Universal Updater et permet actualitzar registres d'empleats/des i de contractes existents en massa mitjançant un fitxer CSV o Excel. En comptes d'editar registres un per un, pots pujar un fitxer, revisar els canvis proposats i aplicar les actualitzacions de manera eficient mentre mantens visibilitat i control sobre el procés.
Visió general
Universal Updater està dissenyat per a situacions en què necessites actualitzar grans volums de dades existents alhora. Això és especialment útil quan la informació prové de sistemes externs, com ara eines de nòmina o de gestió de recursos humans, o quan múltiples empleats/des o contractes requereixen actualitzacions diferents.
Abans d'aplicar qualsevol canvi, el sistema mostra una vista prèvia de les actualitzacions i destaca qualsevol diferència entre el fitxer importat i les dades actuals. Això t'ajuda a revisar els canvis i evitar actualitzacions no desitjades.
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza Universal Updater quan necessitis:
- Actualitzar múltiples registres d'empleats/des en una sola acció
- Actualitzar múltiples registres de contractes d'una fulla de càlcul
- Sincronitzar informació de sistemes externs
- Aplicar diferents valors a un gran nombre de registres
- Reduir la feina manual i el risc d'error humà
Com utilitzar
- Prepara un fitxer CSV o Excel que contingui els registres que vols actualitzar
- Al teu panell lateral, ves a Organització
- Accedeix a la pestanya Persones
- Fes clic a la icona de tres punts a la part superior de la llista
- Selecciona Editar empleats del teu fitxer
- Tria una entitat legal
- Puja el teu fitxer
- Mapeja les columnes del teu fitxer als camps corresponents a Factorial
- Revisa la vista prèvia dels canvis:
- Les cel·les destacades en blau indiquen un canvi respecte al valor actual
- Les cel·les destacades en groga indiquen que un valor existent serà eliminat
- Passa el cursor sobre una cel·la destacada per veure el valor actual emmagatzemat al sistema
- Revisa qualsevol registre sense coincidència
- Les files que no es poden coincidir amb un registre existent seran saltades
- Confirma l'actualització
- L'actualització es processarà en segon pla
- Rebràs una notificació un cop el procés hagi estat completat
Si algunes files es van saltar durant l'actualització, les files es salten quan el sistema no pot trobar un registre coincident basat en els identificadors seleccionats. Per evitar-ho:
- Verifica que les adreces de correu electrònic dels/les empleats/des són correctes
- Assegura't que les dates d'efecte dels contractes coincideixen amb els registres existents
- Comprova si hi ha problemes de format en el teu fitxer
Si no pots veure cap canvi en la vista prèvia, això pot passar quan els valors importats són idèntics als valors existents emmagatzemats a Factorial. Revisa el teu fitxer i confirma que les dades difereixen dels registres actuals.
Si l'actualització està trencant més temps del que s'esperava, és perquè fitxers grans poden requerir temps de processament addicional. L'actualització s'executa de manera asíncrona, i rebràs una notificació un cop estigui completa.
Consells i bones pràctiques
- Revisa el teu fitxer amb cura abans de pujar-lo per assegurar-te que els identificadors són correctes
- Utilitza les adreces de correu electrònic dels/les empleats/des tal com apareixen a Factorial
- Presta especial atenció als camps destacats en groc, ja que indiquen que la informació serà eliminada
- Comprova la pantalla de vista prèvia abans de confirmar les actualitzacions
- Si estàs actualitzant contractes, verifica tant l'adreça de correu electrònic de l'empleat/da com la data d'efecte del contracte per assegurar una coincidència precisa
- Manten una còpia del teu fitxer original per a fins d'auditoria
FAQ
-
Puc crear nous/noves empleats/des o contractes mitjançant l'Universal Updater?
No. L'Universal Updater només actualitza registres existents. Els registres que no es poden coincidir amb dades existents es salten.
-
Com identifica el sistema els registres a actualitzar?
Els registres d'empleats/des es coincideixen mitjançant l'adreça de correu electrònic de l'empleat/da. Els registres de contractes es coincideixen mitjançant la combinació de l'adreça de correu electrònic de l'empleat i la data d'efecte del contracte.
-
Què signifiquen els diferents colors de destacat?
Els destacats en blau indiquen un canvi a un valor existent. Els destacats en groc indiquen que un valor existent serà eliminat.
-
Puc revisar els canvis abans d'aplicar-los?
Sí. La pantalla de vista prèvia mostra tots els canvis detectats abans que confirmis l'actualització.
-
Què passa amb les files sense coincidència?
Les files sense coincidència es salten i no s'actualitzen. El sistema proporciona retroalimentació mostrant quantes files es van coincidir i quantes es van saltar.
-
Les actualitzacions s'aplicaran immediatament?
Les actualitzacions es processen en segon pla després de la confirmació. Rebràs una notificació quan el procés estigui complet.