Universal Updater ti consente di aggiornare in blocco i record esistenti di dipendenti e contratti utilizzando un file CSV o Excel. Invece di modificare i record uno per uno, puoi caricare un file, rivedere le modifiche proposte e applicare gli aggiornamenti in modo efficiente, mantenendo visibilità e controllo sul processo.
Panoramica
Universal Updater è progettato per situazioni in cui è necessario aggiornare grandi volumi di dati esistenti in una sola volta. Questo è particolarmente utile quando le informazioni provengono da sistemi esterni, come strumenti di gestione delle buste paga o delle risorse umane, o quando più dipendenti o contratti richiedono aggiornamenti diversi.
Prima di applicare qualsiasi modifica, il sistema mostra un'anteprima degli aggiornamenti e evidenzia eventuali differenze tra il file importato e i dati attuali. Questo ti aiuta a rivedere le modifiche ed evitare aggiornamenti non intenzionali.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza Universal Updater quando hai bisogno di:
- Aggiornare più record di dipendenti in un'unica azione
- Aggiornare più record di contratti da un foglio di calcolo
- Sincronizzare informazioni da sistemi esterni
- Applicare valori diversi su un gran numero di record
- Ridurre il lavoro manuale e il rischio di errore umano
Come utilizzare
- Prepara un file CSV o Excel contenente i record che desideri aggiornare
- Nella tua barra laterale, vai su Organizzazione
- Accedi alla scheda Persone
- Clicca sull'icona tre puntini in cima alla lista
- Seleziona Modifica dipendenti dal tuo file
- Scegli un ente legale
- Carica il tuo file
- Mappa le colonne del tuo file ai campi corrispondenti in Factorial
- Rivedi l'anteprima delle modifiche:
- Le celle evidenziate in blu indicano una modifica rispetto al valore attuale
- Le celle evidenziate in giallo indicano che un valore esistente sarà rimosso
- Passa il mouse su una cella evidenziata per vedere il valore attuale memorizzato nel sistema
- Rivedi eventuali record non abbinati
- Le righe che non possono essere abbinate a un record esistente verranno saltate
- Conferma l'aggiornamento
- L'aggiornamento verrà elaborato in background
- Riceverai una notifica una volta completato il processo
Se alcune righe sono state saltate durante l'aggiornamento, le righe vengono saltate quando il sistema non riesce a trovare un record corrispondente in base agli identificatori selezionati. Per evitare ciò:
- Verifica che gli indirizzi email dei dipendenti siano corretti
- Assicurati che le date di efficacia dei contratti corrispondano ai record esistenti
- Controlla eventuali problemi di formattazione nel tuo file
Se non riesci a vedere alcuna modifica nell'anteprima, questo può accadere quando i valori importati sono identici ai valori esistenti memorizzati in Factorial. Rivedi il tuo file e conferma che i dati differiscano dai record attuali.
Se l'aggiornamento richiede più tempo del previsto, è perché file di grandi dimensioni potrebbero richiedere ulteriore tempo di elaborazione. L'aggiornamento viene eseguito in modo asincrono e riceverai una notifica una volta completato.
Consigli e migliori pratiche
- Rivedi attentamente il tuo file prima di caricarlo per assicurarti che gli identificatori siano corretti
- Utilizza gli indirizzi email dei dipendenti esattamente come appaiono in Factorial
- Paga particolare attenzione ai campi evidenziati in giallo, poiché indicano che le informazioni saranno rimosse
- Controlla la schermata di anteprima prima di confermare gli aggiornamenti
- Se stai aggiornando contratti, verifica sia l'email del dipendente che la data di efficacia del contratto per garantire un abbinamento accurato
- Conserva una copia del tuo file originale per scopi di audit
FAQ
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Posso creare nuovi dipendenti o contratti utilizzando Universal Updater?
No. Universal Updater aggiorna solo i record esistenti. I record che non possono essere abbinati ai dati esistenti vengono saltati.
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Come identifica il sistema i record da aggiornare?
I record dei dipendenti vengono abbinati utilizzando l'indirizzo email del dipendente. I record dei contratti vengono abbinati utilizzando la combinazione dell'email del dipendente e della data di efficacia del contratto.
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Cosa significano i diversi colori di evidenziazione?
Le evidenziazioni blu indicano una modifica a un valore esistente. Le evidenziazioni gialle indicano che un valore esistente sarà rimosso.
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Posso rivedere le modifiche prima di applicarle?
Sì. La schermata di anteprima mostra tutte le modifiche rilevate prima di confermare l'aggiornamento.
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Cosa succede alle righe non abbinate?
Le righe non abbinate vengono saltate e non aggiornate. Il sistema fornisce un feedback mostrando quante righe sono state abbinate e quante sono state saltate.
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Gli aggiornamenti verranno applicati immediatamente?
Gli aggiornamenti vengono elaborati in background dopo la conferma. Riceverai una notifica quando il processo è completo.