Le politiche di monitoraggio del tempo includono una Timeline che tiene un chiaro registro di quale politica si applica a ciascun periodo. Ciò significa che le timesheet passate non vengono più modificate quando sposti un collaboratore a un'altra politica o modifichi una politica esistente.
Con la Timeline, puoi programmare o retrodatare le modifiche alle politiche mantenendo la tua storia di monitoraggio del tempo coerente e più facile da verificare.
Panoramica
La Timeline registra le modifiche alle politiche di monitoraggio del tempo in base alla loro data di entrata in vigore.
Puoi:
- Programmare una modifica della politica per una data futura.
- Retrodatare una modifica della politica fino a 24 mesi.
- Vedere quale politica si applicava durante un periodo specifico.
- Esaminare le modifiche delle politiche in sospeso prima che entrino in vigore.
- Mantenere inalterate le timesheet passate dopo un aggiornamento della politica o il trasferimento di un collaboratore a un'altra politica.
- Tracciare le modifiche delle politiche nel registro delle attività.
Questo si applica sia quando sposti collaboratori tra politiche sia quando modifichi una politica esistente.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
- Utilizza la Timeline ogni volta che hai bisogno di cambiare una politica di monitoraggio del tempo senza perdere la storia di come sono stati calcolati i periodi precedenti.
- Ad esempio, se un collaboratore passa a un diverso accordo di orario di lavoro il 1 ottobre, puoi impostare il 1 ottobre come data di entrata in vigore. I loro periodi precedenti rimangono calcolati secondo la politica che si applicava in quel momento, mentre i periodi dal 1 ottobre in poi utilizzano la nuova politica.
- Questo aiuta a mantenere una traccia di audit affidabile e previene modifiche inaspettate a ore precedentemente approvate o pagate.
Come funziona
Programmare una modifica della politica
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Vai su Monitoraggio del tempo
- Apri la politica pertinente
- Seleziona il collaboratore che desideri modificare
- Imposta la data di entrata in vigore della modifica
- Per impostazione predefinita, la data di entrata in vigore è oggi
- Scegli una data futura per programmare la modifica
- Scegli una data passata per applicare la modifica retroattivamente
- Se selezioni una data passata, esamina l'avviso che mostra quali periodi e calcoli saranno interessati
- Conferma la modifica
- Fino alla data di entrata in vigore, la modifica in sospeso è visualizzata su entrambe le politiche:
- Un badge orologio appare sulla politica attuale
- Una riga attenuata appare sulla politica di destinazione
- Quando arriva la data di entrata in vigore, la nuova politica si applica automaticamente da quella data in poi
Retrodatare una modifica della politica
Puoi retrodatare una modifica della politica fino a 24 mesi.
- Apri l'assegnazione della politica pertinente
- Seleziona la data in cui la nuova politica avrebbe dovuto iniziare
- Esamina l'avviso che mostra cosa sarà ricalcolato
- Conferma la modifica solo dopo aver controllato i periodi interessati
- I periodi precedenti alla data di entrata in vigore rimangono associati alla politica che si applicava in quel momento
Visualizzare le timesheet influenzate da più politiche
Quando un periodo di timesheet copre più di una politica:
- Apri il periodo di timesheet pertinente
- Utilizza il menu a discesa della politica per selezionare la politica che desideri visualizzare
- Esamina i calcoli della timesheet per quella politica
- Controlla il banner mostrato nella timesheet per identificare i periodi che sono stati calcolati in modo diverso a causa di una modifica della politica
Se una timesheet passata è cambiata dopo che ho retrodatato una politica, controlla la data di entrata in vigore della modifica della politica. Quando una modifica è retrodatata, i periodi da quella data in poi possono essere ricalcolati. Esamina l'avviso mostrato prima di confermare la modifica per capire quali periodi saranno interessati.
Se non riesci a trovare la politica che dovrebbe applicarsi a un periodo storico, controlla il menu a discesa della politica nel periodo di timesheet interessato. Se il periodo copre più politiche, puoi selezionare la politica pertinente per visualizzarne i calcoli.
Se una modifica della politica è mostrata come in sospeso, controlla il badge orologio sulla politica attuale e la riga attenuata sulla politica di destinazione per confermare la modifica programmata. Una modifica in sospeso ha una data di entrata in vigore futura.
La Timeline protegge la storia dalla data in cui la tua azienda è attivata per questa funzionalità. Non ripristina i dati storici che sono stati sovrascritti prima dell'attivazione. Se credi che i dati storici siano stati influenzati prima dell'attivazione, contatta Factorial Support per assistenza.
Consigli e migliori pratiche
- Utilizza la data di entrata in vigore effettiva. Questo mantiene la storia della politica allineata con quando il cambiamento ha realmente avuto effetto.
- Esamina gli avvisi prima di retrodatare. Una modifica retroattiva può ricalcolare i periodi dalla data selezionata in poi.
- Pianifica le modifiche in anticipo. Utilizza una data di entrata in vigore futura quando sai già quando la politica di un collaboratore dovrebbe cambiare.
- Controlla la Timeline quando esamini le ore storiche. Mostra quale politica si applicava durante ciascun periodo.
- Utilizza il registro delle attività per l'audit. Le modifiche alle politiche sono registrate in modo da poter esaminare quando sono state apportate modifiche.
- Ricorda che modificare una politica influisce anche sulla sua Timeline. Le modifiche a una politica esistente sono registrate allo stesso modo di quando si spostano i collaboratori tra politiche.
FAQ
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La Timeline protegge le timesheet da cambiamenti dopo una modifica della politica?
Sì. Dalla data in cui la tua azienda è attivata per la Timeline, ogni modifica della politica è registrata e i periodi passati rimangono calcolati secondo la politica che si applicava a loro.
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Posso programmare una modifica della politica per il futuro?
Sì. Imposta una data di entrata in vigore futura per programmare la modifica. La nuova politica si applicherà da quella data.
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Posso retrodatare una modifica della politica?
Sì. Puoi retrodatare una modifica fino a 24 mesi. Factorial mostra un avviso prima di confermare la modifica in modo da poter esaminare cosa sarà ricalcolato.
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La Timeline si applica solo quando si spostano i collaboratori tra politiche?
No. Le modifiche apportate modificando una politica di monitoraggio del tempo esistente sono anch'esse registrate nella Timeline.
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Posso vedere quale politica si applicava a un periodo specifico?
Sì. Quando un periodo di timesheet copre più politiche, utilizza il menu a discesa della politica per visualizzare i calcoli per ciascuna politica. Un banner indica anche quando i giorni nel periodo sono stati calcolati in modo diverso.
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Le modifiche alle politiche sono registrate nel registro delle attività?
Sì. Le modifiche alle politiche sono registrate nel registro delle attività, fornendo un record delle modifiche per scopi di audit.
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La Timeline ripristina la storia che è stata cambiata prima dell'attivazione?
No. La Timeline protegge la storia dalla data in cui la tua azienda è attivata. Non ripristina automaticamente i dati storici che sono già stati sovrascritti prima dell'attivazione.
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Devo attivare manualmente la Timeline?
No. La funzionalità viene distribuita automaticamente ai clienti di Monitoraggio del tempo in lotti. Non c'è nulla che tu debba fare.