1. Quais pastas temos por padrão no diretório dos colaboradores e no diretório da empresa?

Por padrão, o diretório de colaboradores inclui as seguintes pastas: contratos, licenças familiares e médicas, recibos de pagamento e IDs. Além disso, as seguintes pastas podem ser incluídas, dependendo das circunstâncias:

• Pasta de Despesas, se o aplicativo estiver instalado;
• Pasta de Recibos de pagamento, se Gestão de Folha de pagamento estiver instalado;
• Pasta Modelo 145, se o(a) colaborador(a) estiver na Espanha.

Por padrão, o diretório da empresa inclui as seguintes pastas: seguro social, impostos, relatórios e recibos de pagamento. Além disso, as seguintes pastas podem ser incluídas, dependendo das circunstâncias:

• Pasta de Despesas, se o aplicativo estiver instalado;
• Pasta de Exportação de recibos de pagamento, se Gestão de Folha de pagamento estiver instalado;
• Pasta de resumo de recibos de pagamento, se Gestão de Folha de pagamento estiver instalado.

2. Como publicar um documento que deve ser público para todos os colaboradores?

Para tornar um documento visível para todos na empresa, você pode carregá-lo como um documento público. Estas são as etapas:

1. Na barra lateral, vá para Documentos e acesse a seção Público
2. Clique em Carregar Documentos, no canto superior direito
3. Arraste e solte o documento
4. Clique em Carregar documento
5. Para garantir a visibilidade, você pode ajustar as configurações de visibilidade por meio do símbolo de cadeado. Se o cadeado estiver aberto, todos os colaboradores poderão ver o documento.
6. Além disso, você tem a opção de enviar uma notificação por e-mail aos seus colaboradores assim que o documento for publicado.

3. Qual a diferença entre os diferentes espaços de armazenamento de documentos?

• Documentos de Colaboradores: este espaço contém documentos pessoais dos colaboradores organizados em pastas. Cada colaborador tem seu próprio espaço, e o acesso é determinado por permissões. Os colaboradores podem encontrar esse espaço na seção "Você / Meus documentos" do menu principal.
• Documentos Públicos da empresa: este espaço compartilhado é usado para publicar documentos públicos, como políticas e comunicações, acessíveis a todos os colaboradores por padrão. Eles podem acessar esse espaço na seção "A sua empresa / Documentos / Público" do menu principal.
• Documentos Internos da empresa: este espaço é destinado a documentos gerenciais, relatórios e outros documentos que não estão disponíveis para todos os colaboradores. O acesso a esse espaço é baseado em permissões, permitindo que pessoas específicas o visualizem. Os colaboradores com permissão podem acessar esse espaço na seção "A sua empresa / Documentos / Interno" do menu principal.

4. Como criar um sistema de pastas para gerenciar documentos?

A Factorial oferece a flexibilidade de configurar uma estrutura de pastas para os documentos de seus colaboradores e para os documentos internos da empresa. Para configurar o sistema de pastas, siga estas etapas:

1. Na barra lateral, vá para Configurações
2. Em Geral, selecione Documentos

Nas configurações do documento, você pode:

• Adicionar, editar ou excluir pastas no espaço de documentos dos Colaboradores.
• Adicionar, editar ou excluir pastas no espaço de documentos Internos da empresa.
• Criar campos personalizados para categorizar e organizar ainda mais seus documentos.

Ao utilizar essas opções, você pode estabelecer um sistema de pastas que atenda às suas necessidades específicas e gerenciar seus documentos com eficiência.

5. O que são campos personalizados de documentos?

Os campos personalizados de documentos permitem que os gestores definam atributos para documentos armazenados em pastas de colaboradores. Esses campos personalizados podem ter vários formatos, como texto, data, número ou uma lista de itens selecionáveis, entre outros.

Além disso, os gestores têm a opção de definir os campos personalizados como obrigatórios ou opcionais. Quando um campo personalizado é marcado como obrigatório, isso significa que sempre que um documento for carregado na pasta, o campo correspondente deverá ser preenchido. Por outro lado, os campos personalizados opcionais oferecem flexibilidade, permitindo que o preenchimento do campo seja opcional durante o upload de documentos para a pasta.

6. Como o sistema de documentos em massa automatiza a criação de documentos e agiliza a distribuição para vários colaboradores simultaneamente?

O sistema de documentos em massa automatiza a criação de documentos utilizando os dados armazenados dos colaboradores. Ele permite a criação eficiente de documentos, combinando-os com as informações relevantes dos colaboradores. Além disso, o sistema permite a distribuição simplificada de documentos em massa para várias pessoas.

Com esta funcionalidade, você pode enviar vários tipos de documentos, inclusive arquivos PDF, como recibos de pagamento ou modelos de documentos armazenados. Você também tem a opção de fazer upload de vários PDFs, e o sistema analisará o texto do documento para identificar nomes, sobrenomes e documentos de identidade. Com base nessa análise, o sistema sugere automaticamente o(a) colaborador(a) correspondente para o qual o documento deve ser enviado. Esse processo economiza tempo e esforço, permitindo a distribuição eficiente de documentos para os destinatários desejados.

7. O que acontece quando clico em “Associar documentos a colaboradores”?

Quando você clica no botão "Associar documentos a colaboradores", o sistema faz uma análise de todos os documentos carregados. Ele examina cada página dos documentos para identificar se há uma correspondência com três variáveis que identificam um funcionário: nome, sobrenome e ID principal.

Para funcionários de entidades jurídicas portuguesas e alemãs, o ID correspondente é o ID fiscal em vez do ID pessoal principal.

Quando o sistema encontra uma correspondência com o nome, o sobrenome e o ID de um colaborador em uma página, ele vincula esse documento ao respectivo colaborador. Após esse processo de correspondência, o sistema fornece um relatório indicando a quantidade de documentos que foram vinculados com sucesso. Ele também oferece a opção de enviar esses documentos diretamente para as pessoas identificadas.

No entanto, para documentos que não puderam ser associados automaticamente, eles precisarão ser enviados manualmente. Isto envolve selecionar os destinatários pretendidos na lista de colaboradores para os quais deseja enviar cada documento, seguindo um processo manual.

8. Como enviar o mesmo documento para colaboradores diferentes?

Para enviar o mesmo documento para colaboradores diferentes, siga estes passos:

1. Na barra lateral, vá para Documentos
2. Selecione Enviar em massa
3. Carregue um documento PDF
4. Selecione o nome da pasta
5. Escolha o tipo de upload
6. Clique em Carregar documento
7. Após o upload do documento, aplique filtros, se necessário, e selecione os colaboradores
8. Ative a opção se desejar Solicitar assinatura eletrônica
9. Clique em Enviar para X colaboradores

Uma vez enviado o documento, todos os usuários encontrarão o documento carregado na seção 'Meus Documentos' na pasta definida. Um e-mail será enviado ao colaborador sempre que um novo documento for carregado. Os colaboradores também receberão uma Notificação por e-mail e em ‘Tarefa pendente > Painel’ caso a assinatura eletrônica tenha sido solicitada.

Além disso, você pode usar o recurso Modelos de Documento para automatizar a geração do mesmo documento (como contratos, acordos) para vários colaboradores.