1. È possibile registrarsi offline?
Sì, puoi registrarti e disconnetterti mentre sei offline, ma solo utilizzando l'app mobile.
Scopri come qui.
2. Quando viene inviata la notifica in caso di registrazione mancata?
Quando il periodo di registrazione è scaduto e l'impiegato non si è ancora registrato, viene inviata un'email di notifica all'impiegato e al manager. L'email viene inviata circa un minuto dopo la registrazione mancata.
Se l'impiegato si registra all'interno del margine di tolleranza consentito, non viene inviata alcuna notifica. Tuttavia, se si registra dopo che il periodo di tempo è scaduto, viene inviata una notifica.
I manager ricevono anche un riepilogo settimanale via email di tutti gli incidenti relativi alla puntualità per i membri del loro team.
3. Cosa succede quando un impiegato dimentica di disconnettersi?
Se le ore lavorate superano le ore stimate in base ai programmi di lavoro, all'immissione del contratto e/o ai permessi, verrà visualizzato un messaggio con due opzioni:
- Confermare le ore stimate.
- Disconnettersi alle ore effettive.
Il messaggio viene visualizzato quando l'utente fa clic sul pulsante di disconnessione dopo aver superato le ore stimate di almeno un minuto.
Se un impiegato ha più turni in un dato giorno, il sistema modificherà solo l'ora di disconnessione dell'ultimo turno per garantire che il tempo totale sia allineato con le ore pianificate.
Nel foglio presenze e nell'esportazione PDF viene mostrato se un impiegato ha utilizzato il modulo "Dimenticato di disconnettersi" per disconnettersi e modificare il proprio orario di disconnessione.
4. Come posso prevenire che gli impiegati manomettano i fogli presenze?
Per garantire l'accuratezza dei fogli presenze, abbiamo implementato un sistema di allerta che rileva e avverte contro la manomissione. Questo sistema analizza le registrazioni di ingresso per incongruenze o attività sospette.
Se vengono trovati fogli presenze manipolati, viene automaticamente generato un rapporto di incidente, documentando il "tempo di registrazione manipolato" per ulteriori indagini o azioni disciplinari, se necessario.
Per ridurre i falsi allarmi a causa di piccole variazioni di tempo, il sistema confronta l'ora di registrazione con l'ora del server, consentendo un margine di 2 minuti per le differenze di fuso orario.
Le allerte via email vengono inviate all'approvatore del foglio presenze dell'impiegato con un turno sospetto. Gli utenti autorizzati, inclusi gli amministratori HR, ricevono anche queste allerte per garantire che possano essere adottate azioni tempestive.
5. Se qualcuno si registra con la geolocalizzazione attivata e successivamente modifica l'orario, la posizione scompare o cambia?
No, la posizione non scomparirà. Invece, appariranno due registrazioni nella cronologia: la prima mostrerà la registrazione con la geolocalizzazione e la seconda rifletterà l'orario modificato senza alcuna modifica alle informazioni sulla posizione.
6. Come funzionano le pause automatiche per i diversi fusi orari?
Le pause automatiche si basano sulle ore lavorate dall'impiegato, quindi il fuso orario non le influisce.
7. È possibile limitare la registrazione a un'area specifica?
Attualmente, non è possibile limitare la registrazione a un'area specifica.
8. Qual è il margine di accuratezza delle coordinate di geolocalizzazione?
L'accuratezza delle coordinate di geolocalizzazione può variare a seconda di fattori come la ricezione mobile, la geografia dell'area, le condizioni meteorologiche e se la posizione è all'interno o all'esterno. Per determinare la precisione di ciascuna geolocalizzazione, memorizziamo parametri chiamati "accuratezza" per latitudine e longitudine. Questo valore indica la differenza in metri, con un numero più basso che indica una maggiore accuratezza. Ad esempio, un valore di 0 significherebbe una differenza di solo centimetri, mentre 1000 indicherebbe una differenza di chilometri.
9. Come posso assicurarmi che un impiegato sia presente quando si registra?
Se indicare "Lavoro da casa" o "Lavoro dall'ufficio" durante la registrazione non è sufficiente, l'unico modo per verificare la loro presenza fisica è utilizzare la geolocalizzazione e controllare le coordinate fornite su Google Maps.
Come utilizzare la geolocalizzazione nel monitoraggio del tempo
10. È possibile limitare la registrazione a un'area specifica?
Attualmente, non è possibile limitare la registrazione a un'area specifica.
11. Qual è il processo per ottenere fogli presenze firmati dagli impiegati?
Esporta i tuoi fogli presenze approvati:
- Sulla tua barra laterale, fai clic su Monitoraggio del tempo
- Fai clic sull'icona tre puntini, nell'angolo in alto a destra
- Seleziona Esporta foglio presenze
- In Tipo di esportazione seleziona Esportazione monitoraggio del tempo - Versione completa
- Nel formato file, seleziona PDF
- Seleziona impiegati
- Compila gli altri campi e fai clic su Invia
Riceverai un email con l'esportazione.
Invia foglio presenze in blocco e richiedi firma elettronica:
- Sulla tua barra laterale, vai su Documenti
- Fai clic su Invia in blocco
- Carica i tuoi fogli presenze
- Seleziona il nome della cartella
- Nel tipo di caricamento, seleziona Conserva documenti con tutte le loro pagine
- Fai clic su Carica documento
- Fai clic su Abbina documenti con impiegati
- Attiva l'opzione Richiedi firma elettronica a tutti i destinatari
- Fai clic su Invia X documenti abbinati
12. La modifica manuale degli orari di registrazione influisce sui tempi di pausa nei fogli presenze?
L'impatto della modifica manuale degli orari di registrazione sui tempi di pausa dipende dalla situazione:
- Se la pausa automatica è programmata per avvenire in futuro, verrà visualizzata nel foglio presenze al momento appropriato, anche se potrebbe non riflettere aggiornamenti in tempo reale.
- Tuttavia, se la pausa automatica è già stata registrata nel foglio presenze, gli impiegati dovranno regolare manualmente il tempo di pausa per garantire l'accuratezza.
13. È possibile importare dati di monitoraggio del tempo o farlo in blocco?
Non è possibile importare il monitoraggio del tempo direttamente tramite l'interfaccia Factorial. Tuttavia, puoi farlo utilizzando l'API, che consente il caricamento e la gestione in blocco dei dati di monitoraggio del tempo.
14. Quando appare il messaggio 'Hai turni da completare'?
La frase “Hai turni da completare” appare in Factorial quando un impiegato ha turni programmati che non ha ancora completato o registrato.
- L'impiegato ha ore di lavoro assegnate.
- Il sistema sta ricordando loro che devono completare o registrare questi turni.
- Di solito appare nella sezione Monitoraggio del tempo o nel cruscotto dell'impiegato quando ci sono tempi pianificati in sospeso.
15. Come posso configurare il sistema in modo che le ore effettive lavorate dagli impiegati vengano registrate, invece delle ore programmate predefinite, specialmente quando si utilizzano orari di lavoro fissi?
Se i fogli presenze dei tuoi impiegati mostrano le loro ore programmate (ad es. 09:00 - 18:00) indipendentemente da quando si sono effettivamente registrati, di solito è dovuto a una di queste tre configurazioni:
-
Disabilita "Ore stimate": Il sistema potrebbe riempire automaticamente i vuoti per "completare" la giornata.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Politica > Impostazioni della politica.
- Azione: Disattiva "Abilita restrizioni di disconnessione".
-
Controlla "Registrazione automatica": Alcune aziende hanno questa attiva per orari fissi, che "punch" per l'impiegato.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Politica > Impostazioni della politica.
- Azione: Assicurati che "Abilita compilazione automatica del foglio presenze" sia disabilitato.
-
Rivedi "Arrotondamento": Se un impiegato si registra alle 08:55 e il sistema registra le 09:00, non sta "definendo" il programma, sta arrotondando.
- Percorso: Impostazioni > Monitoraggio del tempo > Politica > Preferenze > Tolleranza di monitoraggio del tempo.
- Azione: Imposta la tolleranza di monitoraggio del tempo a 0 minuti sia per la registrazione che per la disconnessione, o assicurati semplicemente che questa sezione non sia abilitata.
16. Come limitare l'accesso alla registrazione per specifici individui
Se hai bisogno di garantire che un impiegato non abbia accesso alla funzione di registrazione mantenendo attivo il suo profilo, puoi utilizzare questi metodi:
- Sposta l'impiegato in un Gruppo di Permessi in cui l'accesso 'Registrazione/disconnessione' è disabilitato.
- Escludi un impiegato dal monitoraggio del tempo (Factorial — Come escludere e includere impiegati dal monitoraggio del tempo )
17. Cosa succede ai fogli presenze passati quando cambio la politica di un impiegato?
Niente. Una modifica della politica si applica dalla sua data di entrata in vigore, e i giorni precedenti mantengono i loro valori. Solo una data di entrata in vigore passata, scelta appositamente, ricalcola i fogli presenze da quella data fino ad oggi.
18. Posso programmare o retrodatare una modifica della politica?
Sì. Scegli la Data di entrata in vigore quando aggiungi impiegati a una politica, o quando cambi la politica di un impiegato dal loro profilo in Dettagli di lavoro > Politica di monitoraggio del tempo:
- Una data futura li sposta automaticamente in quel giorno.
- Una data passata (fino a 24 mesi fa) applica la politica da quella data e ricalcola i loro fogli presenze da allora.