e modelli, risparmiando tempo e migliorando la visibilità all'interno della tua organizzazione.
Panoramica
Questa funzione ti consente di interagire con il tuo database di documenti utilizzando un linguaggio naturale. Invece di cercare manualmente tra le cartelle o tenere traccia delle schede, puoi semplicemente chiedere a ONE domande e ricevere risposte immediate.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza questa funzione quando:
- Hai bisogno di controllare rapidamente la conformità dei documenti (ad es. firme o file mancanti)
- Vuoi verificare lo stato di un documento specifico o di un dipendente
- Stai preparando audit e hai bisogno di identificare lacune
- Hai bisogno di aiuto per comprendere o utilizzare modelli di documenti
Come utilizzare
- Apri ONE
- Inizia una conversazione: digita la tua domanda utilizzando un linguaggio naturale (come faresti con un collega)
- Esamina la risposta fornita da ONE
- Raffina la tua domanda se necessario per ottenere risultati più specifici
- Monitoraggio della conformità: "Mostrami un elenco di tutti i dipendenti con una firma 'In attesa' per la Nuova Politica di Sicurezza."
- Stato individuale: "Eduardo Oliveira ha già firmato il suo ultimo contratto? Se sì, quando?"
- Audit e lacune: "Controlla i nuovi assunti del 2025 e segnala chi manca di un file nella cartella 'Documenti d'Identità'."
- Validazione: "Conferma la data di caricamento del contratto di promozione di Maria Lopez e verifica se ha ricevuto il nuovo file."
- Assistenza ai modelli: "Quali variabili relative ai contratti posso utilizzare nei miei modelli?"
Se non ottieni i risultati attesi, prova a riformulare la tua domanda con dettagli più specifici (ad es. nome del dipendente, tipo di documento o data).
Se ONE non riesce a trovare le informazioni che stai cercando, assicurati che il documento esista nella piattaforma e sia correttamente categorizzato e verifica di avere il permesso di accedere ai dati richiesti.
Se la risposta sembra incompleta, fai una domanda di follow-up o fornisci più contesto per affinare i risultati.
Chiedi a ONE di agire sui tuoi documenti
Oltre a rispondere a domande, ONE può svolgere il lavoro quotidiano sui documenti per te. Gli amministratori HR, i manager e i dipendenti possono chiedere a ONE, con le proprie parole, di eseguire qualsiasi azione che farebbero manualmente nei Documenti:
- Archivia un file: un file che carichi, o uno che ONE ha creato, va in una cartella che ONE suggerisce. Puoi confermarlo o scegliere un'altra cartella, anche nei documenti di un altro dipendente.
- Invia per firma: ONE richiede le firme, e ogni firmatario riceve un'email.
- Controlla chi non ha firmato: ONE elenca i firmatari in attesa e può inviare loro un promemoria.
- Sposta documenti: nella cartella che nomini.
- Trova e apri: ONE risponde con un link al documento, o elenca le opzioni quando diversi documenti corrispondono.
- Elimina e ripristina: il documento va nel cestino e può essere ripristinato. ONE ti avverte prima di annullare una firma in corso.
- Gestisci cartelle: crea o rinomina cartelle e sottocartelle.
- Apri ONE
- Descrivi l'azione che desideri, o allega il file che vuoi archiviare
- Esamina il riepilogo. Prima di qualsiasi modifica, ONE mostra ogni documento con il suo link, spazio e cartella
- Conferma l'azione. Nulla cambia fino a quando non confermi
ONE opera all'interno dei permessi di ciascuna persona in Factorial, quindi puoi agire solo sui documenti e sulle cartelle che puoi già gestire manualmente.
I promemoria per la firma sono la stessa email che i firmatari ricevevano la prima volta. Ogni documento in attesa invia un'email separata, quindi un dipendente con più documenti in attesa riceve un'email per documento.
Inviare documenti a più dipendenti contemporaneamente non è ancora disponibile tramite ONE. ONE può inviare uno o più documenti a un dipendente alla volta. Per inviare documenti a molti dipendenti, utilizza Invia in blocco nei Documenti.
Consigli e migliori pratiche
- Sii il più specifico possibile quando fai domande (ad es. includi nomi, tipi di documento o periodi di tempo)
- Usa parole chiave chiare come “firmato”, “in attesa”, “caricato” o “mancante”
- Scomponi query complesse in domande più piccole per risposte più accurate
- Controlla attentamente le informazioni critiche sulla conformità prima di agire
FAQ
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Può ONE controllare se un documento è stato firmato?
Sì, ONE può confermare se un documento è stato firmato e, se disponibile, fornire la data della firma.
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Posso usare ONE per identificare documenti mancanti?
Sì, puoi chiedere a ONE di incrociare dipendenti o periodi di tempo e evidenziare file mancanti o cartelle incomplete.
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Posso chiedere di dipendenti specifici?
Sì, puoi chiedere riguardo a singoli dipendenti e il loro stato documentale (ad es. contratti firmati, file caricati).
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Può ONE aiutarmi con i modelli di documento?
Sì, puoi chiedere riguardo alle variabili disponibili e come utilizzarle nei tuoi modelli.
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Può ONE apportare modifiche ai miei documenti?
Sì. ONE può archiviare, inviare per firma, inviare promemoria per la firma, spostare, eliminare e ripristinare documenti, e creare o rinominare cartelle. Prima di qualsiasi modifica, ONE ti mostra cosa farà e attende la tua conferma.
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Perché ONE non può accedere a determinati documenti?
L'accesso dipende dai tuoi permessi. Se non hai accesso a un documento, ONE non sarà in grado di recuperare informazioni su di esso.
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Le informazioni fornite da ONE sono sempre aggiornate?
ONE riflette i dati attuali disponibili nella piattaforma. Assicurati che i documenti siano correttamente caricati e aggiornati per risultati accurati.