Com sincronitzar Factorial i DATEV
Et donem el control per decidir quines dades sincronitzar i quan ; aquest procés no és automàtic . Pots realitzar la sincronització a la secció Nòmines de Factorial .
Noves contractacions
Quan es crea un nou empleat a Factorial , apareixerà automàticament una actualització a la secció Nòmines > Actualitzacions d'empleats .
- Obriu l'actualització de l'empleat i reviseu la informació de l'empleat.
- Valideu les dades assegurant-vos que tots els camps obligatoris estiguin complets.
- Un cop tot sigui correcte, feu clic al botó "Sincronitza amb DATEV" per sincronitzar les dades.
Important: Alguns camps d'empleats són obligatoris per a la sincronització amb DATEV. Si falta alguna informació obligatòria, veureu un bàner de notificació que destacarà els camps que falten.
Les empreses alemanyes poden seleccionar el tipus de salari base en el contracte d'empleats, assegurant:
- Cada empleat pot tenir el seu tipus de salari base específic (fix o per hora)
- Les dades de nòmines s'assignen correctament a DATEV, fins i tot amb múltiples tipus de salaris per empresa
El tipus de salari base es mostra a la pàgina de resum del contracte i al panell d'actualitzacions dels empleats. Es pot afegir a granel a través de l'importador d'empleats d'edició.
Les empreses poden crear els seus diferents tipus de salari base a Configuració > Compensació (independentment de pagar el mòdul o no)
En establir la integració DATEV, en el pas de cartografiar el "Loharten" (conceptes de Payroll), el tipus de salari base creat per l'empleat es mostrarà a la columna esquerra, de manera que els clients poden assignar-los al tipus de salari DATEV corresponent, permetent una sincronització correcta per a les empreses amb múltiples estructures salarials.
En sincronitzar nous contractes + canvis de contracte a DATEV, enviarem el tipus de salari base precís a DATEV.
Actualitzacions dels empleats
Sempre que es modifiquen les dades d'un empleat a Factorial , el sistema crea una actualització a la secció Nòmines > Actualitzacions d'empleats .
- Obriu l'actualització de l'empleat i reviseu els canvis realitzats.
- Valideu la informació per assegurar-vos que les dades actualitzades siguin correctes.
- Un cop confirmat, feu clic a "Sincronitza amb DATEV" per enviar l'actualització.
Absències
Quan s'aprova l'absència d'un empleat, apareixerà una nova actualització a Nòmines > Actualitzacions d'empleats .
- Obriu l'actualització de l'empleat per revisar els detalls de l'absència.
- Un cop hàgiu revisat les dates, feu clic a "Sincronitza amb DATEV" per sincronitzar les dades d'absència.
Suplements
Per gestionar els suplements, aneu a la secció Nòmines > Executar nòmines . Aquí podeu gestionar tant els suplements relacionats amb el contracte com els afegits manualment durant el cicle de nòmines.
- Feu clic a "Iniciar nòmina" per iniciar el procés de nòmina.
- Afegiu tots els complements pertinents per a cada empleat.
- Un cop hàgiu validat els suplements i estiguin a punt per a la sincronització, feu clic a "Continua" per procedir.
- Rebrà un missatge de confirmació que li demanarà que procedeixi a la fase de "Càlcul de nòmines" , que activarà la sincronització dels suplements amb DATEV.
Com configurar la integració?
Instal·la la integració
-
Instal·leu la integració a Marketplace. Aneu a Factorial Integration Marketplace i busqueu el programari DATEV que utilitza l'empresa:
- DATEV Lodas - Connector de nòmines
- DATEV Lohn und Gehalt - Connector de nòmina
I feu clic a Instal·la
2. Desa la pàgina de configuració
Després de fer clic a "Instal·la la integració", apareixerà la pàgina de configuració. Només cal que desplaceu-vos i deseu la configuració buida, ja que haurem de tornar després de connectar el compte DATEV del client.
3. Aneu a Configuració > Nòmines
Desplaceu-vos cap avall fins a "Integracions de nòmines" i feu clic a la configuració d'integració de l'API de DATEV.
A continuació, feu clic al botó "Iniciar sessió a DATEV" i apareixerà la finestra de configuració de Kombo.
4. Introduïu el número de consultor i de client
El client ha d'acceptar els permisos sol·licitats i afegir el Beraternnummer i el Mandantenummer que ha de demanar al seu assessor fiscal.
5. Inicia la sessió amb DATEV
Un cop afegits els números, el client ha de connectar el seu compte DATEV iniciant sessió i atorgant els permisos sol·licitats.
6. Introduïu el número de tipus de salari (Lohnart)
El client pot afegir el Gehalt Lohnart aquí i la targeta de nòmina es sincronitzarà amb aquest codi.
7. Torna a la integració de DATEV al Marketplace i obre la configuració.
Un cop el client hagi connectat el seu compte DATEV, pot tornar a Marketplace, buscar la integració DATEV i obrir la pàgina Configuració .
8. Configureu la integració. A la pàgina Configuració, el client pot configurar:
- Codi del següent empleat a DATEV: aquest és el codi d'empleat que s'ha d'utilitzar per a la propera nova contractació quan s'afegeixi a DATEV. Si no introduïu cap codi, DATEV assignarà automàticament el primer codi d'empleat disponible a la nova contractació.
- Mapatge de suplements: Cal afegir el codi de suplements de DATEV relacionat amb cada suplement creat a Factorial perquè la sincronització es pugui dur a terme correctament.
- Mapatge d'absències: Cal seleccionar cada tipus d'absència a DATEV per a cada absència creada a Factorial perquè la sincronització es pugui dur a terme correctament. El menú desplegable mostrarà el tipus d'absències disponibles al compte DATEV del client.
Desa la configuració.
9. Configura els empleats existents
Per sincronitzar els empleats que ja són presents tant a DATEV com Factorial , hem de fer que coincideixin mitjançant el codi d'empleat DATEV .
Recomanem exportar un fitxer des de DATEV que contingui el nom, l'ID i el codi d'empleat i, a continuació, importar-lo de nou a Factorial .
- Navegueu a la taula Empleats > Feu clic als tres punts > Seleccioneu "Edita empleats"
- Baixeu la plantilla > Obriu el full de càlcul i introduïu el codi d'empleat DATEV per a cada empleat existent a la columna "Codi d'empleat DATEV".
- Importeu el fitxer completat de nou a Factorial .
Després de completar la importació del fitxer, els empleats existents ja tindran el seu codi d'empleat DATEV a la secció "Personal". Aquest codi garanteix que el sistema identifiqui correctament l'empleat a Factorial com l'empleat corresponent a DATEV.
10. Integració instal·lada correctament
Requisits
Per crear una integració amb DATEV, cal una mica de preparació amb l'assessor fiscal. Assegureu-vos que es compleixen tots els requisits abans de començar a crear la connexió. Si us quedeu encallats, heu de demanar ajuda al vostre assessor fiscal.
Primer, comproveu si teniu un administrador de DATEV a l'empresa o si el vostre assessor fiscal el gestiona. En el primer cas, podeu fer tots els passos vosaltres mateixos; en el segon, el vostre assessor fiscal ha de demanar el servei de dades i aprovar-lo per a vosaltres.
El resultat serà que tindreu un DATEV Smartlogin (aplicació) o una DATEV SmartCard (llapis USB) per a la qual està activada l'autorització per utilitzar el servei d'importació de dades salarials (normalment, el vostre assessor fiscal l'activarà).
Número de consultor i client
Assegureu-vos de saber per a quin beraternummer i mandatennummer voleu crear una integració. El vostre assessor fiscal us pot ajudar amb això. Si la integració s'ha de crear per a diversos números de client, la connexió s'ha de configurar individualment per a cada número.
Comanda de servei d'importació de dades de Lohndate
Per utilitzar la integració DATEV LODAS, cal el servei DATEV Lohndatenimport . Si us plau, assegureu-vos amb l'assessor fiscal responsable que aquest servei estigui sol·licitat i activat. El servei d'importació de dades salarials es pot desbloquejar directament al lloc de treball DATEV de l'assessor fiscal.
Configura l'autorització
Per crear una integració, necessiteu un SmartLogin o una SmartCard de DATEV. Assegureu-vos que hi teniu accés. SmartLogin (documentació de Datev) requereix autorització per al servei d'importació de dades de salaris. Aquesta autorització la pot crear l'assessor fiscal o un administrador intern de DATEV a la Gestió de drets en línia (Rechteverwaltung Online) .
Preguntes freqüents
Amb quina freqüència puc sincronitzar dades amb DATEV?
Podeu sincronitzar les dades de factorial a DATEV sempre que vulgueu. La sincronització de dades és un procés manual, és a dir, teniu control sobre quan s'envien les actualitzacions a DATEV.
Puc desfer una sincronització?
Un cop transferides les dades a DATEV, no es pot desfer des de Factorial . Si es produeixen errors, s'han de fer correccions directament a DATEV o reenviant les dades corregides des Factorial .
Què passa si intento sincronitzar un empleat que ja existeix a DATEV?
Si un empleat ja existeix a DATEV, la integració no us permetrà sincronitzar-lo amb DATEV per evitar entrades duplicades i garantir una sincronització precisa de les dades.
Qui hauria de gestionar la integració de DATEV?
La integració de DATEV ha de ser gestionada per professionals de recursos humans i administradors de nòmines que tinguin accés tant a Factorial com a DATEV. També pot ser necessària la coordinació amb el vostre assessor fiscal per a la configuració i la resolució de problemes.