Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial angelegt wird, erscheint automatisch ein Update im Abschnitt Lohnabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen..

1. Öffnen Sie die Mitarbeiteraktualisierung und überprüfen Sie die Informationen des Mitarbeiters.
2. Validieren Sie die Angaben, indem Sie sicherstellen, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
3. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter in DATEV anlegen“, um die Daten zu synchronisieren.

Wann immer die Details eines Mitarbeiters in Factorial geändert werden, erstellt das System ein Update im Abschnitt Lohnabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen.

1. Öffnen Sie die Mitarbeiteraktualisierung und überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen.
2. Validieren Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind.
3. Nach der Bestätigung klicken Sie auf „Nach DATEV synchronisieren“, um das Update zu senden.

Wenn die Abwesenheit eines Mitarbeiters genehmigt wird, wird ein neues Update unter „Gehaltsabrechnung“ > „Mitarbeiter-Updates“ angezeigt.

1. Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update, um die Abwesenheitsdetails zu überprüfen.
2. Nachdem Sie die Daten überprüft haben, klicken Sie auf „Abwesenheit in DATEV erstellen“, um die Abwesenheitsdaten zu synchronisieren.

Um Zulagen und Zuschläge zu verwalten, gehen Sie zum Abschnitt Lohnabrechnung > Lohnabrechnung starten. Hier können Sie sowohl vertraglich bedingte als auch manuell hinzugefügte Zulagen und Zuschläge während des Lohnabrechnungszyklus verwalten.

1. Klicken Sie auf „Lohnabrechnung starten“, um den Lohnabrechnungsprozess zu initiieren.
2. Fügen Sie alle relevanten Zulagen und Zuschläge für jeden Mitarbeiter hinzu.
3. Nachdem Sie die Zulagen und Zuschläge validiert haben und sie bereit zur Synchronisation sind, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.
4. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht, die Sie auffordert, zum „Lohnberechnungs“Schritt fortzufahren, der die Synchronisation der Zulagen und Zuschläge mit DATEV auslöst.

1. Installieren Sie die Integration im Marketplace. Gehen Sie zum Factorial Integration Marketplace und suchen Sie nach der DATEV-Software, die das Unternehmen verwendet:
   1. DATEV Lodas - Lohn- und Gehaltsabrechnungskonnektor
   2. DATEV Lohn und Gehalt - Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Connector
      
      Und klicken Sie auf Installieren

2. Speichern Sie die Einstellungsseite

Nach dem Klicken auf „Integration installieren“ wird die Einstellungsseite angezeigt. Scrollen Sie einfach und speichern Sie die Konfiguration leer, da wir nach der Verbindung des DATEV-Kontos des Kunden noch einmal darauf zurückkommen müssen.

3. Gehen Sie zu Einstellungen > Gehaltsabrechnung

Scrollen Sie nach unten bis zu „Lohn- und Gehaltsabrechnungsintegrationen“ und klicken Sie auf „DATEV API-Integrationseinstellungen“.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bei DATEV anmelden“ und das Einrichtungsmodal von Kombo wird angezeigt.

4. Berater- und Kundennummer eingeben

Der Kunde muss die angeforderten Berechtigungen akzeptieren und die Beraternummer und Mandantennummer hinzufügen, die er bei seinem Steuerberater erfragen muss.

5. Anmeldung mit DATEV

Sobald die Nummern hinzugefügt wurden, muss der Kunde sein DATEV-Konto verbinden, indem er sich anmeldet und die erforderlichen Berechtigungen erteilt.

6. Lohnartnummer eingeben

Der Kunde kann hier die Gehaltsart eingeben und die Gehaltskarte wird mit diesem Code synchronisiert.

7. Gehen Sie zurück zur DATEV-Integration im Marktplatz und öffnen Sie die Einstellungen

Sobald der Kunde sein DATEV-Konto verbunden hat, kann er zum Marketplace zurückkehren, nach der DATEV-Integration suchen und die Seite „Einstellungen“ öffnen.

8. Konfigurieren Sie die Integration. Auf der Seite „Einstellungen“ kann der Kunde Folgendes konfigurieren:

• Nächster Mitarbeitercode in DATEV: Dies ist der Mitarbeitercode, der bei der nächsten Neueinstellung in DATEV verwendet werden soll. Wenn Sie keinen Code eingeben, wird DATEV dem neuen Mitarbeiter automatisch den ersten verfügbaren Mitarbeitercode zuweisen.
• Zuordnung von Nachträgen: Damit die Synchronisierung erfolgreich ist, muss der Nachtragscode von DATEV hinzugefügt werden, der sich auf jeden in Factorial erstellten Nachtrag bezieht.
• Zuordnung von Abwesenheiten: Für jede in Factorial erstellte Abwesenheit muss in DATEV jeder Abwesenheitstyp ausgewählt werden, damit die Synchronisierung erfolgreich sein kann. In der Dropdown-Liste werden die Abwesenheitstypen angezeigt, die im DATEV-Konto des Kunden verfügbar sind.

Speichern Sie die Konfiguration.

9. Konfigurieren Sie die vorhandenen Mitarbeiter

Um Mitarbeiter zu synchronisieren, die bereits sowohl in DATEV als auch in Factorial vorhanden sind, müssen wir sie anhand des DATEV-Mitarbeitercodes abgleichen.

Wir empfehlen, eine Datei mit dem Namen, der ID und dem Mitarbeitercode des Mitarbeiters aus DATEV zu exportieren und diese dann wieder in Factorial zu importieren.

• Navigieren Sie zur Tabelle „Mitarbeiter“ > Klicken Sie auf die drei Punkte > Wählen Sie „Mitarbeiter bearbeiten“
• Laden Sie die Vorlage herunter > Öffnen Sie die Tabelle und tragen Sie in der Spalte „DATEV-Mitarbeitercode“ den DATEV-Mitarbeitercode für jeden vorhandenen Mitarbeiter ein.
• Importieren Sie die fertige Datei wieder in Factorial .

Nach dem Import der Datei ist bei bestehenden Mitarbeitern im Bereich „Persönlich“ bereits der DATEV-Mitarbeitercode aufgeführt. Dieser Code stellt sicher, dass das System den Mitarbeiter in Factorial korrekt als den entsprechenden Mitarbeiter in DATEV identifiziert.“

10. Integration erfolgreich installiert

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie wissen, für welche Berater- und Mandatennummer Sie eine Anbindung erstellen möchten. Ihr Steuerberater kann Ihnen hierbei behilflich sein. Soll die Anbindung für mehrere Mandantennummern erstellt werden, muss die Anbindung für jede Nummer einzeln eingerichtet werden.

Für die Nutzung der DATEV LODAS Integration wird der DATEV Lohndatenimportservice benötigt. Bitte klären Sie mit dem zuständigen Steuerberater ab, ob dieser Service bestellt und aktiviert ist. Der Lohndatenimportservice kann direkt im DATEV Arbeitsplatz des Steuerberaters freigeschaltet werden.

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So bestellen Sie DATEV Cloud-Produkte

Für die Erstellung einer Integration benötigen Sie einen DATEV SmartLogin oder eine SmartCard. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff darauf haben. Für den SmartLogin (Datev-Dokumentation) ist eine Berechtigung für den Lohndatenimport-Dienst erforderlich. Diese Berechtigung kann in der Rechteverwaltung Online vom Steuerberater oder einem internen DATEV-Admin erstellt werden.

Hinweis: Zusätzliche Informationen zu SmartLogin .

Sie können die Daten von factorial jederzeit mit DATEV synchronisieren. Die Datensynchronisation ist ein manueller Prozess, d.h. Sie haben die Kontrolle darüber, wann Aktualisierungen an DATEV gesendet werden.

Einmal an DATEV übertragene Daten können in Factorial nicht mehr rückgängig gemacht werden. Treten Fehler auf, müssen Korrekturen direkt in DATEV oder durch erneutes Senden der korrigierten Daten aus Factorial vorgenommen werden.

Wenn ein Mitarbeiter bereits in DATEV vorhanden ist, lässt die Integration keine Synchronisation mit DATEV zu, um doppelte Einträge zu vermeiden und einen genauen Datenabgleich zu gewährleisten.

Die DATEV-Integration sollte von Personalverantwortlichen und Lohnbuchhaltern verwaltet werden, die sowohl auf Factorial als auch auf DATEV Zugriff haben. Für die Einrichtung und Fehlerbehebung kann auch eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erforderlich sein.