1. Que pastas temos por defeito no diretório dos colaboradores e no diretório da empresa?

Por defeito, o diretório dos colaboradores inclui as seguintes pastas: contratos, licenças familiares e médicas, recibos de vencimento e identificações.

Além disso, são incluídas as seguintes pastas, consoante as circunstâncias:

• Pasta de Despesas, se a aplicação estiver instalada;
• Pasta de Recibos de vencimento, se Gestão de Recibos de Vencimento estiver instalada;
• Pasta Modelo 145, se o(a) colaborador(a) estiver na Espanha.

Por defeito, o diretório da empresa inclui as seguintes pastas: segurança social, impostos, relatórios e recibos de vencimento. Para além disso, são incluídas as seguintes pastas, consoante as circunstâncias:

• Pasta de Despesas, se a aplicação estiver instalada;
• Pasta de Exportação de recibos de vencimento, se Gestão de Recibos de Vencimento estiver instalada;
• Pasta de Resumo dos recibos de vencimento, se Gestão de Recibos de Vencimento estiver instalada.

2. Como publicar um documento que deve ser público para todos os colaboradores?

Para tornar um documento visível para todos na empresa, pode carregá-lo como um documento público. Eis os passos a seguir:

1. No seu menu lateral, vá para Documentos e aceda à secção Público
2. Clique em Adicionar documentos no canto superior direito
3. Arraste e solte o documento
4. Clique em Carregar documento

Para garantir a visibilidade, pode ajustar as configurações de visibilidade através do símbolo de cadeado. Se o cadeado estiver aberto, todos os colaboradores podem ver o documento. 

Além disso, tem a opção de enviar uma notificação por email aos seus colaboradores assim que o documento for publicado.

3. Qual é a diferença entre os diferentes espaços de armazenamento de documentos?

• Documentos de Colaboradores: este espaço contém documentos pessoais dos colaboradores organizados em pastas. Cada pessoa tem o seu próprio espaço, e o acesso é determinado por permissões. Os colaboradores podem encontrar este espaço na secção "Você / Meus documentos" do menu principal.
• Documentos Públicos da empresa: este espaço partilhado é utilizado para publicar documentos públicos, como políticas e comunicações, acessíveis por padrão a todos os colaboradores.Eles podem aceder a este espaço na secção "A sua empresa / Documentos / Público" do menu principal.
• Documentos Internos da empresa: este espaço destina-se a documentos de gestão, relatórios e outros documentos que não estão disponíveis para todos os colaboradores. O acesso a este espaço baseia-se em permissões, permitindo que pessoas específicas o vejam. Colaboradores com permissão podem aceder a este espaço na secção "A sua empresa / Documentos / Interno" do menu principal.

4. Como criar um sistema de pastas para gerir os documentos?

A Factorial oferece flexibilidade para configurar uma estrutura de pastas tanto para os documentos dos seus colaboradores quanto para os documentos internos da sua empresa. Para configurar o sistema de pastas, siga estas etapas:

1. Na seu menu lateral, vá para Configurações
2. Em Geral, selecione Documentos

Nas definições de documentos, tem a capacidade de:

• Adicionar, editar ou eliminar pastas no espaço de documentos dos Colaboradores.
• Adicionar, editar ou eliminar pastas no espaço de documentos Internos da empresa.
• Criar campos personalizados para categorizar e organizar ainda mais os seus documentos.

Ao utilizar estas opções, pode estabelecer um sistema de pastas que se adapte às suas necessidades específicas e gerir eficazmente os seus documentos.

5. O que são campos personalizados de documento?

Os campos personalizados de documentos permitem aos gestores definir atributos para documentos armazenados nas pastas dos colaboradores. Estes campos personalizados podem ter vários formatos, como texto, data, número ou uma lista de itens selecionáveis, entre outros.

Além disso, os gestores têm a opção de definir campos personalizados como obrigatórios ou opcionais. Quando um campo personalizado é marcado como obrigatório, significa que sempre que um documento é carregado na pasta, o campo correspondente deve ser preenchido. Por outro lado, os campos personalizados opcionais proporcionam flexibilidade, permitindo que o preenchimento do campo seja opcional ao carregar documentos na pasta.

6. Como o sistema de documentos em massa automatiza a criação de documentos e simplifica a distribuição para vários colaboradores simultaneamente?

O sistema de documentos em massa automatiza a criação de documentos ao utilizar os dados armazenados dos colaboradores. Isso permite a criação eficiente de documentos ao relacioná-los com as informações relevantes dos colaboradores. Além disso, o sistema facilita a distribuição simplificada de documentos em massa para várias pessoas.

Com esta funcionalidade, pode enviar vários tipos de documentos, incluindo ficheiros PDF, como recibos de vencimento ou modelos de documentos armazenados. Também tem a opção de carregar vários PDFs, e o sistema analisará o texto do documento para identificar nomes, apelidos e documentos de identificação. Com base nesta análise, o sistema sugere automaticamente o(a) colaborador(a) correspondente a quem o documento deve ser enviado. Este processo poupa tempo e esforço, permitindo a distribuição eficiente de documentos aos destinatários pretendidos.

7. O que acontece quando eu clico em “Corresponder documentos com colaboradores”?

Quando clica no botão "Corresponder documentos com colaboradores", o sistema realiza uma análise de todos os documentos carregados. Ele examina cada página dos documentos para identificar se existe uma correspondência com três variáveis que identificam um colaborador: primeiro nome, último apelido e ID principal.

Para colaboradores em entidades legais portuguesas e alemãs, o ID correspondente é o NIF (Número de Identificação Fiscal) em vez do ID pessoal principal.

Assim que o sistema encontrar uma correspondência com o primeiro nome, último apelido e ID de um colaborador numa página, ele associa esse documento ao respetivo colaborador. Após este processo de correspondência, o sistema fornece um relatório que indica a contagem de documentos que foram associados com sucesso. Ele também oferece a opção de enviar esses documentos diretamente aos colaboradores identificados.

No entanto, para documentos que não puderam ser associados automaticamente, será necessário enviá-los manualmente. Isso envolve selecionar os destinatários pretendidos a partir da lista de colaboradores aos quais deseja enviar cada documento, seguindo um processo manual.

8. Como enviar o mesmo documento para diferentes colaboradores?

Para enviar o mesmo documento a diferentes colaboradores, siga estes passos:

1. No seu menu lateral, vá para Documentos
2. Selecione Enviar em massa
3. Carregue um documento em formato PDF
4. Escolha o nome da pasta
5. Selecione o tipo de carregamento
6. Clique em Carregar documento
7. Assim que o documento for carregado, aplique filtros, se necessário, e selecione os colaboradores
8. Ative a opção se desejar solicitar a assinatura eletrónica
9. Clique em Enviar para X colaboradores 

Uma vez que o documento seja enviado, todos os utilizadores encontrarão o documento carregado na sua secção "Meus Documentos" na pasta definida. Um email será enviado ao/à colaborador(a) sempre que um novo documento seja carregado. Os colaboradores também receberão uma notificação por email e na 'Tarefa Pendente > Painel' se a assinatura eletrónica tiver sido solicitada.

Além disso, pode usar a funcionalidades de Modelos de documentos automatizar a geração do mesmo documento (como contratos, acordos) para vários colaboradores.