Die Richtlinien zur Zeiterfassung beinhalten eine Timeline, die eine klare Aufzeichnung darüber führt, welche Richtlinie für jeden Zeitraum galt. Das bedeutet, dass vergangene Stundenzettel nicht mehr geändert werden, wenn du eine/n Mitarbeiter/in in eine andere Richtlinie versetzt oder eine bestehende Richtlinie bearbeitest.
Mit der Timeline kannst du Richtlinienänderungen planen oder rückdatieren, während du die Historie deiner Zeiterfassung konsistent und einfacher prüfbar hältst.
Überblick
Die Timeline zeichnet Änderungen an den Richtlinien zur Zeiterfassung basierend auf ihrem Gültigkeitsdatum auf.
Du kannst:
- Eine Richtlinienänderung für ein zukünftiges Datum planen.
- Eine Richtlinienänderung bis zu 24 Monate rückdatieren.
- Sehen, welche Richtlinie während eines bestimmten Zeitraums galt.
- Ausstehende Richtlinienänderungen überprüfen, bevor sie wirksam werden.
- Vergangene Stundenzettel unverändert lassen, nachdem eine Richtlinie aktualisiert oder eine/n Mitarbeiter/in in eine andere Richtlinie versetzt wurde.
- Änderungen der Richtlinien im Aktivitätsprotokoll verfolgen.
Dies gilt sowohl, wenn du Mitarbeiter/innen zwischen Richtlinien versetzt, als auch wenn du eine bestehende Richtlinie bearbeitest.
Wann und warum es verwendet werden sollte
- Verwende die Timeline immer, wenn du eine Richtlinie zur Zeiterfassung ändern musst, ohne die Historie der Berechnung vorheriger Zeiträume zu verlieren.
- Wenn beispielsweise ein/e Mitarbeiter/in am 1. Oktober in eine andere Arbeitszeitregelung wechselt, kannst du den 1. Oktober als Gültigkeitsdatum festlegen. Ihre/seine vorherigen Zeiträume bleiben gemäß der Richtlinie berechnet, die zu diesem Zeitpunkt galt, während die Zeiträume ab dem 1. Oktober die neue Richtlinie verwenden.
- Dies hilft, eine zuverlässige Prüfspur aufrechtzuerhalten und verhindert, dass zuvor genehmigte oder bezahlte Stunden unerwartet geändert werden.
Wie es funktioniert
Richtlinienänderung planen
- Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen
- Gehe zu Zeiterfassung
- Öffne die entsprechende Richtlinie
- Wähle die/n Mitarbeiter/in aus, dessen/deren Änderung du vornehmen möchtest
- Setze das Gültigkeitsdatum der Änderung
- Standardmäßig ist das Gültigkeitsdatum heute
- Wähle ein zukünftiges Datum, um die Änderung zu planen
- Wähle ein vergangenes Datum, um die Änderung rückwirkend anzuwenden
- Wenn du ein vergangenes Datum wählst, überprüfe die Warnung, die zeigt, welche Zeiträume und Berechnungen betroffen sind
- Bestätige die Änderung
- Bis zum Gültigkeitsdatum wird die ausstehende Änderung in beiden Richtlinien angezeigt:
- Ein Uhrensymbol erscheint auf der aktuellen Richtlinie
- Eine gedämpfte Zeile erscheint auf der Zielrichtlinie
- Wenn das Gültigkeitsdatum erreicht ist, wird die neue Richtlinie automatisch ab diesem Datum angewendet
Die Richtlinie im Profil des Mitarbeiters ändern
Du kannst auch ein Gültigkeitsdatum festlegen, wenn du die Richtlinie zur Zeiterfassung direkt im Profil eines/r Mitarbeiters/in änderst. Es funktioniert genauso wie das Zuweisen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin von der Richtlinie.
- Gehe zum Profil des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
- Öffne den Tab Arbeitsdetails
- Wähle unter Richtlinie zur Zeiterfassung die neue Richtlinie aus
- Setze das Gültigkeitsdatum
- Standardmäßig ist das Gültigkeitsdatum heute
- Wähle ein zukünftiges Datum, um die Änderung zu planen. Der/die Mitarbeiter/in wechselt an diesem Tag automatisch zur neuen Richtlinie
- Wähle ein vergangenes Datum (bis zu 24 Monate zurück), um die Änderung rückwirkend anzuwenden. Die Stundenzettel ab diesem Datum werden neu berechnet, und eine Warnung wird angezeigt, bevor du bestätigst
- Überprüfe die Nachricht, die zeigt, bis wann der/die Mitarbeiter/in in seiner/ihrer aktuellen Richtlinie bleibt und wann er/sie zur neuen wechselt
- Klicke auf Einreichen
Wenn der/die Mitarbeiter/in bereits eine zukünftige Richtlinienänderung geplant hat, wird diese entfernt und die neue Zuweisung wird stattdessen angewendet.
Eine Richtlinienänderung rückdatieren
Du kannst eine Richtlinienänderung bis zu 24 Monate rückdatieren.
- Öffne die entsprechende Richtlinienzuweisung
- Wähle das Datum aus, an dem die neue Richtlinie hätte beginnen sollen
- Überprüfe die Warnung, die zeigt, was neu berechnet wird
- Bestätige die Änderung erst, nachdem du die betroffenen Zeiträume überprüft hast
- Die Zeiträume vor dem Gültigkeitsdatum bleiben der Richtlinie zugeordnet, die zu diesem Zeitpunkt galt
Stundenzettel anzeigen, die von mehreren Richtlinien betroffen sind
Wenn ein Stundenzettelzeitraum mehr als eine Richtlinie umfasst:
- Öffne den entsprechenden Stundenzettelzeitraum
- Verwende das Dropdown-Menü der Richtlinie, um die Richtlinie auszuwählen, die du anzeigen möchtest
- Überprüfe die Berechnungen des Stundenzettels für diese Richtlinie
- Überprüfe das Banner, das im Stundenzettel angezeigt wird, um Zeiträume zu identifizieren, die aufgrund einer Richtlinienänderung anders berechnet wurden
Wenn ein vergangener Stundenzettel sich geändert hat, nachdem ich eine Richtlinie rückdatiert habe, überprüfe das Gültigkeitsdatum der Richtlinienänderung. Wenn eine Änderung rückdatiert wird, können Zeiträume ab diesem Datum neu berechnet werden. Überprüfe die Warnung, die angezeigt wird, bevor du die Änderung bestätigst, um zu verstehen, welche Zeiträume betroffen sind.
Wenn du die Richtlinie, die auf einen historischen Zeitraum zutreffen sollte, nicht finden kannst, überprüfe das Dropdown-Menü der Richtlinie im betroffenen Stundenzettelzeitraum. Wenn der Zeitraum mehrere Richtlinien umfasst, kannst du die entsprechende Richtlinie auswählen, um ihre Berechnungen anzuzeigen.
Wenn eine Richtlinienänderung als ausstehend angezeigt wird, überprüfe das Uhrensymbol auf der aktuellen Richtlinie und die gedämpfte Zeile auf der Zielrichtlinie, um die geplante Änderung zu bestätigen. Eine ausstehende Änderung hat ein zukünftiges Gültigkeitsdatum.
Die Timeline schützt die Historie ab dem Datum, an dem dein Unternehmen für diese Funktion aktiviert wird. Sie stellt keine historischen Daten wieder her, die vor der Aktivierung überschrieben wurden. Wenn du glaubst, dass historische Daten vor der Aktivierung betroffen waren, kontaktiere den Factorial Support für Unterstützung.
Tipps und bewährte Praktiken
- Verwende das tatsächliche Gültigkeitsdatum. Dies hält die Historie der Richtlinien im Einklang mit dem Zeitpunkt, zu dem die Änderung tatsächlich wirksam wurde.
- Überprüfe Warnungen vor dem Rückdatieren. Eine rückwirkende Änderung kann Zeiträume ab dem ausgewählten Datum neu berechnen.
- Plane Änderungen im Voraus. Verwende ein zukünftiges Gültigkeitsdatum, wenn du bereits weißt, wann sich die Richtlinie eines/r Mitarbeiters/in ändern sollte.
- Überprüfe die Timeline, wenn du historische Stunden überprüfst. Sie zeigt, welche Richtlinie während jedes Zeitraums galt.
- Verwende das Aktivitätsprotokoll zur Prüfung. Änderungen der Richtlinien werden aufgezeichnet, sodass du überprüfen kannst, wann Änderungen vorgenommen wurden.
- Denke daran, dass das Bearbeiten einer Richtlinie auch ihre Timeline beeinflusst. Änderungen an einer bestehenden Richtlinie werden auf die gleiche Weise aufgezeichnet wie das Versetzen von Mitarbeiter/innen zwischen Richtlinien.
FAQ
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Schützt die Timeline Stundenzettel davor, sich nach einer Richtlinienänderung zu ändern?
Ja. Ab dem Datum, an dem dein Unternehmen für die Timeline aktiviert wird, wird jede Richtlinienänderung aufgezeichnet und vergangene Zeiträume bleiben gemäß der Richtlinie berechnet, die für sie galt.
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Kann ich eine Richtlinienänderung für die Zukunft planen?
Ja. Setze ein zukünftiges Gültigkeitsdatum, um die Änderung zu planen. Die neue Richtlinie wird ab diesem Datum wirksam.
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Kann ich eine Richtlinienänderung rückdatieren?
Ja. Du kannst eine Änderung bis zu 24 Monate rückdatieren. Factorial zeigt eine Warnung an, bevor du die Änderung bestätigst, sodass du überprüfen kannst, was neu berechnet wird.
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Gilt die Timeline nur beim Versetzen von Mitarbeiter/innen zwischen Richtlinien?
Nein. Änderungen, die durch das Bearbeiten einer bestehenden Richtlinie zur Zeiterfassung vorgenommen werden, werden ebenfalls in der Timeline aufgezeichnet.
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Kann ich sehen, welche Richtlinie auf einen bestimmten Zeitraum zutraf?
Ja. Wenn ein Stundenzettelzeitraum mehrere Richtlinien umfasst, verwende das Dropdown-Menü der Richtlinie, um die Berechnungen für jede Richtlinie anzuzeigen. Ein Banner zeigt auch an, wann Tage im Zeitraum anders berechnet wurden.
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Werden Änderungen der Richtlinien im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnet?
Ja. Änderungen der Richtlinien werden im Aktivitätsprotokoll protokolliert, was eine Aufzeichnung der Änderungen zu Prüfungszwecken bietet.
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Stellt die Timeline die Historie wieder her, die vor der Aktivierung geändert wurde?
Nein. Die Timeline schützt die Historie ab dem Datum, an dem dein Unternehmen aktiviert wird. Sie stellt keine historischen Daten wieder her, die bereits vor der Aktivierung überschrieben wurden.
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Muss ich die Timeline manuell aktivieren?
Nein. Die Funktionalität wird automatisch in Chargen an Kunden der Zeiterfassung ausgerollt. Du musst nichts tun.