Aquest article és per a: empleats/des, aprovadors i equips financers.
Pagat en una altra moneda? Introdueix el rebut tal com és, i Factorial el converteix per tu al tipus de canvi de la data del rebut. El teu banc utilitza el seu propi tipus i comissions, així que els dos imports rarament coincideixen fins al cèntim: pots ajustar l'import que se't retorna fins a un 5% per sobre de l'import convertit, així recuperes el que realment has gastat.
Com Factorial converteix una despesa
Visió general
Cada despesa té dos imports:
- Import del rebut (app mòbil: Import del document) i Moneda del document: el que diu el rebut, per exemple US$180.00. S'accepta qualsevol moneda. El camp de moneda pot aparèixer com a Moneda del rebut o Moneda de la factura.
- Import reemborsable i Moneda reemborsable: el que se't retorna, normalment en la moneda de la teva entitat legal, per exemple €161.75 per un rebut de US$180.00 (com en l'avís a continuació).
Quan les dues monedes difereixen, Factorial omple l'import reemborsable al tipus de canvi de la data del rebut. Si no hi ha un tipus per aquell dia, utilitza el més recent anterior. Sota l'import, el formulari mostra el total convertit, el tipus, la seva data i la seva font, per exemple "Total: €161.75. US$180.00 convertit a 1 USD = 0.8986 EUR el 27 d'octubre de 2026. Font: Open Exchange Rates".
Introdueix sempre el rebut en la seva moneda original i verifica que la Moneda del document coincideix amb el rebut. No el converteixis tu mateix/a.
Adjusta l'import al que et va cobrar el teu banc
Visió general
Pots canviar l'Import reemborsable per coincidir amb el teu extracte bancari, fins a un 5% per sobre de l'import convertit. Això cobreix la diferència habitual entre el tipus diari de Factorial i el tipus i comissions del teu banc. Més enllà d'això, la despesa no es pot enviar: la despesa mostra "Revisa els detalls de la teva despesa · L'import reemborsable no pot excedir l'import del rebut", i Enviar per aprovació et retorna a l'import. Aquest missatge és el mateix per ambdós límits.
En la mateixa moneda (per exemple, un rebut en lliures reemborsat en lliures), l'import reemborsable mai pot ser més alt que el rebut.
Com utilitzar
El banc ha cobrat més d'un 5% per sobre de l'import convertit (per exemple, altes comissions amb targetes a l'estranger)? Envia la despesa amb l'import convertit, o fins a un 5% per sobre, i pregunta al teu equip financer com volen reclamar les comissions bancàries. Moltes empreses demanen una segona despesa per les comissions:
- Crea una segona despesa per les comissions del banc, amb el teu extracte bancari adjunt com a prova.
- Diu a la descripció a quina despesa pertany.
- El teu aprovador aprova ambdues com és habitual.
Consells i Millors Pràctiques
- Introdueix sempre el rebut en la seva moneda original. Manté el registre auditable i la conversió consistent.
- Utilitza una targeta de l'empresa a l'estranger quan puguis. Els pagaments amb targeta arriben a Factorial per si mateixos, així que no hi ha res a convertir o avançar. Veure Què són les targetes de Factorial, i per què utilitzar-les per a la despesa de l'empresa?.
- Finances: decideix una manera de registrar les diferències. O registra l'import del banc i publica la petita diferència com una guany o pèrdua per canvi, o registra l'import convertit de Factorial. Consulta amb el teu comptable quin és el correcte per a tu. Utilitza les columnes Tipus de canvi, Import del document i Import reemborsable de l'exportació avançada per reconciliar. Veure Com exporto despeses?.
- Comprova com ho pagaràs. Els reemborsaments de nòmina necessiten que la moneda reemborsable coincideixi amb la moneda del salari de l'empleat, i els pagaments SEPA han de ser en euros.
Articles relacionats: Com aconsegueixo que els imports siguin correctes en una despesa? · Monedes i impostos en Despeses · Com exporto despeses? · Com em puc assegurar que l'IVA de cada despesa és correcte? · Com tanco el mes en Despeses? Una llista de verificació per a finances
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
"L'import reemborsable no pot excedir l'import del rebut".
L'import reemborsable és més d'un 5% per sobre de l'import convertit del rebut (o per sobre del rebut, si és la mateixa moneda). Redueix-lo i pregunta al teu equip financer com reclamar les comissions addicionals del banc. Si has introduït el rebut en la moneda incorrecta, corregeix primer la Moneda del document.
"No s'ha pogut calcular l'import reemborsable" ("No hem pogut obtenir un tipus de canvi per convertir a …").
Factorial no té tipus de canvi per aquella moneda i data. Introdueix l'Import reemborsable tu mateix/a des del teu extracte bancari abans de desar.
L'import reemborsable sembla incorrecte per a moltes despeses en la mateixa data.
Contacta amb el nostre equip de suport amb un exemple: l'enllaç de la despesa, la moneda i l'import del rebut, i l'import convertit.
La pàgina de Report no inclou algunes despeses.
El report mostra una moneda a la vegada. Canvia el filtre de moneda a la part superior per veure les altres.
"Només pots reemborsar despeses en la mateixa moneda que el salari de l'empleat."
La moneda reemborsable de la despesa és diferent de la moneda del salari de l'empleat, així que no es pot pagar a través de la nòmina. Paga-ho d'una altra manera, i després utilitza Estableix com a pagat en la despesa.
FAQ
1. Quin tipus de canvi utilitza Factorial?
El tipus de la data del rebut, de la font mostrada sota el total convertit. Si no hi ha tipus per aquell dia, Factorial utilitza el més recent anterior.
2. Per què no utilitza Factorial el tipus del meu banc?
Cada banc utilitza el seu propi tipus i comissions en el moment del pagament, que Factorial no pot conèixer. Per això pots ajustar l'import reemborsable fins a un 5% per sobre de l'import convertit.
3. Pot un aprovador canviar l'import reemborsable?
Sí. Les persones amb permís per editar la despesa poden canviar-ho, per exemple un aprovador que pot editar despeses pendents, mentre la despesa està pendent. S'apliquen els mateixos límits: fins a un 5% per sobre de l'import convertit, i mai per sobre del rebut en la mateixa moneda.
4. En quina moneda es reemborsa una despesa?
Per defecte, la moneda de l'entitat legal de l'empleat, que els administradors estableixen per cada entitat legal (vegeu Monedes i impostos en Despeses). Les despeses en un grup de despeses utilitzen la moneda del grup. Les despeses de quilometratge i per diem utilitzen la moneda de la seva tarifa.
5. Pot un empleat escollir la moneda en què se li reemborsa, per exemple pagar en pesos i ser reemborsat en dòlars?
Sí, si el camp Moneda reemborsable es mostra en el formulari de despeses de la teva empresa, excepte per a despeses en un grup, quilometratge i per diems.
6. S'apliquen els mateixos límits al quilometratge i per diems?
No. El quilometratge i els per diems es paguen en la moneda de la seva tarifa.
7. Les despeses amb targeta en una altra moneda es converteixen?
No. Les despeses amb targeta utilitzen l'import que realment es va carregar a la targeta, i no s'aplica cap conversió addicional.
8. Com puc pagar una despesa en una altra moneda?
A través de la nòmina, només si la moneda reemborsable és la mateixa que la moneda del salari de l'empleat. Per SEPA, només si és en euros. Estableix com a pagat funciona en qualsevol moneda, un cop hagis pagat a l'empleat d'una altra manera. Veure Com pago les despeses a través de la nòmina?, Com pago les despeses amb un fitxer SEPA? i Com marco una despesa com a pagada, o la desfaig?.
9. Per què no s'afegeixen els totals en diferents monedes?
Factorial mostra totals de despeses en diferents monedes per moneda, mai sumats. La pàgina de Report mostra una moneda a la vegada.