1. É possível registrar o ponto offline?
Sim, é possível registrar a entrada e a saída enquanto estiver offline, mas apenas pelo aplicativo móvel.
2. Quando é enviada a notificação em caso de não registo de ponto?
Quando o período de registro de entrada termina e o colaborador ainda não registrou o ponto, uma notificação por e-mail é enviada para o colaborador e para o gestor. O e-mail é enviado aproximadamente um minuto após o não registro do ponto.
Se o colaborador registrar o ponto dentro do intervalo de tolerância permitido, nenhuma notificação será enviada. No entanto, se registrar o ponto após o término do intervalo de tempo, uma notificação será enviada.
Os gestores também recebem um resumo semanal por e-mail de todos os incidentes relacionados à pontualidade dos membros de suas equipes.
3. O que acontece quando um colaborador se esquece de registrar a saída?
Caso o número de horas trabalhadas exceda o número estimado com base nos horários de trabalho, nas informações contratuais e/ou nas ausências, será exibida uma mensagem com duas opções:
- Confirmar as horas estimadas.
- Registrar a saída com as horas efetivamente trabalhadas.
A mensagem é exibida quando o usuário clica no botão de registrar a saída após ultrapassar as horas estimadas em pelo menos um minuto.
Se um colaborador tiver vários turnos em um determinado dia, o sistema modificará apenas o horário de saída do último turno para garantir que o tempo total esteja de acordo com as horas planejadas.
Na folha de ponto e na exportação em PDF, é indicado quando um colaborador utilizou a opção "Esqueci de registrar a saída" para registrar e editar o horário de saída.
4. Como posso impedir que os colaboradores adulterem as folhas de horas?
Para garantir a precisão das folhas de ponto, implementamos um sistema de alertas que detecta e avisa sobre possíveis adulterações. Esse sistema analisa os registros de entrada e saída em busca de inconsistências ou atividades suspeitas.
Caso alguma folha de ponto seja identificada como manipulada, um relatório de incidente é gerado automaticamente, documentando o "horário de entrada/saída manipulado" para posterior investigação ou medidas disciplinares, se necessário.
Para minimizar falsos alertas causados por pequenas variações de horário, o sistema compara o horário registrado com o horário do servidor, permitindo uma margem de 2 minutos para diferenças de fuso horário.
Alertas por e-mail são enviados ao responsável pela aprovação da folha de horas do colaborador com um turno suspeito. Usuários autorizados, incluindo administradores de RH, também recebem esses alertas para garantir que as medidas necessárias possam ser tomadas rapidamente.
5. Se alguém registrar o ponto com a geolocalização ativada e, posteriormente, editar o horário, a localização desaparece ou muda?
Não, a localização não desaparecerá. Em vez disso, dois registros aparecerão no histórico: o primeiro mostrará o registro de entrada com a geolocalização e o segundo refletirá o horário editado sem nenhuma alteração nas informações de localização.
6. Como funcionam as pausas automáticas em diferentes fusos horários?
As pausas automáticas são baseadas nas horas trabalhadas pelo colaborador, portanto, o fuso horário não as afeta.
7. É possível restringir o registro de ponto a uma área específica?
Atualmente, não é possível limitar o registro de ponto a uma área específica.
8. Qual é a margem de precisão das coordenadas de geolocalização?
A precisão das coordenadas de geolocalização pode variar dependendo de fatores como sinal de celular, geografia da área, condições climáticas e se o local é interno ou externo.
Para determinar a precisão de cada geolocalização, armazenamos parâmetros chamados "precisão" para latitude e longitude. Esse valor indica a diferença em metros, sendo que um número menor indica maior precisão.
Por exemplo, um valor de 0 significaria uma diferença de apenas centímetros, enquanto 1000 indicaria uma diferença de quilômetros.
9. Como posso garantir que um colaborador esteja presente no local de trabalho quando registrar o ponto?
Se indicar "Trabalhando de casa" ou "Trabalhando do escritório" ao registrar o ponto não for suficiente, a única maneira de verificar a presença física é usando a geolocalização e conferindo as coordenadas fornecidas no Google Maps.
10. Qual é o processo para obter folhas de horas assinadas pelos colaboradores?
Exporte suas folhas de ponto aprovadas:
- No menu lateral esquerdo, acesse Controle de Frequência.
- Clique no ícone de três pontos, no canto superior direito.
- Selecione Exportar folha de horas.
- Em Tipo de exportação, selecione Exportação de Controle de Frequência - Versão completa.
- Em Formato de arquivo, selecione PDF.
- Selecione os colaboradores.
- Preencha os outros campos e clique em Enviar.
Você receberá um e-mail com a exportação.
Envie as folhas de ponto em massa e solicite assinatura eletrônica:
- No menu lateral esquerdo, acesse Documentos.
- Clique em Enviar em massa.
- Faça o upload das folhas de ponto.
- Selecione o nome da pasta.
- Em Tipo de upload, selecione Manter documentos com todas as suas páginas.
- Clique em Carregar documento.
- Clique em Associar documentos aos colaboradores.
- Ative a opção Solicitar assinatura eletrônica para todos os destinatários.
- Clique em Enviar X documentos associados.
11. A edição manual dos horários de entrada e saída afeta os horários das pausas nas folhas de horas?
O impacto da edição manual dos horários de entrada e saída nos horários das pausas depende da situação:
- Se a pausa automática estiver programada para ocorrer no futuro, ela será exibida na folha de ponto no horário apropriado, embora possa não refletir atualizações em tempo real.
- No entanto, se a pausa automática já tiver sido registrada na folha de ponto, os colaboradores deverão ajustar manualmente o horário da pausa para garantir a precisão.
12. É possível importar dados de Controle de Frequência ou fazer isso em massa?
Não é possível importar dados de Controle de Frequência diretamente pela interface da Factorial. No entanto, você pode fazer isso usando a API, que permite o upload e o gerenciamento em massa desses dados.
13. Quando aparece a mensagem "Você tem turnos para completar"?
A mensagem "Você tem turnos para completar" aparece na Factorial quando um colaborador tem turnos agendados que ainda não foram concluídos ou para os quais ainda não registrou a entrada ou saída.
- O colaborador tem horários de trabalho atribuídos.
- O sistema está lembrando que é necessário concluir ou registrar esses turnos.
- A mensagem geralmente aparece na seção de Controle de Frequência ou no painel do colaborador quando há tempo planejado pendente.
14. Como posso configurar o sistema para que as horas efetivamente trabalhadas pelos colaboradores sejam registradas, em vez das horas programadas padrão, especialmente ao usar horários de trabalho fixos?
Se as folhas de ponto dos seus colaboradores mostrarem o horário programado, por exemplo, das 9h às 18h, independentemente do horário em que eles realmente registraram a entrada, isso geralmente ocorre devido a uma destas três configurações:
-
Desative "Horas estimadas": o sistema pode estar preenchendo lacunas automaticamente para "completar" o dia.
- Caminho: Configurações > Controle de Frequência > Política > Configurações da política.
- Ação: desative "Ativar restrições de registro de saída".
-
Verifique o "Registro de ponto automático": algumas empresas têm essa opção ativada para horários fixos, fazendo com que o sistema registre o ponto automaticamente para o colaborador.
- Caminho: Configurações > Controle de Frequência > Política > Configurações da política.
- Ação: certifique-se de que "Ativar preenchimento automático da folha de ponto" esteja desativado.
-
Revise o "Arredondamento": se um colaborador registrar o ponto às 08:55 e o sistema registrar 09:00, isso não significa que o sistema esteja usando o horário programado como padrão, mas sim que o horário está sendo arredondado.
- Caminho: Configurações > Controle de Frequência > Política > Preferências > Tolerância de controle de frequência.
- Ação: defina a Tolerância de controle de frequência para 0 minutos, tanto para entrada quanto para saída, ou certifique-se de que essa seção não esteja habilitada.
15. Como restringir o acesso ao registro de ponto para pessoas específicas?
Se você precisar garantir que um colaborador não tenha acesso ao recurso de registro de ponto enquanto mantém seu perfil ativo, é possível usar os seguintes métodos:
- Mova o colaborador para um Grupo de permissões no qual o acesso a Registro de entrada/saída esteja desativado.
- Exclua o colaborador do Controle de Frequência.
16. O que acontece com as folhas de ponto anteriores quando altero a política de um colaborador?
Nada. A alteração da política é aplicada a partir da data de vigência, e os dias anteriores a essa data mantêm seus valores.
Somente quando uma data de vigência passada é escolhida intencionalmente, as folhas de ponto são recalculadas a partir dessa data até o dia atual.
17. É possível agendar uma alteração de política ou aplicá-la retroativamente?
Sim. Ao adicionar colaboradores a uma política, escolha a Data de vigência:
- Data futura: os colaboradores serão movidos automaticamente para a nova política nessa data.
- Data passada: é possível aplicar a política a até 24 meses anteriores. A política será aplicada a partir dessa data e as folhas de ponto serão recalculadas desde então.