Le fasi consentono di suddividere un progetto in parti più piccole e di monitorarne la redditività in modo più dettagliato.

Invece di monitorare il budget e la redditività dell'intero progetto nel suo complesso, è possibile assegnare e controllare i budget per fase. Questo offre una migliore visibilità su performance, progressi e margini nelle diverse fasi del progetto.

Cosa sono le fasi?

Le fasi rappresentano le fasi principali o le pietre miliari di un progetto (ad esempio: pianificazione, esecuzione, consegna).

Utilizzando le fasi è possibile:

• Impostare budget individuali per fase
• Monitorare le ore tracciate per ogni fase
• Analizzare la redditività a un livello più granulare
• Identificare quale fase del progetto è al di sopra o al di sotto del budget

Come monitorare la redditività per fase

Per monitorare la redditività per fase, è necessario configurarlo nelle impostazioni del progetto.

Passaggio 1: vai al progetto

1. Apri il progetto
2. Vai su Impostazioni

Passaggio 2: seleziona il tipo di budget

Nella sezione Dettagli finanziari , vedrai le opzioni Tipo di budget del progetto :

• Progetto → Monitora la redditività a livello di progetto.
• Fasi → Monitora la redditività separatamente per ogni fase.

Seleziona Fasi

Passaggio 3: configura le tue fasi

Dopo aver selezionato “Fasi”:

• Fare clic su Configura fasi
• Crea e definisci le diverse fasi del tuo progetto
• Assegnare un budget a ciascuna fase

Creare e gestire le fasi di un progetto

Passaggio 1: creare una nuova fase

1. Vai alla scheda Fasi all'interno del tuo progetto
2. Fai clic + Crea fase
3. Nella finestra pop-up:
   • Inserisci il nome della fase
4. Fare clic su Crea fase

La tua fase apparirà ora nell'elenco.

Passaggio 2: configurare i dettagli della fase

Una volta creata la fase:

1. Clicca sul nome della fase
2. Apri la scheda Impostazioni nel pannello laterale
3. Compila i campi pertinenti:
   • Informazioni di base
     • Nome
     • Codice
     • Data di inizio / Data di scadenza
     • Stato
     • Descrizione
   • Dettagli finanziari
     • Costo stimato
     • Costi fissi (se applicabili)
     • Ore stimate
     • Imposta come fatturabile
     • Budget del cliente
     • Opzione per includere le spese stimate
4. Fare clic su Salva

Monitora tutte le fasi in un unico posto

Una volta create e configurate le fasi, è possibile gestire e monitorare tutto dalla scheda Fasi all'interno del progetto.

Questa tabella fornisce una panoramica finanziaria e operativa completa di ogni fase in un unico posto.

Per ogni fase puoi vedere:

• Stato (Attivo / Bozza)
• Ore monitorate vs. ore stimate
• Budget utilizzato vs. limite di budget
• Costo attuale vs. costo stimato
• Profitto attuale vs. stimato
• Margine attuale vs. stimato
• Avvisi
• Date di inizio e fine

Nella parte inferiore della tabella, vedrai anche il riepilogo totale , che aggrega tutti i dati di fase a livello di progetto.

Ciò consente di:

• Identificare quale fase sta consumando più budget
• Rilevare tempestivamente i problemi di margine
• Monitorare la redditività complessiva
• Individuare i rischi finanziari prima che abbiano un impatto sull'intero progetto

Comprensione degli avvisi di fase

Le fasi includono un sistema di allerta che privilegia i profitti per aiutarti a identificare rapidamente i rischi finanziari.

Esistono tre tipi di avvisi:

Non redditizio

• Cosa significa:
  Il costo attuale supera quanto puoi fatturare al cliente.
  Al momento stai perdendo soldi in questa fase.
   
• Cosa fare:
  Esaminare le ore monitorate, le tariffe o il budget del cliente. Valutare la possibilità di modificare l'ambito, le tariffe o la struttura di fatturazione.

Fuori budget

• Cosa significa:
  Hai raggiunto o superato il limite di budget definito.
  I costi aggiuntivi ridurranno i profitti a meno che:
  • Il cliente approva un budget maggiore
  • Aumenti il limite di budget
     
• Cosa fare:
  Esaminare l'ambito e discutere gli adeguamenti di bilancio, se necessari.

Vicino al limite

• Cosa significa:
  Hai utilizzato oltre il 90% del tuo budget.
  Questo è un avvertimento preventivo prima di sforare il budget.
   
• Cosa fare:
  Monitorare attentamente le ore e i costi rimanenti per evitare sforamenti.