Externe Nutzer sind Mitarbeitende, die nicht direkt von der Firma angestellt sind. Zum Beispiel können Buchhalter als externe Nutzer betrachtet werden. Diese externen Nutzer verursachen keine Kosten für das Unternehmen, und sie haben nicht die Möglichkeit, sich einzuchecken oder Urlaub zu beantragen.
Externe Nutzer werden nicht als Mitarbeitende registriert und sie haben kein Mitarbeitendenprofil in Factorial.
Wie fügt man einen externen Nutzer hinzu?
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Klicke unter Allgemein auf Externe Nutzer
- Klicke auf + Externen Nutzer erstellen
- Fülle die E-Mail, Vor- und Nachname aus
- Klicke auf Speichern
Es gibt keine Begrenzung für die Erstellung externer Nutzer.
Wie fügt man einen externen Nutzer zu einer Berechtigungsgruppe hinzu?
Wir empfehlen, eine benutzerdefinierte Berechtigungsgruppe mit spezifischen Sichtbarkeits- und Zugriffslevels für deine externen Mitarbeitenden zu erstellen, aber dieser Schritt ist nicht zwingend erforderlich.
Factorial bietet dir ein Standardzugriffslevel, das vollständig für externe Nutzer vorgesehen ist:
Externe Nutzer (Besucher/Gäste) Buchen für sich selbst und die Personen, die sie verwalten oder leiten
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Klicke unter Allgemein auf Berechtigungen
- Platziere in der Zugriffsgruppe, wo du den externen Mitarbeitenden hinzufügen möchtest
- Klicke auf den Tab externer Nutzer
- Klicke auf (+) und suche und wähle den externen Nutzer aus
- Klicke auf Einreichen
Was kann und kann nicht von einem externen Nutzer getan werden?
Externe Nutzer können nicht Teil aktiver Prozesse der Plattform sein, einige Beispiele sind:
- Einchecken
- Urlaub beantragen
- Spesen hochladen (im Namen eines anderen Mitarbeitenden)
- Dokumente für sich selbst haben
- Usw.
Sie können keine Informationen über sich selbst speichern, da sie nicht direkt Teil des Unternehmens sind.
Einige der Funktionen, die sie je nach Berechtigungen nutzen können
- Informationen visualisieren und herunterladen
- Auswirkungen auf die Informationen anderer Mitarbeitenden haben. Dazu gehören:
- Dokumente
- Urlaub
- Zeiterfassung
- Spesen
- Berechtigungen verwalten
- Personalisierte Benachrichtigungen erhalten
Sie sollten die richtigen Berechtigungen haben.
FAQ
Wo kann ich den externen Nutzer finden, den ich erstellt habe?
Innerhalb der Berechtigungsgruppe, in der sie erstellt/zugewiesen wurden, unter dem Tab „Externe Nutzer“.
Kann ein externer Nutzer Schichten bearbeiten/zuweisen?
Ja, solange sie für einen anderen Nutzer sind.
Können sie Dokumente hochladen oder Dokumente im Bulk verwenden?
Ja, wenn sie die richtigen Berechtigungen haben.
Können sie Teil eines Genehmigungsworkflows sein?
Nein, sie können nicht Teil eines Workflows sein.
Werden sie in den Berichten erscheinen?
Nein, da sie keine aktiven Nutzer der Plattform sind.
Können sie Teil einer Leistungsbewertung/NPS-Umfrage sein?
Sie können sie erstellen und Daten extrahieren, aber nicht Teil davon sein.
Kann ich mich in einer OAuth-Anwendung authentifizieren?
Ja. Du kannst dich in einer OAuth-Anwendung mit einem externen Nutzer authentifizieren, solange der Identitätsanbieter (z.B. Google, GitHub usw.) als OAuth-Anbieter konfiguriert ist und die Anwendung ihm vertraut.
Können externe Nutzer Urlaubsanträge genehmigen?
Ja, externe Nutzer können Urlaubsanträge genehmigen, wenn sie die entsprechenden Berechtigungen für ihre Rolle zugewiesen bekommen haben.
Können externe Nutzer Genehmigungsaufgaben in ihrem Posteingang erhalten?
Ja, externe Nutzer können Genehmigungsaufgaben in ihrem Posteingang erhalten, wenn sie die entsprechenden Berechtigungen für ihre Rolle zugewiesen bekommen haben.
Wenn ein Nutzer in einer Berechtigungsgruppe mit allen aktivierten Berechtigungen ist, kann er diese Daten sehen?
Ja. Wenn ein externer Nutzer einer Berechtigungsgruppe mit den relevanten aktivierten Berechtigungen hinzugefügt wird, kann er auf die entsprechenden Daten zugreifen und sie sehen, genau wie jeder andere Nutzer, der dieser Gruppe zugewiesen ist.