1. Welche Ordner haben wir standardmäßig im Mitarbeiter- und im Firmenverzeichnis?

Standardmäßig enthält das Mitarbeiterverzeichnis die folgenden Ordner: Verträge, Familien- und Krankheitsurlaube, Gehaltsabrechnungen und Ausweise.

Darüber hinaus sind je nach Sachverhalt folgende Ordner enthalten:

• Spesenordner, wenn die App installiert ist
• Ordner „Lohnabrechnungen“, sofern die Lohn- und Gehaltsabrechnung installiert ist
• Modelo 145 Folder, wenn ein LE in Spanien ist

Standardmäßig umfasst das Unternehmensverzeichnis die folgenden Ordner: Sozialversicherung, Steuern, Berichte und Gehaltsabrechnungen. Darüber hinaus sind je nach Sachverhalt folgende Ordner enthalten:

• Spesenordner, wenn die App installiert ist
• Exportordner „Lohnabrechnungen“, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwaltung installiert ist
• Ordner mit der Zusammenfassung der Lohnabrechnungen, sofern die Lohn- und Gehaltsabrechnungsverwaltung installiert ist

2. Wie veröffentliche ich ein Dokument, das für alle Mitarbeiter öffentlich sein muss?

Um ein Dokument für alle im Unternehmen sichtbar zu machen, können Sie es als öffentliches Dokument hochladen. Hier sind die Schritte:

Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Dokumente“ und greifen Sie auf den Abschnitt „Öffentlich“ zu.

Klicken Sie oben rechts auf Dokumente hochladen

Ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop

Klicken Sie auf Dokument hochladen

Um die Sichtbarkeit zu gewährleisten, können Sie die Sichtbarkeitseinstellungen über das Schlosssymbol anpassen. Bei geöffnetem Schloss können alle Mitarbeiter das Dokument einsehen.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, sobald das Dokument veröffentlicht wurde.

3. Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen Dokumentenspeicherplätzen?

• Mitarbeiterdokumente : Dieser Bereich enthält persönliche Mitarbeiterdokumente, die in Ordnern organisiert sind. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Bereich und der Zugriff wird durch Berechtigungen bestimmt. Mitarbeiter finden diesen Bereich im Bereich „SIE / Meine Dokumente“ des Hauptmenüs.
• Öffentliche Unternehmensdokumente : Dieser gemeinsam genutzte Bereich wird zur Veröffentlichung öffentlicher Dokumente wie Richtlinien und Mitteilungen verwendet, die standardmäßig allen Mitarbeitern zugänglich sind. Mitarbeiter können auf diesen Bereich im Abschnitt „IHR UNTERNEHMEN / Dokumente / Öffentlich“ des Hauptmenüs zugreifen.
• Private Unternehmensdokumente : Dieser Bereich ist für Managementdokumente, Berichte und andere Dokumente vorgesehen, die nicht allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Der Zugriff auf diesen Bereich basiert auf Berechtigungen, die es bestimmten Mitarbeitern ermöglichen, ihn anzuzeigen. Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können auf diesen Bereich im Abschnitt „IHR UNTERNEHMEN / Dokumente / Private“ des Hauptmenüs zugreifen.

4. Wie erstelle ich ein Ordnersystem zur Verwaltung von Dokumenten?

Factorial bietet die Flexibilität, eine Ordnerstruktur sowohl für die Dokumente Ihrer Mitarbeiter als auch für die internen Dokumente Ihres Unternehmens zu konfigurieren. Um das Ordnersystem einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
2. Wählen Sie unter Allgemein die Option Dokumente aus

In den Dokumenteinstellungen haben Sie die Möglichkeit:

• Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen von benutzerdefinierten Ordnern oder Unterordnern im Bereich Mitarbeiterdokumente
• Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen von benutzerdefinierten Ordnern oder Unterordnern zum privaten Bereich für Unternehmensdokumente
• Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von benutzerdefinierten Ordnern oder Unterordnern im Bereich Öffentliche Unternehmensdokumente
• Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, um Ihre Dokumente weiter zu kategorisieren und zu organisieren.

Durch die Nutzung dieser Optionen können Sie ein Ordnersystem einrichten, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, und Ihre Dokumente effizient verwalten.

5. Was sind benutzerdefinierte Dokumentfelder?

Mit benutzerdefinierten Dokumentfeldern können Manager Attribute für Dokumente definieren, die in Mitarbeiterordnern gespeichert sind. Diese benutzerdefinierten Felder können verschiedene Formate haben, z. B. Text, Datum, Zahl oder eine Liste auswählbarer Elemente.

Darüber hinaus haben Manager die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder als obligatorisch oder optional festzulegen. Wenn ein benutzerdefiniertes Feld als Pflichtfeld markiert ist, bedeutet dies, dass jedes Mal, wenn ein Dokument in den Ordner hochgeladen wird, das entsprechende Feld ausgefüllt werden muss. Andererseits bieten optionale benutzerdefinierte Felder Flexibilität, da das Ausfüllen des Felds beim Hochladen von Dokumenten in den Ordner optional ist.

6. Wie automatisiert das Massendokumentsystem die Dokumentenerstellung und optimiert die gleichzeitige Verteilung an mehrere Mitarbeiter?

Das Dokumenten-in-Bulk-System automatisiert die Dokumentenerstellung durch Nutzung der gespeicherten Daten der Mitarbeiter. Es ermöglicht die effiziente Erstellung von Dokumenten, indem es diese mit den relevanten Mitarbeiterinformationen abgleicht. Darüber hinaus ermöglicht das System die optimierte Massenverteilung von Dokumenten an mehrere Mitarbeiter.

Mit dieser Funktionalität können Sie verschiedene Arten von Dokumenten versenden, darunter auch PDF-Dateien wie Gehaltsabrechnungen oder hinterlegte Dokumentvorlagen. Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere PDFs hochzuladen. Das System analysiert dann den Text des Dokuments, um Vor- und Nachnamen sowie Ausweisdokumente zu identifizieren. Basierend auf dieser Analyse schlägt das System automatisch den entsprechenden Mitarbeiter vor, an den das Dokument gesendet werden soll. Dieser Prozess spart Zeit und Aufwand und ermöglicht eine effiziente Verteilung der Dokumente an die vorgesehenen Empfänger.

Die Gehaltsabrechnung ermöglicht es unserem System, Dokumente für denselben Mitarbeiter automatisch in einem PDF-Dokument zusammenzufassen. Dies geschieht automatisch anhand von Namen, Nachnamen und Ausweisdokumenten. Sie können die Gehaltsabrechnungen aber auch manuell zuordnen, um sicherzustellen, dass sie alle enthalten sind.

7. Was passiert, wenn ich auf „Dokumente und Mitarbeiter abgleichen“ klicke?

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Dokumente und Mitarbeiter abgleichen“ klicken, führt das System eine Analyse aller hochgeladenen Dokumente durch. Es scannt jede Seite der Dokumente, um festzustellen, ob eine Übereinstimmung mit drei Variablen besteht, die einen Mitarbeiter identifizieren: Vorname, Nachname und Haupt-ID.

Für Arbeitnehmer in portugiesischen, italienischen und deutschen juristischen Personen ist die übereinstimmende ID die Steuer-ID und nicht die Haupt-Personen-ID.

Sobald das System auf einer Seite eine Übereinstimmung mit dem Vornamen, Nachnamen und der ID eines Mitarbeiters findet, verknüpft es dieses Dokument mit dem entsprechenden Mitarbeiter. Nach diesem Abgleichvorgang stellt das System einen Bericht bereit, der die Anzahl der Dokumente angibt, die erfolgreich verknüpft wurden. Es bietet auch die Möglichkeit, diese Dokumente direkt an die identifizierten Mitarbeiter zu senden.

Allerdings müssen Dokumente, die nicht automatisch abgeglichen werden konnten, manuell gesendet werden. Dazu müssen Sie in einem manuellen Prozess die gewünschten Empfänger aus der Liste der Mitarbeiter auswählen, an die Sie jedes Dokument senden möchten.

8. Wie kann ich dasselbe Dokument an verschiedene Mitarbeiter senden?

Um dasselbe Dokument an verschiedene Mitarbeiter zu senden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf Dokumente
2.  Wählen Sie Massenversand
3. Wählen Sie die Option Die gleiche Datei an alle
4. Datei hochladen
5. Wählen Sie die Teilungseinstellungen: Dokumente mit allen Seiten beibehalten, nach Seiten aufteilen und alle Dokumente in einem Dokument zusammenfassen
6. Prüfen Sie Voreinstellungen.
   1. Dateiname ändern
   2. Zielordner wählen
   3. Aktivieren Sie die Signaturanforderung, falls erforderlich, und geben Sie die Anzahl der gewünschten Unterzeichner an.
7. Nach dem Hochladen des Dokuments wenden Sie bei Bedarf Filter an und wählen Sie die Mitarbeiter.
8. Klicken Sie auf Senden an X Mitarbeiter

Sobald das Dokument gesendet wurde, finden alle Benutzer das hochgeladene Dokument in ihrem Abschnitt „Meine Dateien“ im definierten Ordner. Sobald ein neues Dokument hochgeladen wird, wird eine E-Mail an den Mitarbeiter gesendet. Die Mitarbeiter erhalten außerdem eine Benachrichtigung per E-Mail und auf „Ausstehende Aufgabe > Dashboard“, wenn die E-Signatur angefordert wurde.

Außerdem können Sie die Funktion „Dokumentvorlagen“ verwenden, um die Erstellung desselben Dokuments (z. B. Verträge, Vereinbarungen) für mehrere Mitarbeiter zu automatisieren.

9. Wie verschiebt man Dateien?

Dateien können einzeln oder in großen Mengen verschoben werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Dateien zu verschieben:

• Einzelne Dateien: Klicken Sie in allen Bereichen (öffentlich, privat und Mitarbeiter) auf das Dokument, das Sie verschieben möchten. Wählen Sie im Abschnitt „Dokument bearbeiten“ den neuen Ordner, in den die Datei verschoben werden soll.
• Bulk: Im Mitarbeiterbereich können Sie mehrere Dateien auf einmal verschieben. Wählen Sie die Dateien aus, die Sie verschieben möchten, indem Sie auf das Auswahlfeld auf der rechten Seite jeder Datei klicken. Klicken Sie dann auf „Aktionen“ und wählen Sie die Option „Verschieben“. Nun können Sie den Zielordner auswählen