1. Ist es möglich, offline einzuchecken?
Ja, du kannst dich offline ein- und auschecken, jedoch nur über die mobile App.
Erfahre, wie hier.
2. Wann wird die Benachrichtigung im Falle eines versäumten Eincheckens gesendet?
Wenn der Zeitraum für das Einchecken abgelaufen ist und der Mitarbeitende sich noch nicht eingecheckt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeitenden und den Manager gesendet. Die E-Mail wird ungefähr eine Minute nach dem versäumten Einchecken gesendet.
Wenn der Mitarbeitende sich innerhalb des erlaubten Toleranzbereichs eincheckt, wird keine Benachrichtigung gesendet. Wenn er sich jedoch nach Ablauf des Zeitraums eincheckt, wird eine Benachrichtigung gesendet.
Manager erhalten auch eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung aller Pünktlichkeitsvorfälle ihrer Teammitglieder.
3. Was passiert, wenn ein Mitarbeitender vergisst, sich auszuchecken?
Wenn die Arbeitsstunden die geschätzten Stunden basierend auf den Arbeitsplänen, den Vertragseingaben und/oder der Abwesenheit überschreiten, wird eine Nachricht mit zwei Optionen angezeigt:
- Die geschätzten Stunden bestätigen.
- Die tatsächlichen Stunden auschecken.
Die Nachricht wird angezeigt, wenn der Nutzer auf die Auschecken-Schaltfläche klickt, nachdem er die geschätzten Stunden um mindestens eine Minute überschreitet.
Wenn ein Mitarbeitender an einem bestimmten Tag mehrere Schichten hat, wird nur die Auscheckzeit der letzten Schicht geändert, um sicherzustellen, dass die Gesamtzeit mit den geplanten Stunden übereinstimmt.
In der Zeiterfassung und im PDF-Export wird angezeigt, wenn ein Mitarbeitender das Modal "Vergessen, sich auszuchecken" verwendet hat, um sich auszuchecken und seine Auscheckzeit zu bearbeiten.
4. Wie kann ich verhindern, dass Mitarbeitende mit den Zeiterfassungen manipulieren?
Um die Genauigkeit der Zeiterfassungen sicherzustellen, haben wir ein Alarmsystem implementiert, das Manipulationen erkennt und darauf hinweist. Dieses System analysiert die Einträge zum Einchecken auf Inkonsistenzen oder verdächtige Aktivitäten.
Wenn Manipulationen an Zeiterfassungen festgestellt werden, wird automatisch ein Vorfallbericht erstellt, der die "manipulierte Ein-/Auscheckzeit" dokumentiert, um eine weitere Untersuchung oder disziplinarische Maßnahmen, falls erforderlich, zu ermöglichen.
Um falsche Alarme aufgrund kleiner Zeitvariationen zu minimieren, vergleicht das System die Uhrzeit mit der Serverzeit und erlaubt eine Toleranz von 2 Minuten für Zeitunterschiede.
E-Mail-Benachrichtigungen werden an den Zeiterfassungsprüfer des Mitarbeitenden mit einer verdächtigen Schicht gesendet. Autorisierte Nutzer, einschließlich HR-Administratoren, erhalten ebenfalls diese Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass schnell gehandelt werden kann.
5. Wenn jemand mit aktivierter Geolokalisierung eincheckt und anschließend die Zeit bearbeitet, verschwindet oder ändert sich der Standort?
Nein, der Standort wird nicht verschwinden. Stattdessen erscheinen zwei Einträge in der Historie: der erste zeigt das Einchecken mit der Geolokalisierung, und der zweite spiegelt die bearbeitete Zeit wider, ohne dass sich die Standortinformationen ändern.
6. Wie funktionieren automatische Pausen in verschiedenen Zeitzonen?
Automatische Pausen basieren auf den von den Mitarbeitenden geleisteten Arbeitsstunden, sodass die Zeitzone keinen Einfluss auf sie hat.
7. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
8. Wie hoch ist der Genauigkeitsbereich der Geolokalisierungskoordinaten?
Die Genauigkeit der Geolokalisierungskoordinaten kann je nach Faktoren wie Mobilfunkempfang, geografischen Gegebenheiten, Wetterbedingungen und ob sich der Standort drinnen oder draußen befindet, variieren. Um die Präzision jeder Geolokalisierung zu bestimmen, speichern wir Parameter, die als "Genauigkeit" für Breiten- und Längengrad bezeichnet werden. Dieser Wert gibt die Differenz in Metern an, wobei eine niedrigere Zahl eine höhere Genauigkeit bedeutet. Zum Beispiel würde ein Wert von 0 eine Differenz von nur Zentimetern bedeuten, während 1000 eine Differenz von Kilometern anzeigen würde.
9. Wie kann ich sicherstellen, dass ein Mitarbeitender vor Ort ist, wenn er sich eincheckt?
Wenn das Angeben von "Homeoffice" oder "Büroarbeit" beim Einchecken nicht ausreicht, ist die einzige Möglichkeit, ihre physische Anwesenheit zu überprüfen, die Verwendung von Geolokalisierung und die Überprüfung der angegebenen Koordinaten in Google Maps.
Wie man Geolokalisierung in der Zeiterfassung verwendet
10. Ist es möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken?
Derzeit ist es nicht möglich, das Einchecken auf einen bestimmten Bereich zu beschränken.
11. Was ist der Prozess zum Erhalt von unterschriebenen Zeiterfassungen von Mitarbeitenden?
Exportiere deine genehmigten Zeiterfassungen:
- Klicke in deiner Seitenleiste auf Zeiterfassung
- Klicke auf das drei Punkte-Symbol in der oberen rechten Ecke
- Wähle Zeiterfassung exportieren
- Wähle unter Exporttyp Zeiterfassungsexport - Vollversion
- Wähle im Dateiformat PDF
- Wähle Mitarbeitende
- Fülle die anderen Felder aus und klicke auf Absenden
Du erhältst eine E-Mail mit dem Export.
Zeiterfassung im Bulk senden und e-Signatur anfordern:
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Dokumente
- Klicke auf Im Bulk senden
- Lade deine Zeiterfassungen hoch
- Wähle den Ordnernamen
- Wähle im Uploadtyp Dokumente mit allen Seiten behalten
- Klicke auf Dokument hochladen
- Klicke auf Dokumente mit Mitarbeitenden abgleichen
- Aktiviere die Option E-Signatur von allen Empfängern anfordern
- Klicke auf X übereinstimmende Dokumente senden
12. Beeinflusst das manuelle Bearbeiten der Eincheckzeiten die Pausenzeiten in den Zeiterfassungen?
Die Auswirkungen des manuellen Bearbeitens der Eincheckzeiten auf die Pausenzeiten hängen von der Situation ab:
- Wenn die automatische Pause in der Zukunft geplant ist, wird sie zur entsprechenden Zeit in der Zeiterfassung angezeigt, obwohl sie möglicherweise keine Echtzeit-Updates widerspiegelt.
- Wenn die automatische Pause jedoch bereits in der Zeiterfassung erfasst wurde, sind die Mitarbeitenden verpflichtet, die Pausenzeit manuell anzupassen, um die Genauigkeit sicherzustellen.
13. Ist es möglich, Zeiterfassungsdaten zu importieren oder dies im Bulk zu tun?
Es ist nicht möglich, die Zeiterfassung direkt über die Factorial-Schnittstelle zu importieren. Du kannst dies jedoch über die API tun, die das Bulk-Upload und das Management von Zeiterfassungsdaten ermöglicht.
14. Wann erscheint die Nachricht 'Du hast Schichten zu vervollständigen'?
Der Satz „Du hast Schichten zu vervollständigen“ erscheint in Factorial, wenn ein Mitarbeitender geplante Schichten hat, die er noch nicht abgeschlossen oder ein-/ausgecheckt hat.
- Der Mitarbeitende hat zugewiesene Arbeitsstunden.
- Das System erinnert ihn daran, dass er diese Schichten abschließen oder registrieren muss.
- Es erscheint normalerweise im Abschnitt Zeiterfassung oder im Dashboard des Mitarbeitenden, wenn geplante Zeit aussteht.
15. Wie kann ich das System konfigurieren, damit die tatsächlich geleisteten Stunden der Mitarbeitenden erfasst werden, anstatt der standardmäßig geplanten Stunden, insbesondere bei festen Arbeitsplänen?
Wenn die Zeiterfassungen deiner Mitarbeitenden ihre geplanten Stunden (z. B. 09:00 bis 18:00) anzeigen, unabhängig davon, wann sie sich tatsächlich eingecheckt haben, liegt das normalerweise an einer dieser drei Konfigurationen:
-
„Geschätzte Stunden“ deaktivieren: Das System könnte automatisch Lücken füllen, um den Tag "zu vervollständigen".
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: „Einschränkungen beim Auschecken aktivieren“ ausschalten.
-
Überprüfe „Automatisches Einchecken“: Einige Unternehmen haben dies für feste Zeitpläne aktiviert, was für den Mitarbeitenden „stempelt“.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Richtlinieneinstellungen.
- Aktion: Sicherstellen, dass „Automatisches Ausfüllen der Zeiterfassung“ deaktiviert ist.
-
Überprüfe „Rundung“: Wenn ein Mitarbeitender sich um 08:55 eincheckt und das System 09:00 erfasst, wird nicht „auf den Zeitplan zurückgegriffen“, sondern gerundet.
- Pfad: Einstellungen > Zeiterfassung > Richtlinie > Präferenzen > Toleranz der Zeiterfassung.
- Aktion: Setze die Toleranz der Zeiterfassung auf 0 Minuten für Ein- und Auschecken oder stelle einfach sicher, dass dieser Abschnitt nicht aktiviert ist.
16. Wie man den Zugang zum Einchecken für bestimmte Personen einschränkt
Wenn du sicherstellen musst, dass ein Mitarbeitender keinen Zugang zur Eincheckfunktion hat, während du sein Profil aktiv hältst, kannst du folgende Methoden verwenden:
- Bewege den Mitarbeitenden in eine Berechtigungsgruppe, in der der Zugang zum 'Ein-/Auschecken' deaktiviert ist.
- Schließe einen Mitarbeitenden von der Zeiterfassung aus (Factorial — Wie man Mitarbeitende von der Zeiterfassung ausschließt und wieder hinzufügt )
17. Was passiert mit vergangenen Zeiterfassungen, wenn ich die Richtlinie eines Mitarbeitenden ändere?
Nichts. Eine Richtlinienänderung gilt ab ihrem Inkrafttretungsdatum, und Tage davor behalten ihre Werte. Nur ein absichtlich gewähltes vergangenes Datum berechnet die Zeiterfassungen von diesem Datum bis heute neu.
18. Kann ich eine Richtlinienänderung planen oder rückdatieren?
Ja. Wähle das Inkrafttretungsdatum, wenn du Mitarbeitende einer Richtlinie hinzufügst oder wenn du die Richtlinie eines Mitarbeitenden über sein Profil in Arbeitsdetails > Zeiterfassungsrichtlinie änderst:
- Ein zukünftiges Datum verschiebt sie automatisch an diesem Tag.
- Ein vergangenes Datum (bis zu 24 Monate zurück) wendet die Richtlinie ab diesem Datum an und berechnet ihre Zeiterfassungen seitdem neu.