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FAQ sulla gestione dei documenti

Scopri le domande più frequenti sulla gestione dei documenti

1. Quali cartelle abbiamo di default nella directory dei dipendenti e nella directory aziendale?

Per impostazione predefinita, la directory dei dipendenti include le seguenti cartelle: contratti, assenze familiari e per malattia, buste paga e ID.

Inoltre, a seconda delle circostanze, sono incluse le seguenti cartelle:

  • Cartella Spese, se l'app è installata
  • Cartella Buste paga, se è installata la gestione buste paga
  • Cartella Modelo 145, se un LE è in Spagna

Per impostazione predefinita, la directory aziendale include le seguenti cartelle: previdenza sociale, tasse, report e buste paga. Inoltre, a seconda delle circostanze, sono incluse le seguenti cartelle:

  • Cartella Spese, se l'app è installata
  • Cartella di esportazione delle buste paga, se è installata la gestione delle buste paga
  • Cartella di riepilogo buste paga, se è installata l'app Gestione busta paga

 


 

2. Come pubblicare un documento che deve essere pubblico per tutti i dipendenti?

Per rendere visibile un documento a tutti in azienda, puoi caricarlo come documento pubblico. Ecco i passaggi:

  1. Nella barra laterale, vai su Documenti e accedi alla sezione Pubblico
  2. Fai clic su Carica documenti nell'angolo in alto a destra
  3. Trascina e rilascia il documento
  4. Clicca su Carica documento

Per garantire la visibilità, puoi regolare le impostazioni di visibilità tramite il simbolo del lucchetto. Se il lucchetto è aperto, tutti i dipendenti possono vedere il documento.

Inoltre, hai la possibilità di inviare una notifica via email ai tuoi dipendenti una volta che il documento è stato pubblicato.

 


 

3. Qual è la differenza tra i diversi spazi di archiviazione dei documenti?

  • Documenti dipendenti: questo spazio contiene i documenti personali dei dipendenti organizzati in cartelle. Ogni dipendente ha il proprio spazio e l'accesso è determinato dalle autorizzazioni. I dipendenti possono trovare questo spazio nella sezione "Io / I miei documenti" del menu principale.
  • Documenti aziendali pubblici: questo spazio condiviso viene utilizzato per pubblicare documenti pubblici, come politiche e comunicazioni, accessibili a tutti i dipendenti per impostazione predefinita. I dipendenti possono accedere a questo spazio nella sezione "La tua impresa / Documenti / Pubblici" del menu principale.
  • Documenti aziendali interni: questo spazio è riservato ai documenti gestionali, ai report e ad altri documenti che non sono disponibili a tutti i dipendenti. L'accesso a questo spazio è basato su autorizzazioni, che consentono a dipendenti specifici di visualizzarlo. I dipendenti muniti di permesso possono accedere a questo spazio nella sezione "La tua impresa / Documenti / Interni" del menu principale.

 


 

4. Come creare un sistema di cartelle per gestire i documenti?

Factorial offre la flessibilità di configurare una struttura di cartelle sia per i documenti dei tuoi dipendenti che per i documenti interni della tua azienda. Per configurare il sistema di cartelle, segui questi passaggi:

  1. Dalla barra laterale, vai in Impostazioni
  2. In Generale seleziona Documenti

Nelle impostazioni dei documenti, hai la possibilità di:

  • Aggiungere, modificare o eliminare cartelle nello spazio per i documenti dei dipendenti 
  • Aggiungere, modificare o eliminare cartelle nello spazio per i documenti aziendali interni
  • Creare campi personalizzati per classificare e organizzare ulteriormente i tuoi documenti

Utilizzando queste opzioni, puoi stabilire un sistema di cartelle adatto alle tue esigenze specifiche e gestire in modo efficiente i tuoi documenti.

 


 

5. Cosa sono i campi personalizzati del documento?

I campi personalizzati del documento consentono ai manager di definire gli attributi per i documenti archiviati nelle cartelle dei dipendenti. Questi campi personalizzati possono avere vari formati, come testo, data, numero o un elenco di elementi selezionabili.

Inoltre, si ha la possibilità di impostare campi personalizzati come obbligatori o facoltativi. Quando un campo personalizzato è contrassegnato come obbligatorio, significa che ogni volta che un documento viene caricato nella cartella, il campo corrispondente deve essere compilato. D'altra parte, i campi personalizzati facoltativi offrono flessibilità, consentendo il completamento del campo come facoltativo durante il caricamento dei documenti nella cartella.

 


 

6. In che modo il sistema di documenti in blocco automatizza la creazione di documenti e semplifica la distribuzione a più dipendenti contemporaneamente?

Il sistema di documenti in blocco automatizza la creazione di documenti utilizzando i dati memorizzati dei dipendenti. Consente la creazione efficiente di documenti abbinandoli alle informazioni dei dipendenti. Inoltre, il sistema consente la distribuzione semplificata di documenti in blocco a più dipendenti.

Con questa funzionalità, puoi inviare vari tipi di documenti, inclusi file PDF come buste paga o modelli di documenti archiviati. Hai anche la possibilità di caricare più PDF e il sistema analizzerà il testo del documento per identificare nomi, cognomi e documenti di identità. Sulla base di questa analisi, il sistema suggerisce il dipendente corrispondente a cui inviare automaticamente il documento. Questo processo consente di risparmiare tempo e fatica, consentendo una distribuzione efficiente dei documenti ai destinatari previsti.

 


 

7. Cosa succede quando clicco su "Abbina documenti e dipendenti"?

Quando si fa clic sul pulsante "Abbina documenti e dipendenti", il sistema esegue un'analisi di tutti i documenti caricati. Scansiona ogni pagina dei documenti per identificare se c'è una corrispondenza con tre variabili che identificano un dipendente: nome, cognome e ID principale.

Per i dipendenti delle persone giuridiche portoghesi e tedesche, l'ID corrispondente è l'ID fiscale anziché l'ID personale principale.

Una volta che il sistema trova una corrispondenza con il nome, il cognome e l'ID di un dipendente su una pagina, collega quel documento al rispettivo dipendente. Dopo questo processo di corrispondenza, il sistema fornisce un report che indica il conteggio dei documenti che sono stati collegati con successo. Offre inoltre la possibilità di inviare tali documenti direttamente ai dipendenti identificati.

Tuttavia, per i documenti che non possono essere abbinati automaticamente, dovranno essere inviati manualmente. Ciò comporta la selezione dei destinatari previsti dall'elenco dei dipendenti a cui si desidera inviare ciascun documento, seguendo un processo manuale.

 


 

8. Come inviare lo stesso documento a diversi dipendenti?

Per inviare lo stesso documento a diversi dipendenti, segui questi passaggi:

  1. Dalla barra laterale, vai a Documenti
  2. Seleziona Invia in blocco
  3. Carica un documento PDF
  4. Seleziona il nome della cartella
  5. Scegli il tipo di caricamento: dividi le pagine come nuovi documenti, combina tutti i documenti in uno o mantieni i documenti con tutte le loro pagine
  6. Clicca su Carica documento
  7. Una volta caricato il documento, applica i filtri se necessario e seleziona i dipendenti
  8. Attiva l'opzione se desideri richiedere la firma elettronica
  9. Fai clic su Invia a X dipendenti

Una volta che il documento è stato inviato, tutti gli utenti troveranno il documento caricato nella loro sezione I miei documenti nella cartella definita. Un'email verrà inviata al dipendente ogni volta che viene caricato un nuovo documento. I dipendenti riceveranno anche una notifica via e-mail e su "Attività in sospeso>Dashboard" se è stata richiesta la firma elettronica.

Inoltre, puoi utilizzare la funzione Modelli di documento per automatizzare la generazione dello stesso documento (come contratti, accordi) per più dipendenti.

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