Les fases permeten dividir un projecte en parts més petites i controlar la rendibilitat a un nivell més detallat.

En lloc de fer un seguiment del pressupost i la rendibilitat de tot el projecte en conjunt, pots assignar i controlar els pressupostos per fase. Això et dóna una millor visibilitat del rendiment, el progrés i els marges en les diferents etapes del projecte.

Què són les fases?

Les fases representen les etapes o fites principals d'un projecte (per exemple: planificació, execució, lliurament).

Mitjançant l'ús de fases, pots:

• Establir pressupostos individuals per fase
• Supervisar les hores registrades per a cada fase
• Analitzar la rendibilitat a un nivell més granular
• Identificar quina fase del projecte està per sobre o per sota del pressupost

Com fer un seguiment de la rendibilitat per fase

Per fer un seguiment de la rendibilitat per fase, cal configurar-ho a la configuració del projecte.

Pas 1: Ves al projecte

1. Obre el projecte
2. Navega a Configuració

Pas 2: Selecciona el tipus de pressupost

A la secció Detalls financers , veuràs les opcions de tipus de pressupost del projecte :

• Projecte → Fes un seguiment de la rendibilitat a nivell de projecte
• Fases → Fes un seguiment de la rendibilitat per separat per a cada fase

Selecciona les fases

Pas 3: Configura les fases

Després de seleccionar “Fases”:

• Fes clic a Configura les fases
• Crea i defineix les diferents fases del teu projecte
• Assigna un pressupost a cada fase

Crear i gestionar fases en un projecte

Pas 1: Crea una nova fase

1. Ves a la pestanya Fases dins del teu projecte
2. Fed clic a la fase + Crear
3. A la finestra emergent:
   • Introdueix el nom de la fase
4. Fes clic a Crear fase

La teva fase ara apareixerà a la llista.

Pas 2: Configura els detalls de la fase

Un cop creada la fase:

1. Fes clic al nom de la fase
2. Obre la pestanya Configuració al tauler lateral
3. Emplena els camps pertinents:
   • Informació bàsica
     • Nom
     • Codi
     • Data d'inici / Data de venciment
     • Estat
     • Descripció
   • Detalls financers
     • Cost estimat
     • Costos fixos (si escau)
     • Hores estimades
     • Estableix com a facturable
     • Pressupost del client
     • Opció per incloure despeses estimades
4. Fes clic a Desa

Supervisa totes les fases en un sol lloc

Un cop creades i configurades les fases, pots gestionar-ho i fer-ne un seguiment des de la pestanya Fases del projecte.

Aquesta taula t'ofereix una visió general completa de les finances i operacions de cada fase en un sol lloc.

Per a cada fase, pots veure:

• Estat (Actiu / Esborrany)
• Hores de seguiment vs. hores estimades
• Pressupost utilitzat vs. límit pressupostari
• Cost fins a la data vs. cost estimat
• Benefici actual vs. benefici estimat
• Marge actual vs. estimat
• Alertes
• Dates d'inici i finalització

A la part inferior de la taula, també veuràs el resum total , que agrega totes les dades de fase a nivell de projecte.

Això et permet:

• Identificar quina fase està consumint més pressupost
• Detectar els problemes de marge de manera precoç
• Supervisar la rendibilitat general
• Detectar els riscos financers abans que afectin tot el projecte

Comprensió de les alertes de fase

Les fases inclouen un sistema d'alerta que prioritza els beneficis per ajudar-te a identificar ràpidament els riscos financers.

Hi ha tres tipus d'alertes:

No rendible

• Què significa:
  El cost fins ara supera el que pots facturar al client.
  Actualment estàs perdent diners en aquesta fase.
   
• Què cal fer:
  Revisa les hores, les tarifes o el pressupost del client que has fet un seguiment. Pensa en ajustar l'abast, les tarifes o l'estructura de facturació.

Excés de pressupost

• Què significa:
  Has arribat o superat el límit pressupostari definit.
  Els costos addicionals reduiran els beneficis tret que:
  • El client aprova més pressupost
  • Augmenta el límit pressupostari
     
• Què cal fer:
  Revisa l'abast i discutir els ajustos pressupostaris si cal.

A prop de la tapa

• Què significa:
  Has utilitzat més del 90% del teu pressupost.
  Aquest és un avís preventiu abans de superar el pressupost.
   
• Què cal fer:
  Controla acuradament les hores i els costos restants per evitar sobrecostos.