1. Ist es möglich, offline einzuchecken?
Ja, Sie können ein- und auschecken, während Sie offline sind, jedoch nur über die mobile App.
Erfahren Sie wie hier.
2. Wann wird die Benachrichtigung im Falle eines verpassten Eincheckens gesendet?
Wenn der Zeitraum für das Einchecken abgelaufen ist und der Mitarbeiter noch nicht eingecheckt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter und den Manager gesendet. Die E-Mail wird ungefähr eine Minute nach dem verpassten Einchecken gesendet.
Wenn der Mitarbeiter innerhalb des erlaubten Toleranzbereichs eincheckt, wird keine Benachrichtigung gesendet. Wenn er jedoch nach Ablauf des Zeitraums eincheckt, wird eine Benachrichtigung gesendet.
Manager erhalten auch eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung aller Vorfälle im Zusammenhang mit Pünktlichkeit für ihre Teammitglieder.
3. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst, sich auszuchecken?
Wenn die gearbeiteten Stunden die geschätzten Stunden basierend auf Arbeitsplänen, Vertragseingaben und/oder Freizeit überschreiten, wird eine Nachricht mit zwei Optionen angezeigt:
- Die geschätzten Stunden bestätigen.
- Die tatsächlichen Stunden auschecken.
Die Nachricht wird angezeigt, wenn der Benutzer auf die Auschecken-Schaltfläche klickt, nachdem er die geschätzten Stunden um mindestens eine Minute überschreitet.
Wenn ein Mitarbeiter an einem bestimmten Tag mehrere Schichten hat, wird nur die Auscheckzeit der letzten Schicht geändert, um sicherzustellen, dass die Gesamtzeit mit den geplanten Stunden übereinstimmt.
In der Zeiterfassung und im PDF-Export wird angezeigt, ob ein Mitarbeiter das Modal „Vergessen, sich auszuchecken“ verwendet hat, um sich auszuchecken und seine Auscheckzeit zu bearbeiten.
4. Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeiter mit den Arbeitszeiterfassungen manipulieren?
Um die Genauigkeit der Arbeitszeiterfassungen sicherzustellen, haben wir ein Alarmsystem implementiert, das Manipulationen erkennt und davor warnt. Dieses System analysiert die Einträge zum Einchecken auf Inkonsistenzen oder verdächtige Aktivitäten.
Wenn festgestellt wird, dass Arbeitszeiterfassungen manipuliert wurden, wird automatisch ein Vorfallbericht erstellt, der die „manipulierte Ein-/Auscheckzeit“ dokumentiert, um weitere Untersuchungen oder disziplinarische Maßnahmen, falls erforderlich, zu ermöglichen.
Um falsche Alarme aufgrund geringfügiger Zeitabweichungen zu minimieren, vergleicht das System die Uhrzeit mit der Serverzeit und erlaubt eine Toleranz von 2 Minuten für Zeitunterschiede.
E-Mail-Benachrichtigungen werden an den Genehmiger der Arbeitszeiterfassung des Mitarbeiters mit einer verdächtigen Schicht gesendet. Autorisierte Benutzer, einschließlich HR-Administratoren, erhalten ebenfalls diese Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass umgehend Maßnahmen ergriffen werden können.
5. Wenn jemand mit aktivierter Geolokalisierung eincheckt und anschließend die Zeit bearbeitet, verschwindet oder ändert sich der Standort?
Nein, der Standort wird nicht verschwinden. Stattdessen erscheinen zwei Aufzeichnungen in der Historie: die erste zeigt das Einchecken mit der Geolokalisierung, und die zweite spiegelt die bearbeitete Zeit ohne Änderungen der Standortinformationen wider.
6. Wie funktionieren automatische Pausen in verschiedenen Zeitzonen?
Automatische Pausen basieren auf den vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden, sodass die Zeitzone keinen Einfluss auf sie hat.
7. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
8. Wie hoch ist die Genauigkeit der Geolokalisierungskoordinaten?
Die Genauigkeit der Geolokalisierungskoordinaten kann je nach Faktoren wie mobiler Empfang, geografische Lage, Wetterbedingungen und ob sich der Standort drinnen oder draußen befindet, variieren. Um die Präzision jeder Geolokalisierung zu bestimmen, speichern wir Parameter, die als „Genauigkeit“ für Breiten- und Längengrad bezeichnet werden. Dieser Wert gibt die Differenz in Metern an, wobei eine niedrigere Zahl eine höhere Genauigkeit bedeutet. Zum Beispiel würde ein Wert von 0 eine Differenz von nur Zentimetern bedeuten, während 1000 eine Differenz von Kilometern anzeigen würde.
9. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Mitarbeiter vor Ort ist, wenn er eincheckt?
Wenn es nicht ausreicht, während des Eincheckens „Von zu Hause aus arbeiten“ oder „Vom Büro aus arbeiten“ anzugeben, ist die einzige Möglichkeit, ihre physische Anwesenheit zu überprüfen, die Verwendung von Geolokalisierung und die Überprüfung der angegebenen Koordinaten in Google Maps.
Wie man Geolokalisierung in der Zeiterfassung verwendet
10. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
11. Was ist der Prozess, um unterschriebene Arbeitszeiterfassungen von Mitarbeitern zu erhalten?
Exportieren Sie Ihre genehmigten Arbeitszeiterfassungen:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Zeiterfassung
- Klicken Sie auf das drei Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie Arbeitszeiterfassung exportieren
- Wählen Sie unter Exporttyp Zeiterfassungsexport - Vollversion
- Wählen Sie im Dateiformat PDF
- Wählen Sie Mitarbeiter
- Füllen Sie die anderen Felder aus und klicken Sie auf Absenden
Sie erhalten eine E-Mail mit dem Export.
Arbeitszeiterfassung in großen Mengen senden und E-Signatur anfordern:
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dokumente
- Klicken Sie auf In großen Mengen senden
- Laden Sie Ihre Arbeitszeiterfassungen hoch
- Wählen Sie den Ordnernamen aus
- Wählen Sie im Uploadtyp Dokumente mit allen Seiten behalten
- Klicken Sie auf Dokument hochladen
- Klicken Sie auf Dokumente mit Mitarbeitern abgleichen
- Aktivieren Sie die Option E-Signatur für alle Empfänger anfordern
- Klicken Sie auf X übereinstimmende Dokumente senden
12. Beeinflusst das manuelle Bearbeiten von Eincheckzeiten die Pausenzeiten in den Arbeitszeiterfassungen?
Die Auswirkungen des manuellen Bearbeitens von Eincheckzeiten auf Pausenzeiten hängen von der Situation ab:
- Wenn die automatische Pause in der Zukunft geplant ist, wird sie zur entsprechenden Zeit in der Arbeitszeiterfassung angezeigt, obwohl sie möglicherweise keine Echtzeit-Updates widerspiegelt.
- Wenn die automatische Pause jedoch bereits in der Arbeitszeiterfassung erfasst wurde, müssen die Mitarbeiter die Pausenzeit manuell anpassen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
13. Ist es möglich, Daten zur Zeiterfassung zu importieren oder dies in großen Mengen zu tun?
Es ist nicht möglich, die Zeiterfassung direkt über die Factorial-Oberfläche zu importieren. Sie können dies jedoch über die API tun, die das Hochladen und Verwalten von Daten zur Zeiterfassung in großen Mengen ermöglicht.
14. Wann erscheint die Nachricht „Sie haben Schichten zu vervollständigen“?
Der Satz „Sie haben Schichten zu vervollständigen“ erscheint in Factorial, wenn ein Mitarbeiter geplante Schichten hat, die er noch nicht abgeschlossen oder ein-/ausgecheckt hat.
- Der Mitarbeiter hat zugewiesene Arbeitsstunden.
- Das System erinnert ihn daran, dass er diese Schichten abschließen oder registrieren muss.
- Es erscheint normalerweise im Abschnitt Zeiterfassung oder im Dashboard des Mitarbeiters, wenn noch geplante Zeit aussteht.
15. Wie kann ich das System so konfigurieren, dass die tatsächlich von den Mitarbeitern geleisteten Stunden aufgezeichnet werden, anstatt der standardmäßig geplanten Stunden, insbesondere bei Verwendung fester Arbeitszeiten?
Wenn die Arbeitszeiterfassungen Ihrer Mitarbeiter ihre geplanten Stunden (z. B. 09:00 bis 18:00) anzeigen, unabhängig davon, wann sie tatsächlich eingecheckt haben, liegt dies normalerweise an einer dieser drei Konfigurationen:
-
„Geschätzte Stunden“ deaktivieren: Das System füllt möglicherweise automatisch Lücken, um den Tag „zu vervollständigen“.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Deaktivieren Sie „Einschränkungen für das Auschecken aktivieren“.
-
Überprüfen Sie „Automatisches Einchecken“: Einige Unternehmen haben dies für feste Arbeitszeiten aktiviert, was für den Mitarbeiter „eincheckt“.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Stellen Sie sicher, dass „Automatisches Ausfüllen der Arbeitszeiterfassung“ deaktiviert ist.
-
Überprüfen Sie „Rundung“: Wenn ein Mitarbeiter um 08:55 eincheckt und das System 09:00 aufzeichnet, wird nicht „auf den Zeitplan zurückgegriffen“, sondern gerundet.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Präferenzen > Toleranz für die Zeiterfassung.
- Aktion: Setzen Sie die Toleranz für die Zeiterfassung auf 0 Minuten für sowohl Ein- als auch Auschecken oder stellen Sie einfach sicher, dass dieser Abschnitt nicht aktiviert ist.
16. Wie kann ich den Zugang zum Einchecken für bestimmte Personen beschränken?
Wenn Sie sicherstellen müssen, dass ein Mitarbeiter keinen Zugang zur Eincheckfunktion hat, während sein Profil aktiv bleibt, können Sie diese Methoden verwenden:
- Versetzen Sie den Mitarbeiter in eine Berechtigungsgruppe, in der der Zugriff auf „Ein-/Auschecken“ deaktiviert ist.
- Schließen Sie einen Mitarbeiter von der Zeiterfassung aus (Factorial — Wie man Mitarbeiter von der Zeiterfassung ausschließt und wieder einbezieht )
17. Was passiert mit vergangenen Arbeitszeiterfassungen, wenn ich die Richtlinie eines Mitarbeiters ändere?
Nichts. Eine Richtlinienänderung gilt ab ihrem Inkrafttreten, und die Tage davor behalten ihre Werte. Nur ein absichtlich gewähltes Datum in der Vergangenheit berechnet die Arbeitszeiterfassungen von diesem Datum bis heute neu.
18. Kann ich eine Richtlinienänderung planen oder rückdatieren?
Ja. Wenn Sie Mitarbeiter zu einer Richtlinie hinzufügen, wählen Sie das Inkrafttretungsdatum:
- Ein zukünftiges Datum versetzt sie automatisch an diesem Tag.
- Ein vergangenes Datum (bis zu 24 Monate zurück) wendet die Richtlinie ab diesem Datum an und berechnet ihre Arbeitszeiterfassungen seitdem neu.