Per millorar la seguretat dels documents sensibles, els fitxers enviats a través de notificacions per correu electrònic estan protegits darrere de l'accés de connexió a Factorial. En comptes de rebre fitxers directament com a fitxers adjunts al correu, els/les destinataris/des els accediran de manera segura a través de Factorial.
Aquest article explica com funciona l'accés protegit als fitxers, quins canvis poden esperar els/les usuaris/es i quins casos encara utilitzen fitxers adjunts directes.
Visió general
Anteriorment, algunes notificacions per correu electrònic incloïen fitxers adjunts directament al correu. Això creava un risc de seguretat perquè qualsevol persona amb accés al correu també podia accedir als documents adjunts.
Ara:
- Els fitxers es mantenen emmagatzemats de manera segura dins de Factorial
- Els correus electrònics inclouen un enllaç d'accés segur en comptes d'un fitxer adjunt directe
- Els/les destinataris/es han d'iniciar sessió a Factorial abans de descarregar el fitxer
- Aquesta capa de seguretat addicional ajuda a protegir la informació sensible si:
- Un correu es reenvia per error
- Es fa servir una bústia compartida
- Una bústia es veu compromesa
La funció no requereix cap configuració ni configuració prèvia.
Com utilitzar
- Obre la notificació per correu electrònic rebuda de Factorial
- Fes clic a l'enllaç d'accés al fitxer inclòs al correu electrònic
- Inicia sessió al teu compte de Factorial si no has iniciat sessió encara
- Un cop autentificat, el fitxer es descarregarà automàticament
En la majoria dels casos, els fitxers ja no estan adjunts directament als correus electrònics.
Si el fitxer no es descarrega després d'iniciar sessió, prova a refrescar la pàgina i obrir l'enllaç de nou. Si el problema continua, contacta amb l'administrador/a de la teva empresa o amb l'equip de suport.
Si no pots accedir al fitxer, assegura't que has iniciat sessió amb el compte correcte de Factorial associat amb el correu de notificació.
Si has rebut un correu però no hi ha cap fitxer adjunt, aquest és un comportament esperat. Ara els fitxers s'accedeixen de manera segura a través d'enllaços en comptes d'adjunts directes al correu electrònic.
Si l'enllaç et redirigeix a Signaturit, és perquè alguns fluxos relacionats amb signatures continuen utilitzant enllaços de Signaturit per preservar la seva traçabilitat legal.
Excepcions
Uns quants fluxos mantenen el comportament antic:
- Correus electrònics de Signaturit: Els enllaços apunten a Signaturit per preservar la traçabilitat legal que generen
- Correus electrònics a destinataris externs: Per exemple, candidats/es en Reclutament que no tenen un compte de Factorial
-
Correus electrònics configurats manualment de fluxos interns com les exportacions de Backoffice
- Exportacions: protegides
- Exportacions de Backoffice: no protegides
Consells i millors pràctiques
- Accedeix sempre als documents a través del teu compte oficial de Factorial
- Evita compartir enllaços de correu electrònic amb persones no autoritzades
- Fomenta que els/les empleats/des tanquin sessió dels dispositius compartits després d'accedir a fitxers sensibles
- Si accedeixes freqüentment a documents a partir de notificacions, mantingues la sessió de Factorial activa en dispositius de confiança per a una experiència més ràpida
FAQ
-
Per què els fitxers ja no estan adjunts directament als correus electrònics?
Aquest canvi millora la seguretat dels documents assegurant que els fitxers només poden ser accedits per usuaris/es autenticats/des dins de Factorial.
-
Necessito sempre iniciar sessió per accedir als fitxers?
Sí. Si no has iniciat sessió a Factorial, hauràs d'autenticar-te abans que el fitxer es descarregui.
-
Les exportacions també estan protegides?
Les exportacions estàndard estan protegides darrere de l'inici de sessió. No obstant això, les exportacions de Backoffice actualment mantenen el comportament anterior.
-
Els/les administradors/es han de configurar aquesta funció?
No. La implementació és automàtica i no requereix cap acció ni configuració.