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Preguntas frecuentes sobre la gestión de documentos

Ve a nuestras preguntas frecuentes para obtener más información sobre la gestión de documentos.

1. ¿Qué carpetas tenemos por defecto en el directorio de empleados y de empresa?

Por defecto, el directorio de empleados incluye las siguientes carpetas: contratos, bajas familiares y médicas, nóminas y DNI.

Además, según las circunstancias se incluyen las siguientes carpetas:

  • Carpeta de gastos, si la aplicación está instalada
  • Carpeta de nóminas, si está instalada la gestión de nóminas
  • Carpeta Modelo 145, si una LE está en España

Por defecto, el directorio de la empresa incluye las siguientes carpetas: seguro social, impuestos, informes y nóminas. Además, según las circunstancias se incluyen las siguientes carpetas:

  • Carpeta de gastos, si la aplicación está instalada
  • Carpeta de exportación de nóminas, si está instalada la gestión de nóminas
  • Carpeta de resumen de nóminas, si está instalada la gestión de nóminas

 


 

2. ¿Cómo publicar un documento que debe ser público para todos los empleados?

Para que un documento sea visible para todos en la empresa, puede cargarlo como documento público. Aquí están los pasos:

En tu barra lateral, ve a Documentos y accede a la sección Público .

Haga clic en Cargar documentos en la esquina superior derecha

Arrastra y suelta el documento.

Haga clic en Subir documento

Para garantizar la visibilidad, puede ajustar la configuración de visibilidad a través del símbolo de candado. Si la cerradura está abierta, todos los empleados pueden ver el documento.

Además, tiene la opción de enviar una notificación por correo electrónico a sus empleados una vez que se haya publicado el documento.

 


 

3. ¿Cuál es la diferencia entre los distintos espacios de almacenamiento de documentos?

  • Documentos de empleados : Este espacio contiene documentos personales de los empleados organizados en carpetas. Cada empleado tiene su propio espacio y el acceso está determinado por los permisos. Los empleados pueden encontrar este espacio en la sección "TÚ / Mis documentos" del menú principal.
  • Documentos públicos de la empresa : este espacio compartido se utiliza para publicar documentos públicos, como políticas y comunicaciones, accesibles para todos los empleados de forma predeterminada. Los empleados pueden acceder a este espacio en el apartado “TU EMPRESA / Documentos / Público” del menú principal.
  • Documentos internos de la empresa : Este espacio es para documentos de gestión, informes y otros documentos que no están disponibles para todos los empleados. El acceso a este espacio se basa en permisos, lo que permite que empleados específicos lo vean. Los empleados con permiso pueden acceder a este espacio en la sección "TU EMPRESA / Documentos / Interno" del menú principal.

 


 

4. ¿Cómo crear un sistema de carpetas para gestionar documentos?

Factorial brinda la flexibilidad de configurar una estructura de carpetas tanto para los documentos de tus empleados como para los documentos internos de tu empresa. Para configurar el sistema de carpetas, siga estos pasos:

  1. En tu barra lateral, ve a Configuración
  2. En General, seleccione Documentos

En la configuración del documento, tiene la capacidad de:

  • Agregue, edite o elimine carpetas en el espacio para documentos de los empleados .
  • Agregue, edite o elimine carpetas en el espacio para documentos internos de la empresa .
  • Cree campos personalizados para categorizar y organizar aún más sus documentos.

Al utilizar estas opciones, puede establecer un sistema de carpetas que se adapte a sus necesidades específicas y administrar sus documentos de manera eficiente.

 


 

5. ¿Qué son los campos personalizados del documento?

Los campos personalizados de documentos permiten a los gerentes definir atributos para los documentos almacenados en las carpetas de los empleados. Estos campos personalizados pueden tener varios formatos, como texto, fecha, número o lista de elementos seleccionables, entre otros.

Además, los administradores tienen la opción de configurar campos personalizados como obligatorios u opcionales. Cuando un campo personalizado está marcado como obligatorio, significa que cada vez que se sube un documento a la carpeta, se debe completar el campo correspondiente. Por otro lado, los campos personalizados opcionales brindan flexibilidad, permitiendo que completar el campo sea opcional al cargar documentos a la carpeta.

 


 

6. ¿Cómo automatiza el sistema de documentos en masa la creación de documentos y agiliza la distribución a varios empleados simultáneamente?

El sistema de documentos en masa automatiza la creación de documentos utilizando los datos almacenados de los empleados. Permite la creación eficiente de documentos cotejándolos con la información relevante de los empleados. Además, el sistema permite la distribución simplificada de documentos en masa a varios empleados.

Con esta funcionalidad, puedes enviar varios tipos de documentos, incluidos archivos PDF como recibos de nómina o plantillas de documentos almacenados. También tiene la opción de cargar varios archivos PDF y el sistema analizará el texto del documento para identificar nombres, apellidos y documentos de identidad. A partir de este análisis, el sistema sugiere el empleado correspondiente al que se debe enviar el documento de forma automática. Este proceso ahorra tiempo y esfuerzo, permitiendo una distribución eficiente de los documentos a los destinatarios previstos.

 


 

7. ¿Qué sucede cuando hago clic en "Coincidir documentos y empleados"?

Al hacer clic en el botón "Coincidir documentos y empleados", el sistema realiza un análisis de todos los documentos cargados. Escanea cada página de los documentos para identificar si hay coincidencia con tres variables que identifican a un empleado: nombre, apellido y DNI principal.

Para los empleados de entidades jurídicas portuguesas y alemanas, la identificación coincidente es la identificación fiscal en lugar de la identificación personal principal.

Una vez que el sistema encuentra una coincidencia con el nombre, apellido e identificación de un empleado en una página, vincula ese documento al empleado respectivo. Luego de este proceso de cotejo, el sistema proporciona un informe que indica el recuento de documentos que se han vinculado exitosamente. También ofrece la opción de enviar esos documentos directamente a los empleados identificados.

Sin embargo, los documentos que no se puedan cotejar automáticamente, deberán enviarse manualmente. Se trata de seleccionar los destinatarios previstos de la lista de empleados a los que desea enviar cada documento, siguiendo un proceso manual.

 


 

8. ¿Cómo enviar el mismo documento a diferentes empleados?

Para enviar el mismo documento a diferentes empleados, sigue estos pasos:

  1. En tu barra lateral, ve a Documentos
  2. Seleccione Enviar en masa
  3. Subir un documento PDF
  4. Seleccione el nombre de la carpeta
  5. Elija el tipo de carga : dividir páginas como documentos nuevos, combinar todos los documentos en uno o conservar los documentos con todas sus páginas.
  6. Haga clic en Subir documento
  7. Una vez cargado el documento, aplique filtros si es necesario y seleccione los empleados.
  8. Activa la opción si quieres solicitar Firma Electrónica
  9. Haga clic en Enviar a X empleados

Una vez enviado el documento, todos los usuarios encontrarán el documento subido en su sección 'Mis Documentos' en la carpeta definida. Se enviará un correo electrónico al empleado cada vez que se cargue un nuevo documento. Los empleados también recibirán una notificación por correo electrónico y en 'Tarea pendiente>Panel' si se ha solicitado la firma electrónica.

Además, puede utilizar la función Plantillas de documentos para automatizar la generación del mismo documento (como contratos, acuerdos) para varios empleados.

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