Voraussetzungen
Um eine Integration mit DATEV (Lodas oder Lohn und Gehalt) zu erstellen, ist eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erforderlich. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, bevor Sie mit der Einrichtung der Verbindung beginnen. Sollten Sie nicht weiterkommen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Prüfen Sie zunächst, ob Sie einen DATEV-Administrator im Unternehmen haben oder ob Ihr Steuerberater dies verwaltet. Im ersten Fall können Sie alle Schritte selbst durchführen; im zweiten Fall muss Ihr Steuerberater den Datendienst bestellen und für Sie freischalten.
Das Ziel ist, dass Sie entweder ein DATEV SmartLogin (App) oder eine DATEV SmartCard (USB-Stick) erhalten, für die die Berechtigung zur Nutzung des Lohndatenimportdienstes aktiviert wird (in der Regel wird diese Berechtigung von Ihrem Steuerberater freigeschaltet).
Berater- und Mandantennummer
Stellen Sie sicher, dass Ihnen die Beraternummer und Mandantennummer bekannt sind, für die Sie eine Integration erstellen möchten. Ihr Steuerberater kann Ihnen diese Information bereitstellen. Wenn die Integration für mehrere Mandantennummern erstellt werden soll, muss die Verbindung für jede Nummer einzeln eingerichtet werden.
Bestellung des Lohndatenimportservice
Für die Nutzung der DATEV LODAS-Integration ist der DATEV Lohndatenimportservice erforderlich. Stellen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater sicher, dass dieser Dienst bestellt und aktiviert wurde. Der Lohndatenimportservice kann direkt im DATEV-Arbeitsplatz Ihres Steuerberaters freigeschaltet werden.
Berechtigungen einrichten
Für die Erstellung einer Integration benötigen Sie ein DATEV SmartLogin oder eine SmartCard. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff darauf haben. SmartLogin (Datev-Dokumentation) erfordert eine Freischaltung für den Lohndatenimportdienst. Diese Berechtigung kann von Ihrem Steuerberater oder einem internen DATEV-Administrator in der Rechteverwaltung Online (RVO) eingerichtet werden.
Hinweis: Zusätzliche Informationen zu SmartLogin.
Integration installieren
Folgen Sie diesen Schritten, um die Integration zu installieren:
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Integration im Marketplace installieren.
Gehen Sie zum Factorial Integration Marketplace und suchen Sie nach der DATEV-Software, die Ihr Unternehmen verwendet:
- DATEV Lodas - Payroll Connector
- DATEV Lohn und Gehalt - Payroll Connector
Klicken Sie dann auf Installieren.
2. Einstellungsseite speichern
Nachdem Sie auf „Integration installieren“ geklickt haben, erscheint die Einstellungsseite. Gehen Sie einfach nach unten und speichern Sie die Konfiguration unverändert, da wir später, nach der Verbindung des DATEV-Kontos, darauf zurückkommen werden.
3. Gehen Sie zu Einstellungen > Lohnabrechnung
Navigieren Sie nach unten bis zu „Lohnabrechnungs-Integrationen“ und klicken Sie auf DATEV API-Integrationseinstellungen.
Klicken Sie anschließend auf den Button „Bei DATEV einloggen“, und das Setup-Fenster von Kombo wird angezeigt.
4. Berater- und Mandantennummer eingeben
Akzeptieren Sie die angeforderten Berechtigungen und geben Sie die Beraternummer sowie die Mandantennummer ein, die Sie von Ihrem Steuerberater erfragen müssen.
5. Anmeldung bei DATEV
Sobald die Nummern eingetragen sind, müssen Sie Ihr DATEV-Konto verbinden, indem Sie sich einloggen und die erforderlichen Berechtigungen erteilen.
6. Lohnarten-Nummer eingeben
Sie können hier die entsprechende Gehalts-Lohnart hinzufügen, und die Gehaltsabrechnung wird mit diesem Code synchronisiert.
7. Zurück zur DATEV-Integration im Marketplace und Einstellungen öffnen
Nachdem Sie Ihr DATEV-Konto verbunden haben, können Sie zum Marketplace zurückkehren, die DATEV-Integration erneut suchen und die Einstellungsseite öffnen.
8. Integration konfigurieren
Auf der Einstellungsseite können Sie Folgendes konfigurieren:
- Nächster Mitarbeitercode in DATEV: Dies ist der Mitarbeitercode, der für den nächsten neu eingestellten Mitarbeiter in DATEV verwendet werden soll. Wenn Sie keinen Code eingeben, weist DATEV dem neuen Mitarbeiter automatisch den ersten verfügbaren Mitarbeitercode zu.
- Zuschlagszuordnung: Hier müssen Sie die in DATEV hinterlegten Zuschlagscodes den in Factorial erstellten Zuschlägen zuordnen, damit die Synchronisierung erfolgreich ist.
- Zuordnung der Abwesenheiten: Sie müssen die Abwesenheitstypen in DATEV den in Factorial erstellten Abwesenheiten zuordnen, damit die Synchronisierung erfolgreich durchgeführt wird. Das Dropdown-Menü zeigt die in DATEV verfügbaren Abwesenheitstypen an.
Speichern Sie die Konfiguration.
9. Bestehende Mitarbeiter konfigurieren
Um Mitarbeiter, die bereits in DATEV und Factorial vorhanden sind, zu synchronisieren, müssen diese anhand des DATEV-Mitarbeitercodes zugeordnet werden.
Es wird empfohlen, eine Datei aus DATEV zu exportieren, die den Namen, die ID und den Mitarbeitercode enthält, und diese anschließend in Factorial zu importieren.
- Gehen Sie zur Mitarbeitertabelle > Klicken Sie auf die drei Punkte > Wählen Sie „Mitarbeiter bearbeiten“.
- Laden Sie die Vorlage herunter > Öffnen Sie die Tabelle und tragen Sie den DATEV-Mitarbeitercode für jeden bestehenden Mitarbeiter in die Spalte „DATEV-Mitarbeitercode“ ein.
- Importieren Sie die ausgefüllte Datei wieder in Factorial.
Nach dem Import wird der DATEV-Mitarbeitercode bereits im Bereich „Persönlich“ hinterlegt sein. Dieser Code stellt sicher, dass das System den Mitarbeiter in Factorial korrekt dem entsprechenden Mitarbeiter in DATEV zuordnet.
10. Integration erfolgreich installiert